突然、採用担当になった私が1年目にやったこと
こんにちは！組織デザインチームの堀田です。
昨年4月に組織デザインチームが発足してから、早いもので1年3か月が経過しました。
新卒入社から4年間セールス担当だった私にとって、組織デザインチームの業務は新しいことばかりだったのですが、その中でも特に新鮮だったのが、採用業務です。
（ちなみに、その他の組織デザインチームの業務内容はこちらの記事で紹介しています）
今までセールス職の採用で現場のメンバーとして2～3回面接に参加したことはあるものの、採用担当としては素人だった私。
最近ようやく慣れてきたので、今回は素人の私が突然、採用担当を任されて1年目にやったことをまとめてみようと思います！
同じような境遇の方の参考になれば幸いです！
異動時の状況
アトラスではもともと管理グループという部署で採用業務を担当していました。
管理グループの業務内容は非常に幅広く、経理・労務・総務などなどをこなしながら、採用業務も受け持っていたのですから、頭が上がりません……。
そんなとき、我々組織デザインチームが新設されることになり、より良い組織づくりのうえで重要な活動となる採用業務は組織デザインチームに移管されることになりました。
そして、組織デザインチームの中でも採用業務の主担当は私になりました。
ここでの私のミッションは主に2つ。
1つ目は、管理グループが今まで担ってきた採用業務を引き継ぐこと。
2つ目は、それに加えて、今までのやり方を見直し、採用活動をアップデートすることです。
はじめはとにかく勉強の日々
そんなこんなで採用担当になったわけですが、はじめはとにかく勉強の日々です。
もちろん前任からちゃんと引き継ぎはあったので、業務を「こなす」ことはかろうじてできましたが、採用活動をより良くしていくためにどうすればいいかというイメージはつきませんでしたし、そもそも採用活動の全体像を掴めていませんでした。
そこで、私がまず勉強のためにやったのは大きく4つ。
①ウェビナーで情報収集
採用関係のウェビナーは様々な人材系の会社が毎日のように開催しています。
ウェビナーは作業しながら聞ける（本当は集中して聴くべきですが）点と、特定のテーマについて短時間で集中的に知れる点が良いと思っています。（逆に、全体像の把握については③で触れます）
たくさんあるのでどれに参加していいか迷うかもしれませんが、個人的には求人票系（求人票作成のポイント！的なもの）と面接系（面接のコツ！的なもの）が特に参考になりました。
ちなみに、ウェビナーを探す際は日本の人事部やdodaを使いました。
②note記事で情報収集
noteで「求人票」「カジュアル面談」「面接」などのワードで検索すると、いろんな会社の採用担当者が自社の採用活動のことを書いています。
このころ、ちょうどnoteを使った発信をやってみたいと思っていた時期だったこともあり、noteの調査がてらに様々な記事を読み漁りました。
ウェビナーよりも現場に近いリアルな話に触れることができるので、そこがウェビナーとは違った良さを感じた点です。
また、このときに様々な会社の記事を読んだことが、今回の記事を書いてみようと思うきっかけにもなりました。
③「ITエンジニア採用入門」で情報収集
ここだけ具体的なコンテンツ名になってしまいますが、下記のページが大変参考になりました。
先述のとおり、ウェビナーやnoteはピンポイントなテーマについて学ぶのに適していますが、全体像の把握にはあまり適していません。（もちろん、モノによりますが）
この「ITエンジニア採用入門」は採用活動の一連の流れについて解説しているので、全体像を知ることができます。
本来は最初から最後まで通して読むのがいいのかもしれませんが、私の場合はChapter名を眺めて全体像を掴んだうえで、理解が足りなそうなところだけ読みました。
ちなみに「ITエンジニア採用入門」という名前ですが、ITエンジニア以外の採用にも役立つ内容だと思います。
④人材のプロから情報収集
採用担当になると、人材関係の会社から営業のお電話をたくさんいただきます。基本的にはお断りしているのですが、中には「情報収集目的でも構いませんので……」と言われる場合があるので、そのような時はお言葉に甘えて情報収集目的で一度打ち合わせしてみるのもアリです。
また、すでに利用しているサービスがあれば（アトラスの場合は主に転職エージェント）、定期的に打ち合わせをする機会があると思います。
そういった機会に最新の採用市場の動向について聞いたり、何か困っていることがあれば相談してみると、参考になるアドバイスをいただけると思います。
相手は人材のプロですから、直接お話しできる機会は貴重だと思い、なるべく無駄にしないように心掛けました。
他にも基本情報技術者試験の資格を取得したり、エンジニアの社内勉強会に参加したりして「エンジニアについて知る」という取り組みもしましたが、まずは「採用担当者」として知るべきことは上記4つでおおよそカバーできるかと思います。
具体的な取り組み――候補者の「惹きつけ」と「見極め」
