完全リモートワークに切り替えて1ヶ月！試したことと見えてきた課題を社内アンケートを元にまとめました
東京都からの外出自粛要請が出てもう1ヶ月が経ちますね。この時期からリモートワーク、テレワークをしてきた方は慣れてきましたか？
私たちは2月半ばからリモートワーク推奨、3月26日から原則リモートワークへと切り替えたので、もうこの環境には慣れました。
外出できない環境では業務面・健康面などでの不安も多いかと思い、ajikeでは2週間に1度リモートワークに関するアンケートをとり始め、環境改善できるよう色々試してきました。
この記事ではアンケート結果を公開しつつ「効果を発揮していること、課題が改善しつつあること」そして「見えてきた課題と対策」にフォーカスして紹介したいと思います。
規模や環境は違えど、おそらく他社さんでも課題は共通しているかと思うので改善の参考してもらえると嬉しいです。
この記事に書いてあること
・アンケートをとるとお互いの状況を可視化でき、ちょっと安心感がでる
・方法や場所は変わってもなるべくコロナ前の普段に近い感じにするといい
・オンラインツールのフル活用で業務の効率と品質維持
・メリハリがつかなくなりがちなのでルーチンワークが大事(朝の体操、日報など)
・心理的安全性を高めて社員間に生まれる距離を縮める
・継続的な課題のウォッチと課題に対して色々試すのが大事
アンケートについて
リモートワークに切り替えて以降、2週間ごとにアンケートをとることにしています。これまで、4月頭とそれから2週間程度経った4月後半の2回にわたり実施しました。
アンケートの集計後は社内で結果を公開し、みんなでZOOMで議論をすることもあります。大きな変化の中において、今どのようなことが起こっているかを見える化するひとつの手段となっており、社員と経営双方にとって安心感をつくってくれると感じています。
*質問項目は1回目と2回目で状況が変わっていることを加味して一部変えています。(N=1回目18名,2回目19名)
ーPart1 効果を発揮していること、課題が改善しつつあることー
リモートワーク、どのくらい慣れた？
まずは「リモートワークにどのくらい慣れたか？」を見てみましょう。
「慣れない」の回答がゼロで、全体的には慣れているようですね。これは3年ほど前から月3回限定のリモートワーク制度があったからこそ、いざリモートワークに切り替えても適応できているのかもしれません。今までしてこなかった企業さんは慣れるのに一苦労されるかもしれないですね。
リモートワークで有効な取り組みは？
状況に合わせて色々な取り組みを始めていることも、早くリモートワークに慣れた要因かもしれません。「リモートワークで有効だと感じる取り組み」はこの通り(以下2回目の結果/複数回答可)。
シャイな人が多いajikeにしては、意外とウェットなものが人気です.笑
💻常にZOOMをつける
リモートワークの基本的なルールは以下こちらの記事にあるので見ていただきたいのですが、仕事中は常にZOOMをつけています。これによって一人で仕事をしているというよりは他のメンバーと一緒に仕事をしているような気持ちにもなりますし、ちょっとした会話をしたいときにすぐに話せます。
🤸♀️オンラインラジオ体操
一番投票数の多い「オンラインラジオ体操」は、原則リモートワークになった時期から始めたもので、朝みんなでZOOMをつないでラジオ体操をしています。
家にこもりっぱなしで運動不足になることやコミュニケーション不足になることを心配して始めました。
最初は「照れ臭くてやってくれない人が多いかな..？笑」 と懸念もありましたが、アンケートをみると意外と拠り所になっているようです。
社員の家族が参加していることもあり、朝のちょっとしたルーティーンとしておすすめです。
最近は佐賀弁Verも始めました
😄雑談タイム
次に多い「雑談タイム」は4月に入社した新入社員を若手社員が囲んで雑談する時間です。かわいそうなことに、新入社員は地方から上京したばかりなのに入社と同時にリモートワークなんですよね。。先輩社員の顔も名前もわからない状態でSlackで話しかけるのはハードルが高すぎますね。
そこで、リモートワークの不安を少しでも減らしてもらうことや社内の人と親睦を深めるために、週に3回ほど15分くらいで雑談タイムをやっていて、時々若手以外の人を1,2名ゲストに呼んでいます。若手社員発案で始まりました。
やっぱり笑顔がみえるといいですね
💡通信補助
「雑談タイム」と同数票の「通信補助」は、毎月の給与に通信費5,000円を上乗せして支払う制度です。リモートワークになったことで、通信費や電気代がかさみますよね。それを少しでもサポートするための制度です。
ここまで長期化することは考えていなかったので今はこの金額ですが、負担を軽減する制度は検討しています。
業務効率は？
続いて業務効率について。
初回は「やや下がった」が3割だったのに対して2回目は1割に減りました！
何が効いているのかわかりませんが、アンケート1回目と2回目の間にやったことは、希望者にオフィスのチェアやモニターを無償貸し出ししたことです。家のダイニングチェアは長時間座っていると腰にきます。。やっぱりオフィスチェアは長時間座れるようにできているんですね。
