【成功するビジネス英語】電話会議で成功する技術 Part 3 ～外資系勤務20年のリーマンが惜しみもなくノウハウを伝授！～

Part 2では、電話会議のプランニングの一環として、「①誰と（Whom）？」「②いつ（When）？」について説明しました。ここでは続きとして「③どこで（Where）？」「④何を（What）？」について、ポイントを説明します。

③どこで（Where）？

ここでは当事者であるあなたがどこで電話会議を実施するかについて考えます。

①でも最後の点で説明しましたが、電話会議は音声が悪いことも少なからずあります。これは仕方ありません。

ですので、電話会議を実施するときは極力、静かな場所を選びましょう。

会社であればできるだけ小さい会議室を借りることをお勧めします。空き状況や立場などから会議室を利用するのが難しい場合は、オフィスの共有スペースや廊下などを利用しましょう。メモを取ったり、PCを広げたりする可能性も考え、椅子、できれば机もあればベターです。

テレワークが普及しているので、自宅というのも良いチョイスです。ただ、ご家族（特に小さいお子様）やペットの声が入らないように注意が必要です。本社のエグゼクティブや面接など重要な電話会議をやっているときに、「パパー！」「ママー！」「ワン！」「ニャ～！」と言われるとたまったものではありません（笑）

また、運送業者や郵便局がピンポーン！とたずねてくるときもあるため可能な限り時間指定して、突然の訪問を極力無くしましょう。

駅や空港、店舗などは、アナウンスでうるさくなるため、避けましょう。通信が不安定な電車、新幹線はもっての他です。品質云々の前に、トンネル入ると通信が切れ、通信不可能な状態になります。

また、ファミレスや喫茶店、コンビニのイートイン・コーナーも騒がしいですし、周りにも迷惑になりますので、できるだけ避けたほうがよいでしょう。

出張中であれば、ホテルの自室がベストです。通常、一人で場所を占有できますし、"Don't Disturb（起こさないでください）"のタグをドアに掲げておけば、訪ねてくる人もいません。

私は利用したことないですが、最近はカラオケも昼間にビジネスニーズを狙って、会議室として提供していると聞いています。隣で昼間から歌っている豪傑な人がいれば別ですが（笑）、そうでなければこちらもいいでしょう。

また、移動で忙しい方で、勤務先での経費精算が可能であれば、タクシーも代替手段として有効でしょう。運転手に事情を話せば、ラジオを消したり、ナビの音声を小さくしてくれるはずで、密閉されているので静かな環境を確保できます。

④何を（What）？

本質的にはこれが一番重要です。

電話会議を実施する準備として、最低でも下記は明確にしておきましょう。

・目的：この電話会議を実施する目的は何か？
☛ディスカッションが目的なのか、情報共有が目的なのか、目的を明確にしましょう。中には電話会議に出てくれない人もいます。参加意欲を促すためにも目的を記載しましょう。

・ゴール：何をもってこの会議の成功を測れるか？
☛意思決定することがゴールなのか、ブレインストーミングをしてアイディアがでれば十分なのか、ゴールを設定しましょう。これができていないと、人によって期待値が異なり、消化不良に陥る可能性があります。

・アジェンダ：どんなトピックを話すのか？
☛簡単でいいので、トピックを列記しましょう。各トピックに配分する時間も記載していれば尚良しです。これが明らかになっていないと、話がぐちゃぐちゃになり、取り留めがなくなります。

・ファシリテーター：誰が議事進行するのか？
☛これが明らかになっていないと、途中で沈黙が続き、話が進みません。

・プレゼンター：各トピックで誰が説明、発表するのか？
☛事前に各プレゼンター（発表者）に理解、同意してもらい、プレゼンの確認をとりましょう。「え、私が説明するの？」とならないようにしましょう。

なお、プレゼンする資料があり、それを見てもらいたい場合は、「プレゼン」と記載する等して、それが分かるようにしましょう。参加者によっては、音声だけ入っていれば良いと誤解して、通勤中の車から入ってくる人もいます。欧米諸国では車での通勤も多く、私も実際これで話が伝わらず苦労したことがあります。

続いてPart 4では、「⑤なぜ（Why）？」「⑥どのように（How）？」について説明します。

しつこいですが、電話会議の成功はプランニングにかかっています。長いですが、お付き合いをお願いします！

Happy Conferencing ♪