オンラインハンズオンセミナー開催の裏側その３～イベント当日および振り返り編～
はじめに
早いものでイベント開催から2週間が経ってしまいました。
記憶も定かではなくなってしまいますので、さっさと書いてしまわないと。
本記事は3月7日に開催された「触ってみよう、RPA！見てみよう、気象データ！」を急遽オンラインに変更した際の経緯や検討内容などをまとめたものです。その１、その２を事前にご覧いただいてからお読みいただくことをお勧めします。
イベント当日の流れ
さて、前回は当日までの準備について一通り書いてきましたが、実際の当日のプログラムはこんな感じでした。
10:00～11:30 事前設定支援
12:30～13:30 サポーター陣との最終リハ
13:30～ 受付開始
14:00～ 主催者挨拶・趣旨説明
14:10～ 共催挨拶・北九州市オープンデータに関する取り組みの紹介
14:15～ 気象庁オープンデータについての紹介
14:35～ RPAハンズオン
RPA概要紹介、使用方法の説明、気象データ活用サンプル
16:30～ 学習チームの形成
興味分野によるチーム編成、活用方法検討
17:30～ 学習内容発表
17:55～ クロージング
18:00 終了
10:00～11:30の事前設定支援では、主催者側（私）が待機する形で、参加者がzoomの設定確認などをしたい場合に接続していただきました。5名位の利用者がいたように思います。中には音声の設定のやり方から、というのもありましたので、これはやっておいて良かったですね。
その場で「実はマイク・カメラがないんです」と言われたこともあったので、もっと事前の確認もしておけばよかったかな、とは思いつつ…。
12:30～13:30のサポーターリハについては前回書いたので割愛。
13:30から受付開始したのですが、これはオフライン開催時の名残で、30分ほど間延びしてしまったのが反省点ですね。今にして思えば、この時間をもう少し活用してツールの事前インストール状況など確認しておけばよかったと思います。
14時から開始となり、主催者挨拶はそこそこに当日の流れの説明を行いました。また、zoomの使用方法の説明がてら、ブレイクアウトセッションを体験していただくためにも2～3名での自己紹介タイムを設けました。これは「こんな感じなんだ」と体感するにはちょうどよかったかな、と思います
14:10からの北九州市情報政策課様からの説明はいわゆるウェビナー方式でしたので、特に大きな問題もなく皆様に聞いていただけたかな、と。
14:15頃からの気象庁オープンデータ説明については、結果的には動画配信となりました。事前に収録していただいた福岡管区気象台様には感謝します。zoomだと音声付きで画面共有も出来るので、実現には問題ありませんでした。
14:35頃からのRPAハンズオン、やはりここが一番の肝でしたね。UiPathの担当者様は「オンラインでの開催経験はありません」とおっしゃっていましたが、実にスムーズでした。あれはきっと事前に練習を入念にされていたのだと思います(笑)
UiPath担当者様からシナリオを説明いただいた後、サポーター1人に対して参加者をプログラム経験者と未経験者があわせて３～４名ずつ位になるようにグループ分けしていきました。この際、zoom上の参加者名を「お名前@PG」あるいは「お名前@非PG」としていただき、グループへの割当の参考とさせていただきました。
ハンズオンシナリオの難易度については、予想通りちょっと高めではありましたが、その内容については今回の趣旨とは外れるので割愛するとして。
オンラインならではの難しさを感じたのは、相手のPC自体を見れるわけではない、というところでしょうか。
例えば、カメラがついているかどうかはマシンを物理的に見ればある程度把握できるのですが、オンラインでは口頭でのヒアリングに限られます。また、画面共有のやり方も全員が熟知しているわけでもなく、さらには相手の画面を操作できるよう申請できる、という事もあまり知られていなかったので、サポートする側もサポートされる側も手探りだった、というのが実情です。
また、前回の記事でも少し触れましたが、急遽オンラインに方針変更した影響で、サポーター全員がヘッドセットを持っているわけではない、というのも難しさに輪をかけました。というのも、ヘッドセットを持っていない人はノートPC内蔵（あるいは外部接続）のスピーカーとマイクを使うことになるのですが、それが近隣のサポーターの音声と干渉を起こしていました。幸いハウリングを起こす、まではいかなかったのですが、熱中してくると声が大きくなるのは人の性で、そうすると周りへの干渉が増すというスパイラルに陥り、オンライン参加者も聞き苦しいところがあったのではないかな、と思います。
こちらが当日の会場の様子です。対策としてマスクをつけつつ、なるべく飛沫も飛ばないような形で会場を広く使っていましたが、これでもやはり音声の干渉は起こりました。