この取り組みが決まったとき、何気なくTwitterで社員に配達してもらおうかなどうしようかなとつぶやいたところ、なんとオフィス家具通販サイト「Kagg.jp」を運営する47インキュベーションさんに「運びますよ！」とご連絡いただき、この声がそのままサービス化されました！
そのサービスが「Kagg Home」で、無料でオフィスにある椅子を従業員宅に届けることをされているのでぜひ椅子で困っている方がいれば検討してみてください。
ちなみにこれについてテレビ朝日のスーパーJチャンネルにて取材を受けました。
業務の「品質」の変化は？
続いて業務の品質。
これは私的に意外なのですが、1回目と2回目で「変わらない」の回答が7,8割です。
品質を維持できている要因は、オンラインツールをフル活用しているからかなと思います。よく使っているのは、Figma、miroなどの共同編集可能なツール。まるで隣にいるかのように1つの画面を遠隔でも複数人で共有しながら同時にデザインしたり、アイディア出ししたりできます。その場でプロトタイプをつくることもよくしています。
ちなみに最近社内ミーティングのWeb会議ツールはGoogle Meetの利用が増えています。Googleカレンダーでタスク管理や他人のカレンダーにミーティングの予定追加をしているので、1つの予定に対してGoogle MeetのURLが自動発行される点が便利です。参加者全員の顔が見えるプラグインもあります。
ーPart2 見えてきた課題と対策ー
次に1ヶ月リモートワークを体験してきた中で見えてきた課題です。はじめたばかりの頃と今を比べると見える課題も変化しているなと感じます。
特に課題として見えてきたのは「社内メンバーとの関係性」と「健康・ストレス面」かなと思います。
社内メンバーとの関係性と「Good and New」
2回目のアンケートではこんな質問をしてみました。「この状況が長期化したとき、懸念だなと思うことはありますか？🤔」。
社内メンバーとの関係性を心配しているメンバーが半数います。完全リモートワークになってみて、同じ空間にいるだけで共有できる情報はかなり多いんだなと強く感じますね。
例えば他人同士の一見自分には関係ない会話からプロジェクトの状況を知ったり、人が醸し出す空気から「あ今日元気ないのかな？大丈夫かな？」とわかったり。リモートワークだと本人が情報を発しない限り本人に関わる情報は得にくいですよね。
このあたりは社内のチームで対策を検討しつつも、今週から「Good and New」という取り組みを始めました。
これはアメリカの教育学者ピーター・クライン氏が開発した手法で、5,6人のグループになって24時間以内に起こったことや新しく発見したことを簡単に話し聴衆はスピーカーを思いっきり讃えて、次の人にボールを投げるものです。オンラインでボールは投げられないので、1日1人が朝のラジオ体操の後に話して次の人を指名する形にしています。5,6人のグループにはならず全社員で話しています。
どんな効果があるかというと、何を話しても周りから讃えられるので心理的安全性が高まることや、どんな出来事でもプラスに考え直せる習慣がつくようです。
導入からまだ数日ですが、朝みんなの笑顔がみえるのはとってもいいです！
健康・ストレス面と「シエスタ制度」
続いて家にこもりっぱなしによる身体的な健康と精神的な健康面での対策が必要だと感じています。特に一人暮らしの人は体調を崩した時にサポートできる人がいないので心配ですね。
また、外出できないなどの生活環境の変化による精神的な負荷も心配しています。これらは外出自粛期間が長期化すればするほどに大きな課題になるのではないかと思います。
対策として1つ検討しているのが「シエスタ制度」です。「シエスタ」はスペインなどである長い昼休憩のことで昼食時間や昼寝時間をしっかりとる習慣のことです。
リモートワークだと外に出ない分日光を直接浴びる時間がほとんどないので、2時間程度昼休憩を設けることで日光を浴びながら散歩や運動ができるというわけです。これはこのアンケートで集まったアイデアの1つです。
さいごに
2回分のアンケートを見ていると、なるべくハード・ソフト含めてオフィスにいるときに近い環境にすることで早くリモートワークに適応できているように感じました。
ただし今後この生活が長期化すると、今はない課題が出てくるのではないかと思います。今後も継続的にアンケートをとり、状況を観察していきたいと思います。
私達はIT企業ゆえにこの状況に適応できましたが、中には外出を余儀なくされる方が多くいらっしゃいます。そのような方々に感謝するとともに、できることをしていきたいと思っています。
そんな想いから新サービス「Remote Assist」をリリースしました。現状、無料でサポートできることもありますので、何ができるかわからない状態でもとりあえずご相談いただければ嬉しいです。
またajikeでは、業務、マネジメント、バックオフィスの3軸でそれぞれリモートワークへの対応を最適化できるよう取り組みを試しています。リモートワーク、テレワークへの切り替えでお困りの方がいらっしゃいましたら何か知見を共有できるかもしれませんので、お気軽にお声がけください。
こどものワークショップ開催費にします👦