以上のようにいろいろな方法で情報収集しているうちに、採用活動の肝の部分、押さえるべきポイントが見えてきます。
あくまで個人的な意見ですが、私は採用活動で大事なのは以下の2つだと結論付けました。
候補者を惹きつけること
候補者を見極めること
採用はマッチングと言われますが、自社にマッチする人材を見つけるためにはまず求職者に自社を知ってもらい、興味を持ってもらうこと。そして、選考を通じてぜひ入社したいと思ってもらえるように「惹きつける」ことが必要です。
そのうえで、最もマッチ度が高い人材を選考の過程で「見極める」必要があるので、「惹きつける」「見極める」この2つが大切だと考えました。
さて、ここからはその2つに着目したうえで、実際に採用活動のアップデートのために取り組んだことをいくつかご紹介します。
①求人票の訴求ポイントの見直し
非常にストレートですが、候補者を惹きつける施策として、まずは求人票を見直しました。
誰もが知るような大企業ならともかく、アトラスのような中小企業にとっては、求人票が求職者との最初の接点になることがほとんどだと思います。
そのため、求人票でいかに興味を持ってもらえるか、「お、この会社、自分に合ってるかも」と思ってもらえるかどうかがとても大事になってきます。
求人票は全面的に見直したため、会社の説明や業務の説明も一新しましたが、特に注力した見直しポイントが社風についてです。
社風は企業理念や福利厚生などとは違い、明文化されているものではありません。
つまり、求人票で伝えるのが一番難しいものであるうえ、私1人で言語化してしまうと、私の主観に引っ張られてしまうという懸念もありました。
そのため、ここはもうメンバー全員の声を聞いたほうが良いだろうということで、「アトラスの魅力調査アンケート」を社内で実施しました。
働くメンバーはアトラスのどこを気に入っているのか、なぜアトラスで働くのかといったことをアンケートで回答してもらうことで、みんなが思うアトラスの魅力、アトラスの社風を明確にしました。
これは結果として求人票の見直しに使えただけでなく、「フラットで意見が言いやすい」「みんな親切」など、メンバーがアトラスの良さを再認識するきっかけにもなり、社内的にも良い取り組みになったのではないかと思います。
このアンケートの結果については以下の記事にもまとめていますので、ご覧ください！
②社員インタビューの拡充
候補者を惹きつける施策の2つ目として、アトラスのWebサイトに掲載している社員インタビューのコンテンツを4名→10名に拡充しました。
やはり、その会社で働くかどうか考えるときに一番気になるのは「人」だろうということで、少しでも多くのメンバーの雰囲気が伝わるように拡充を図りました。
また、元々掲載していたメンバーも、写真を含めリニューアルしています。リニューアル前はスーツを着てかっちりした感じの写真でしたが、実際にはほとんどのメンバーが私服で出社しているので、普段の雰囲気が伝わるように私服の写真になっています。
写真は私がスマホで撮影したものですが、結構それっぽい雰囲気に仕上がったので満足しています(笑)
③求める人物像の見直し
こちらは候補者を惹きつける施策でもあり、見極める施策でもあります。
採用活動をしている以上、求める人物像というのはなんとなくイメージがあると思いますが、それを明文化できていなかったり、選考に関わるメンバー内で認識合わせができていなかったりすることも多いのではないでしょうか。
アトラスの場合は、求人票に求める人物像は記載されていたものの、過去に定めたまま見直しがされておらず、いまいち共通認識としては機能していませんでした。
そこで、関係者内ですり合わせをしたうえで求める人物像を作り直し、求人票にも掲載しました。
求める人物像を明確にすることは、企業側が候補者を見極めるうえでも役に立ちますし、求職者がこの企業が自分に合っているか？自分が活躍できそうか？を判断するうえでも役立つため、「惹きつける」施策でもあり、「見極める」施策でもあります。
このときに定めた求める人物像は以下の記事で紹介しています。
④会社説明の見直し
アトラスでは、カジュアル面談や一次面接など、最初に候補者の方にお会いするタイミングでスライド資料を用いて会社説明をしています。
内容は求人票に書いてあることと被る部分もありますし、アトラスのWebサイトやこのnoteを見ていただければ分かることも多いのですが、やはり口頭で説明して初めて伝わることもあると思うので、とても大事な機会です。
この会社説明自体は以前から実施していたものですが、説明資料や説明内容を見直し、特に企業理念(Atlas Style!)についての比重を増やしました。
これは、様々なウェビナー等に参加して学んだことですが、「候補者の志望動機は選考を通じて醸成されていく」ものだと言われています。
もちろん、面接や面談に来ている時点で、その会社の何らかに惹かれているのは事実だと思いますが、その段階では数ある会社のうちの一つでしか無いという場合がほとんどでしょう。
