宮台先生２DAYSイベント準備の記録～Part２

Part１を書いてから、ずいぶん時間が経ってしまいましたが、ようやくPart２を書きます。
緊急事態宣言が今月末までになりましたが、みなさまいかがお過ごしでしょうか。
私は完全自粛生活を満喫しております。（過去２つのnoteをお読みください(笑)）

さて、前回は日程調整・会場決定・下準備や告知開始までの道のりを書きました。
今回は、告知開始後からのことをまとめていこうと思います。

申込管理

告知開始したときは、「反応なかったらどうしよう…」「誰も申込してくれなかったらどうしよう…」と、ずっとドキドキして落ち着かなかったのですが、
宮台先生がTwitterでリツイートしてくださり、告知した日（1月25日）のうちに申込をしていただきました！
もうめちゃくちゃうれしかったのを覚えています。一番乗りしてくださった方のお名前は一生忘れません。
ちなみに告知は、こちらのnoteとTwitterと、Facebookのイベントページで行いました。

私の心配やドキドキをよそに、続々とお申込みをいただきまして、2月15日には80席が満席に。
15席増席したところ、2月19日にまたすぐに満席となりました。
この間、3週間ちょっとです。
宮台先生の人気をひしひしと実感しましたし、本当にうれしい悲鳴でした。

申込管理は、このようなエクセルを作って、申込フォーム（Formzu）から送られてくるメールの内容を一覧にまとめていました。
当時は昼も夜も働いていたので、夜のバイトが終わってから、夜中にちょぼちょぼやっておりました。

いろんな問題が発生

とにかくスピード重視で動いていたため、準備の詰めが甘かった部分が多々あり、告知後にさまざまな問題が発生しました。

・メール不着
一番困ったのは、「メール不着」の問題です。
申込や問い合わせ用に作成したメールアドレスはgmailのものだったのですが(miyadai.411nagoya@gmail.com)、どうやらicloudや携帯キャリアメールと相性が良くないらしく、
申込をしてくださった方にこちらからのご案内メールが届かないという問題が多発しました。
親切な申込者の方の何人かが、TwitterのDMなどで教えてくださって、発覚しました。

対処方法としては、申込フォームの「注意事項」欄に、迷惑メール設定を気にしていただくように注意喚起をする。
ご案内メールが届かない方は、DM、Messenger、SMSでご連絡いただくように案内文を記載する。

申込フォームにこの２点を追加してから、不着問題はだいぶ解消されました。

・未振込者対応
お申込みいただいてから振込まで、５日以内にお願いしていたのですが、５日以上経っても連絡なく入金いただけない方も何人かいらっしゃいました。
メールでご連絡がつけばよかったのですが、数名の方にはSMSやお電話をさせていただきました。
「５日以内に振込いただけない場合はキャンセルとさせていただきます」と記載していたので、連絡なくキャンセル扱いとしてもよかったのですが、
せっかくお申込みいただいたのに...という気持ちが強くて、確認させていただきました。
ちょっとうっとうしかったかもしれません。（反省）
それでも連絡つかず、キャンセルになってしまった方も数名いらっしゃいます。しかたがないことですね。

・大学院生は学生料金か？問題
価格設定をするときに、学生料金を「大学生以下」としてしまったため、
「大学院生は学生料金が適応されますか？」とお問合せいただきました。
これもお問合せいただかなかったら気づけなかったので、お問合せに感謝いたします。
今回は「大学院生も学生料金」と判断しましたが、次回以降、はじめから明確にできるように気を付けようと思いました。

大きな問題は、この３つくらいでしょうか。
その都度、Twitterやnoteでお知らせをしたり、申込フォームの注意事項を細かく変更したりして、対処していきました。

イベント２日目の企画

１日目講演会が再び満席になった2月19日の未明、宮台先生と２日目ゼミの企画についてご相談をしました。
私が「２日目はゼミ形式で」と構想をお伝えしたところ、テーマや課題、形式などを一気にご提案いただいて、その日の夜は興奮して眠れませんでした！

朝まで頭をフル回転して、料金設定、定員設定、会場探しをして、19日の午前中には会場を決定していました。
1日目講演会で流れを一通り全部経験していたこと、使用したことのある会議室を押さえられたので、想像がしやすかったこと、定員や料金については宮台先生からもアドバイスをいただいていたこと、から、スムーズに決定することができました。
それにしても、またしてもスピードが速すぎる(^^;
というか、宮台先生もスピードがすさまじくて、どんどん送られてくる企画やアドバイスを追うだけで一気に変性意識状態になり、そのまま突っ走ってしまったのでした。

でも少しだけ落ち着こうと思い、申込フォームを整え、ゼミの課題リストを整理して、4日後の2月23日に２日目ゼミの告知をしました。

翌日にはチラシのデザインも作成しました。
１日目講演会は、集客の具合が想像できなかったので、チラシをお店やほかのイベントや知り合いに配布するつもりで、プリントパックに発注していたのですが（その後、即満席になりそうだったのでキャンセルしました）、
２日目は印刷するつもりはなかったので、チラシは気楽に作りました。

２日目の告知も、宮台先生にTwitterでリツイートしていただき、3月12日にはほぼ満席になりました。
午前の映画の部も、午後の音楽の部も、かなりがっつり課題が出ていたのに、30名の定員が埋まってしまうとは、宮台先生から本気で学びたい人はこんなに多いのだなぁと感激しました。

