在宅でバックオフィス業務を完結させるためにしたこと
はじめまして。
アジケでバックオフィスを担当している三浦です。
今年の4月から電子申請が義務化されましたね。
現時点での対象は大企業のみですが、いずれは中小企業も対象になると噂されてます。
弊社もコロナの影響を受けてテレワークが続いているため、これを機会にバックオフィスの全業務をオンライン化できるよう整備を進めました。
バックオフィス業務って意外と外出する機会がある
コロナをきっかけに感じるようになったことです。
仕事がら、社外の方との打ち合わせなどもないため「たまには外出したいな〜」なんて思っていたのに、コロナが流行して「外出できない」「外出したくない」という状況になるや否や、外出しないといけない場面が出てくる出てくる。。
（それでも、他の職種の方に比べれば全然少ないのですが。。）
例えばこんな場所でしょうか。
・銀行
・ハローワーク
・年金事務所
・法務局
・オフィス（郵便物の確認、書類の押印）
結論からいうと、最後の【オフィス】はまだ解決できていません。
ですが、それ以外については出向かずに在宅で手続きできるようになりました。
銀行や役所など、どこも混んでいてできれば出向きたくないですよね。
弊社はCEOが東京と福岡（北九州）で二地域居住をしていることもあり、全国どこにいても滞りなく手続きできるよう、以前からバックオフィス業務のテレワーク移行を進めていました。
おかげさまで、給与計算・支給や取引先への支払いなどは以前からオンラインで対応できています。
ところが、行政手続きに関してはアナログ対応せざるを得ない状況が続いていました。
なぜ行政手続きだけアナログ対応せざるを得なかったのか
以下、理由です。
・電子証明書がない
・社内にwindowsがない（行政手続きはほとんどmacが使えない）
・（手をつけようと思って）ホームページを見るけど難しそう
上記を一つ一つ解決しようとすると時間を要します。
結局「役所に出向いた方が早い」という結論に至っていたのです。
ですがこのご時世、そうも言ってられません。
オンラインで行政手続きできるよう、急いで準備を進めることにしました。
まずしたことは「電子証明書」の取得
まずしたことは、商業登記電子証明書の申請です。
ちなみに今回は郵送申請で取得しました。
投函してから取得までに要した日数はだいたい1週間でしょうか。（商業登記電子証明書を選んだ理由やmacで取得した方法などはまたいつかご紹介できたらと思います。）
電子証明書を取得したおかげで、
・社会保険の電子申請
・印鑑証明書のオンライン請求
などが可能になり、年金事務所やハローワーク、法務局に行く機会がなくなりました。
現時点でオンライン化できている業務
以前から整備できていることも含めて、弊社でオンライン化できているバックオフィス業務の一部をご紹介します。
《人事業務》
・ハローワークでの手続き
・年金事務所での手続き
・給与計算、振込
《経理業務》
・取引先への支払い
・住民税や源泉所得税のネット納付
《その他》
・登記簿謄本や印鑑証明書の請求
・各種契約締結
ちなみに現在はGビズIDの取得を進めています。
バックオフィス業務のほとんどを在宅で完結できるようになった
オンラインでの行政手続きに対応できるようになったことで、今ではほとんどのバックオフィス業務を在宅で完結することができています。
「ほとんど」と書いているのは【郵便物の受け取り】と【契約書等への押印】が未解決だからです。
上記については相手あってのことなので簡単には解決できませんが、できることから進めていきたいと思います。
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