ですので、このタイミングの会社説明では、事業内容や会社の雰囲気について知ってもらうことももちろん重要なのですが、一番は会社の考え方(＝企業理念)に共感できるかどうかだと思っています。
会社としても、やはり理念に強く共感していただける方に入社していただきたいという想いがありますし、候補者からしても、理念に共感できれば自然と入社するイメージも湧いてくると思います。
企業理念が曖昧なものだと必ずしもそうはいかないかもしれませんが、アトラスの「研究者が研究に専念できる世界へ」というビジョンは具体的で分かりやすく、共感もしやすい素敵なものだと思っていますし、Philosophy(サービス哲学)やAtlas-ism(働く上で共有する考え方)もアトラスがどんな考え方で、何を大切にしているか伝えるのにぴったりです。
ですので私は「これらに共感していただける方に入社していただきたいし、ここに違和感があればきっとお互い合わないはず」ということを自信を持ってお伝えしています。
⑤面接必須質問の作成
面接についても改善を実施しました。
正直、私はまだまだ面接官としての経験が浅いため、未だに一番探り探りなのが面接ですが、まずは改善の第一歩として構造化面接の要素を取り入れました。
構造化面接
構造化面接とは、応募者全員に一貫した同じ質問をし、明確な基準に従って回答を評価する面接です。
アトラスではこれまで、面接官が臨機応変に質問を投げかける非構造化面接だったのですが、どの候補者にも必ず訊く必須質問を定めました。
ただし、すべての質問を事前に決めているわけではなく、必須質問と面接官による臨機応変な質問をミックスさせているので、半構造化面接となっています。
⑥面接評価基準の変更
面接についての改善はもう1つあります。それが、面接評価基準の変更です。
具体的な評価項目はここでは伏せますが、面接でその人物の特性について評価するとき、「志向性や考え方」に対する評価と「経験や過去の行動」に対する評価を分けて評価するようにしました。
例えば、その人のリーダーシップについて評価する際、「リーダーになりたい」や「まとめるのが好き」というのは志向性や考え方の話です。
一方、「これまでリーダーを多く務めてきた」だったり、「リーダーとして○○を成し遂げた」というのは経験や過去の行動です。
どちらも重要ではあるのですが、面接では特に経験や過去の行動を重視するようにしました。
⑦カジュアル面談申し込みフォームの作成
先ほど「①求人票の訴求ポイントの見直し」の項で「アトラスのような中小企業にとっては、求人票が求職者との最初の接点になることがほとんど」と言いましたが、私は決してこれを良しとは思っていません。
もちろん、求人サイトでの出会いが良いご縁に繋がることも往々にしてあります（私もその1人です）が、先にアトラスを知り、そのうち自然と入社意欲が醸成されていくという流れを作ることが、採用ブランディングとしては一番の理想です。
そしてそのための大事な媒体が、このnoteです。
noteを読んでアトラスに興味を持ってくれた人が、もしアトラスの中の人と直接話したいと思ってくれた時に、そのための窓口が無いのは機会損失だ！と思い、カジュアル面談申し込みフォームをGoogleフォームで作りました。
数はまだまだ少ないですが、実際に申し込みもいただいているので、成果を実感している施策の一つです。
※ここだけ読むと重たく感じてしまうかもしれませんが、カジュアル面談申し込み＝エントリーというわけでもないので、どうぞお気軽にお申し込みください。雑談相手にしていただいても構いません！(笑)
さいごに
採用業務は知れば知るほど奥が深く、やれることはたくさんあります。
まだまだ未熟かもしれませんが、自分なりにこの1年で様々なことに取り組んできたので今回はそれらを振り返り、まとめてみました。
こうして振り返ってみると、採用に関する取り組みは他の部署や、場合によっては会社全体を巻き込んで取り組まなければならないことも多いことを感じますが、採用担当1年目のひよっこに嫌な顔せずに付き合ってくれたメンバーと会社には感謝しかありません。
今後も採用活動の改善は続けていきますので、また機会があれば書きたいと思います！
カジュアル面談、やってます！
「もっとアトラスについて知りたい」「実際に社員と話してみたい」という方のために、カジュアル面談申し込みフォームを設置しています！
就職・転職活動中の方はもちろん、それ以外にもアトラスについて話を聞いてみたいという方ならどなたでも大歓迎です！
例：
・就職・転職を考えていて、アトラスに興味を持ってくださった方
・転職は考えていないが、他の会社の話を聞いて今後のキャリアの参考にしたい方
・人事・採用・広報・ブランディング等の仕事をしていて意見交換したい方
など
※ただし、人材サービス等の営業はお断りしておりますので、何卒ご了承ください。
面談は組織デザインチームの堀田が担当いたします！
具体的に聞きたいことや話したいことがイメージできていなくても大丈夫です。お気軽にお申し込みください！
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