申込管理は、１日目と同じようにエクセルで表を作って管理しました。

しあわせと孤独のはざまで

２日目ゼミの企画が決まってから、宮台先生から大量の参考資料を送っていただき、毎日その資料と格闘する時間が本当にしあわせでした。
１日目講演会の準備も楽しかったけど、２日目の企画が始まってからの数週間は、本当に毎日変性意識状態だったような気がします。
フワフワしていて、現実感が薄くて、でもなぜか仕事もすごくがんばれた記憶です。（嘘の記憶かもしれませんが(^^;）

しかし、しあわせだけではありませんでした。
申込者管理、申込者との連絡、宮台先生とのやりとり、下準備のほぼすべてを一人で背負っていたため、重責とひどい孤独感に襲われた時期がありました。
名古屋のお友達で、当日のスタッフを申し出てくれた実行委員会メンバーが何人かいたのですが、彼らは特に熱心な宮台ファンというわけではなかったので、私との熱量の差は歴然で。
それは当たり前のことで、こうして実行委員を申し出てくださっただけでも本当にありがたいことだったのですが、
孤独に見舞われた私は、「全然手伝ったりケアしたりしてくれない！」って勝手に怒ったりしていたときもありました。
最終的には、自分が期待しすぎていたということに気づいたし、不安や孤独のケアは実行委員会の仕事じゃなかったなと反省したのですが。
正直なところ、なんとなく自分の中でのわだかまりは、3月27日に中止の決定をするまで続いてしまいました。

一人で抱え込むことは避けたい

ここからは、事務的なことではなく、精神的なことについての反省になります。
特に私は精神面が強くなく、不安や孤独がすごく苦手です。
このイベントの主催をしようと思い立ったときも、「周りに頼りまくる」ということは決めていました。
だから、いろんな人に相談をしたり、報告をしたりしてきました。
だけど、事務的なことは意外と一人でできてしまったことと、人に頼む方がめんどくさいと思うことも多かったため、結局いつの間にか、一人で抱えるスタイルになってしまっていました。

この孤独のしんどさは、もう二度と経験したくないので、ここから得た反省はまとめておきたいと思います。

・事務的なことや運営の決定権は自分一人で負う。ここは割り切る。
・当日スタッフは当日スタッフのみお願いする（宮台先生のファンではない方たちの場合）
・相談や精神的なケアが必要な場合は、寄り添ってくれる仲間にお願いする。（スタッフにそこを期待しない）
・次回以降、同じような企画をするときは、宮台ファン仲間の熱意にもっと頼る。

このイベントを企画してよかったこと

中止の判断や後処理も含めて、大変なことも残念なこともたくさんありましたが、とても充実した３か月でした。
自分でもここまでできるのかと（もちろん宮台先生のお力のおかげが大きいですが）多少自信にもなりました。
ここまで宮台先生を身近に感じられたのも得難い経験ですし、東海地方にもたくさんの宮台ファンがいるのだと知ることができたこと、
あたたかいメールやDMをくださったり、Twitterで相互フォローになってくださったりした申込者の方もいて、仲間が広がった気持ちになりました。

他にもよかったことがたくさんあるので、まとめます。

・宮台先生を身近に感じることができた
・貴重な資料をたくさんいただき勉強になって、本当に役得すぎた
・少しだけ自分に自信が持てた
・たくさんの人に相談に乗ってもらったり、助けていただいて、世の中は優しいのだと実感できた
・たくさんの宮台ファンの存在を実感できたし、仲間が広がった
・もともと繋がっていた宮台ファンのコアメンバーと仲間意識が強くなった（と思う）本当に助けてもらって感謝しています
・いろんな感情を経験して、自分に対する処方箋が少し増えた
・両親や親戚、音楽関係の知人などに、私の尊敬する宮台先生の存在を伝えることができた
・これからも、やりたいことはどんどんやっていこうと思えた

こんなところでしょうか。
やっぱり総合的に考えても、残念な結果になってしまったけど、企画できてよかったなと思います。

無事に開催できていたら、ここから開催までの準備の記録も書けたのに…と思うと、半分しか参考にならず申し訳ない気持ちになりますが。
またいつか、宮台先生関係でも、何か違うイベントでも、企画した時は、今度こそ開催までこぎつけられるようにがんばります。

中止の判断の経緯は、以前記事にまとめましたので、ここでは割愛させていただきます。

次の展開をお楽しみに♪

記録はこれでおしまいです。
私はこれからも、ワクワクすることや大切だと思ったことに、どんどん取り組んでいきますので、よかったらこれからも見守っていてください。

ドイツ関係や音楽関係のこと、いろいろ考えていることも、noteに書いていけたらいいなと思っています。

コロナがこれからどうなっていくのか、アフターコロナの世界がどうなっていくのか、先行きの見えないことばかりですが、
いいことも悪いこともひっくるめて、「生きてる！」とか「しあわせ！」とか、感じていきたいです。

最後に、先月開設したこちらの掲示板

まだ書き込みは少ないですが、素敵な交流が生まれはじめていますので、よかったら、ぜひのぞいてみてください(*^-^*)