ハンズオンとして２つのシナリオを用意していたのですが、結局2つ目はほとんどの人が終わりまでたどり着けなかったのは残念です。
オフラインと違って、オンラインだと気軽に抜けられるため、途中離脱率も高かったのが印象的です（何も言わずに離脱した方もいて、ネットワークの不調なのか、意図的な離脱なのかが捉えにくい）。この辺りは、zoomの登録機能を活用すると統計も取りやすいのだろうな、と思います。
その後、休憩をはさんで、押していたものの17時頃からグループワークとして「農業」「観光」「交通」「ＩＴ」のそれぞれと「気象」を掛け合わせるアイデアソンを軽く実施しました。この際のグループ分けもzoomの参加者名変更機能を活用しました。（例：「お名前@観光」）
各グループに最低1人はモデレーターの役割を持ったサポーターに参加していただき、その人を中心に回してもらいました。返す返すもサポーターあってのイベントです。
※オンラインファシリテーターはグループ分けされた後はメインルームに一人取り残されるという状況となります(´_ゝ｀)
グループワーク後、各グループのアイデアを発表しました。こちらは農業グループの発表の様子ですね。
これで一通りの行程は終了し、最後に皆様一言ずつ感想を述べてイベントは終了しました。終了後アンケートに回答いただいた内容を見ても、一定の評価はいただけたのかな、と振り返っています。（もっとも、不満だった方が改めてアンケートを書くのは稀なのでそこは差し引く必要がありますが…）
イベントを終えての振り返り
主催者兼オンラインファシリテーターの目線からの振り返りは色々あるのですが、当日の司会との分業というのは結構大きな要素かもしれません。
先に書いたとおり、グループワークに入るとオンラインファシリテーターは結構暇なのですが、講演者が話している間に次のグループ分けの準備をしたり、グループワークの終了までの時間を全体として知らせたり、個別フォローにまではなかなか手が回らなかったので、各グループに入りつつフォローしてくれる司会が別にいたのは大きかったです。慣れの問題もあるのかもしれませんが…。
また、個人的にKPTをまとめたものは以下の通りです。
（KPTってなに、という方はこちらをご参照：【徹底解説】正しい「KPT」が仕事の成果を生み出す！進め方のコツ、現場の事例を紹介 ）
Keepについては概ね記事内で書いてきた内容かと思います。Problemとしても色々ありますが、途中でオンライン方式に変更した弊害で結局ハンズオンに参加できなかった方もいたのが残念でした。。。
また、運営コストは非常に高かったと思います。金銭的なもの、というより事前の段取りに費やしたリソースは、オフライン開催時の２倍以上にはなったかな、と思います。オフラインなら出来る現場での臨機応変が、オンラインだと出来ない部分も多いため、リハーサル含め段取りには気を使いました。それにお付き合いいただいたサポーター陣の労力も大きかったと思います。
コミュニティ形成のしにくさ、というのは、オフラインだと休憩時間中の個別のやり取りなどもあるのですが、オンラインだとそれもなく、終わったら即離れる、というのが当たり前なので、コミュニケーションが限られてしまいますね。そうするとコミュニティとしては中々すそ野が広がりにくい、という難点が。
Tryに関しては、オンライン開催方式のバリエーションはこれからも色々と探っていきたいな、と思います。実は3/18に開催したCode for Kitakyushu定例会ではオンライン＋オフラインのハイブリッド方式を試してみました。
オフラインが多くなるとオンライン側の発言が少なくなるなどの課題はありつつ、この形は継続してやってみたいと思います。ちなみに次回は4月15日に「民法改正がIT業界に与えるインパクト／デジタルマニュファクチャリングと3Dプリンタ」というテーマで開催予定ですので、ご興味のある方はぜひご参加ください。
また、サポーター陣との反省会の中でも「ハンズオンをしっかり最後までサポート出来なかった」というのがあり、それに加えてイベント参加者とのつながりもあまり作れなかったという反省もあるので、フォローアップイベントも開催することとしました。
コミュニティとして、オンラインイベントを開催することの意味や意義、そしてメリットデメリットはそれぞれまた改めて考察したいと思っていますが、今回のイベントレポートとしてはいったんここまでとしたいと思います。長らくお読みいただき、ありがとうございましたm(_ _)m
せっかく今回得たオンライン開催の知見は共有していきたいですし、「こんなイベント開きたいんだけど」みたいなご相談があれば随時承りますので、コメントなりでお気軽にお声がけくださいませ。
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