タスク管理術（Googleカレンダー・Gmail・Todoist活用）①

こんにちは、たむらです。
先日、カリフォルニアの経営者の方に、タスク管理＆Googleカレンダー・Gmailの活用術をお話しさせていただく機会をいただきました。

自分自身、振り返り、整理する良い機会だったので、まとめてみました。

あつまる流　タスク管理の考え方

そもそも、私の勤める（株）あつまるでは、
「全従業員のビジョンの集合体＝会社の経営計画」とする考え方を
とても大切にしています。

この経営を実現するために、ビジョンシートという取り組みをしているのですが、これに関しては、後日またお話しさせてください！

ご興味をお持ちいただけた方は、こちらをご覧ください＾＾

お話を戻すと、私たちは、
日々、自分自身と仲間のビジョン達成のために、
会社の経営計画を達成させるための仕事をしています。

ですので、日々の仕事・タスク管理は、
＜会社から強制されるやらされ仕事＞ではなく、
＜ビジョン実現のための仕事・タスク管理＞です。

タスク管理に使用しているツール

具体的に、使用しているツールは主に３つ。

●　Todoist　タスク管理ツール

●　Gmail

●　Google カレンダー

これらを相互アプリ連携させながら使っています。

※現状、諸般の事情により、Googleカレンダーだけ別のツールに以降しているんですが、ここではGoogleカレンダー時代のお話をさせていただきます！

Todoist　最強のタスク管理ツール

Todoistは個人的に＜最強のタスク管理ツール＞だと思っています！

● UI・UXが美しい（ストレスフリーで使いたくなる）

● シンプルな機能が多いので、説明を読まなくても直感で使える

● 届いたGmailをボタン一つでタスク追加できる

● 生産性を見える化してくれるのでモチベーションアップ！

＜カルマ機能＞詳細はこちら。

私は2017年から使い出して、はや3年。
無料版もありますので、ぜひ初めてみていただきたいです＾＾

タスク管理の大前提

大前提として、タスク管理をする上で、
私は、
「自分はめっちゃ忘れっぽい！」
「おっちょこちょい」
「何もしないと、ほぼ100%忘れる」と自分のことを思っています（笑）

自分の能力を常に疑っているので、ちょっとしたことでも、
全てTodoistとカレンダーに落とします。

そして、１日のうち何度も確認の時間を取っています。

タスクの仕分け

Todoist・Gmail・Googleカレンダーを使う上で、
どんな考えで、それぞれのツールを使い分けているかを
可視化してみました。

意識してやっていたわけではないのですが、
まとめてみたら、意外と理にかなっている気がします。

① 今日やるべきこと？
② 次の行動は１つ？
③ 1-3分以内にできる？
④ 自分でやるべき？

例えば、「講演資料をつくる」というタスクについて
① 「講演日が明日！」
＞今日やるべきなのでYes。

② 「講演資料をつくる」
＞この次の行動が１つの場合と複数の場合があります。
講演資料を作成するための、
情報収集・勉強・手書きのラフなどを作っている場合は、
あとは「講演資料をつくる」だけなので次の行動は１つでYesです。

※ただし、上記のアクションをまだしていない場合は、
・情報収集
・勉強
・手書きで講演の構成をつくる
etc.タスクを細分化する必要があるのでNoです。

③ 「講演資料をつくるのは1-3分以内にはできない」のでNoです。

④ もしも、手書きのラフまで完成していて、
　講演資料の作成を手伝ってくれるメンバーがいるのであれば、
　メンバーにその場で資料作成を依頼して、
　「依頼したことリスト」に入れます。

　メンバーが席を外しているなどで、
　その場で依頼ができない場合は、
　「依頼することリスト」に入れて、
　依頼が完了したら、「依頼したことリスト」に移動します。

Black Menu for Google

Googleの色々なサービス(メールやカレンダー)にワンクリックでアクセスできる拡張機能です。

Gmail・Googleカレンダーを使う上で、ぜひ入れておいていただきたい！
ダウンロードはこちらからどうぞ＾＾

本当はここからが本番なのですが・・・

続きは夜書きます。

①で力尽きてしまわないように、頑張ります（笑）