【Notion × Google】タスクを分類整理するタスクをやりたくない！辿り着いたたった１つのシンプル解決策！

こんにちは！
普段、受託開発やディレクターをやっております。
合同会社アリザータ代表ししょです。

情報一元化がしたくて、したくてしたくて、人のまでやりたくて、して欲しい人や会社さんを探し始めようとしています←

今日は、たくさんのタスク管理アプリを試し、タスク管理を研究し、メンバーに強要しw、色々やり尽くした結果、辿り着いた現在のタスク管理方法についてお話しします。

タスク管理における課題

趣味ですが、今まで数々のアプリを買って試してきました。

Todoist, Any.do, Wunderlist, Things, Actions by Moleskine, Trello, リマインダー(iOS標準), Asana, Jooto, Lifebear, scrapbox, WBS, Notionとgoogleカレンダーの連携, etc…

タスク管理アプリのカオスマップ2020
引用：https://task-management-compilation.com/toollist/

有名どころからマイナーなものまで試しましたが、課題がこれらです。

カテゴリ分けしてどこいったかわからなくなる💧

タスクがたくさん増えてくると、分類しておきたくなります。特に、タスク管理について調べるほどに分類方法や分類が得意なアプリなどがヒットして、どんどん迷路に入ります。みなさん使いこなしていてすごいです、、
そしてチームメンバーからも見放されます。使いにくい、別で自分のメモに残しているなどw

優先度つけたら低いのを見なくなる💧

これもタスク管理術によくある「いつかやる」「あとでやる」「時間できた時にやる」に入れたものはそのまま残り続けるのが運命になりがちでした。。

GTDとか勉強してる時間があったらタスクができる💧

タスク分類法とかWBS書いて統合したりとか、その作業が増えていて、実際にやるべきことをやったらよかったのに、、と振り返って感じます。

答えは「カレンダー統合」「プロジェクト毎にタスク」

個人的な回答ですが、ここに辿り着きました。

Google Todoでタスク管理＆ルーティン管理

これならGoogleカレンダーアプリから見れるので、一番ツール導入ハードルの高い営業メンバーも見てくれましたw

💡撤廃したこと
→優先度をつける、あとでやるカテゴリ

💡代わりにやること
→実際にやる日にタスクを入れる

この「実際にやる日にタスクを入れる」のが重要で、あとでやるにしても日付を来月とかで入れておきます。そもそも優先的なタスク＝早めにやりたい＆すぐには出来ないということなので、日付を決めて終わりというのがタスク管理の時間を短縮できます。

Notionでプロジェクト毎にタスクページを作る

これなら「●●プロジェクトやるぞ」と思った時までタスクを忘れておくことができ、やるときに上から順にやることができます。こちらでは優先度をつけますw

💡撤廃したこと
→タスクのカテゴリ分け

💡代わりにやること
→プロジェクトにタスクページを作る
＆Google Todoに「このプロジェクトのタスクを見ろ」と入れるw

毎週やるべき保守管理タスクなどは「このプロジェクトのタスクをやる」をGoogle Todoで毎週火曜日に出しておき、そのNotionページのタスクを処理して、Google Todoで完了にします。
月末には請求書出す、入金予約作業するといったタスクを繰り返しで出していて、それもそれぞれにページがあるので見にいく、処理したらGoogleタスクの方を完了する。
もちろんプロジェクトに所属しない、あとですぐできるタスクもGoogle Todoに入れているので、やったら完了にします。

他にも、タスクをやる時間帯をカレンダーに入れておくこともやっています。日程調整ツールを使っている方は、それで予定が入らないようにブロックすることもできます。

結論

いかがだったでしょうか？
Google TodoとNotionページによる弊社でのタスク管理でした。
ざっくり管理することで、かなりの数のタスクを並行管理できるようになるので、反面「やらなくていいこと」を考える時間は大事になると思います。プロジェクトを増やしても管理できてしまうのです、、

参考になった方、試してみた方、ぜひぜひいいねと拡散をお願いいたします✨😊