オンラインハンズオンセミナー開催の裏側その１～準備編～
こんにちは。昨日、一つのイベントが終了し、区切りがつきました。
こちらは私が事務局を務めている北九州のITコミュニティ「Code for Kitakyushu」が主催となり、共催を北九州市、後援を気象ビジネス推進コンソーシアム（WXBC：事務局気象庁）および公益財団法人北九州産業学術推進機構、協賛をCOMPASS小倉（fabbit共同事業運営体）、協力を福岡管区気象台およびUiPath株式会社にいただきながら開催したイベントです。
このイベントが行われた3月7日は「インターナショナルオープンデータデイ」という、全世界でオープンデータに関する取り組みを行う日で、全世界で行われた298地域での一つとして行いました。
今回から3記事にわたり、このイベント開催の裏側をご紹介したいと思います。
日頃開催しているコミュニティ定例会とは異なり、行政や企業さんに色々お手伝いをいただきながら開催するイベントについて、どの様に開催しているのか興味がある方もいらっしゃるかもしれませんので、その段取りなども含めてお伝えできればと。
また、今回は昨今の事情からオンライン開催に切り替えた結果、「北九州市内初の技術系オンラインハンズオンセミナー」となりました。この中で、どの様な事を行ったか、また、その切替においてどの様な検討を行ったかもご紹介できればと思います。
3記事はそれぞれ、「①イベントの企画から関係者への協力依頼、イベント公開」「②オンラインイベントへの切り替え検討」「③当日の様子、事後分析」として公開予定です。②までは、なるべく早く書き上げて共有したいと思っています。
その１：イベント企画の立案
実は、Code for Kitakyushuでは2015年から毎年オープンデータデイ向けのイベントを企画・実施しています。2019年は”データサイエンスで北九州をデータから解き明かす「データソン！」”というイベントを開催しました。
2018年には、北九州に出来たサッカースタジアムである「ミクニワールドスタジアム北九州」の活用について考えるハッカソンを開催しました。
継続は力なり、とは言いつつ、毎年企画を創るのはなかなか頭をひねるところで、毎回、コミュニティメンバーと「あーでもないこーでもない」と言いながら企画会議をしています。今回は、忘年会（望年会）を兼ねて企画会議を開催しました。お酒も入りつつ脳が活性化して色々降りてきた結果、「RPAで気象データを触ってみよう！」という事になりました。
と言いますのも、事前に行ったコミュニティメンバーへのアンケートで「技術系ハンズオンもやりたい」「ノンコーディングとか良いよね」という話があり、一方で、私が本業で気象台の方とつながりを得たので、そこからの着想でした。
その2：イベントプログラムの確立＝共催者／講師探し
企画が定まったとしても、集客して開催するからには勢いだけでは立ち行きません。
特に今回は「オープンデータについての知見を広めてもらう」という目的もあり、さらにはコミュニティへの新規参加者も増やしたいという狙いもあるため、出来れば無料開催したいところでした。
となると、やはり協力者が必要です。まず、市役所に相談へ行きました。コミュニティ活動の中で市役所から参加いただいた事例もあり、市自体がオープンデータの取り組みを進めていることもあるため、無事「共催」という形で協力いただけることとなりました。
平成28年12月に、「官民データ活用推進基本法」が施行されました。北九州市では、平成29年12月に、「北九州市官民データ活用推進基本条例」を制定しました。
（中略）
“オープンデータ”の推進は、“官民データ活用推進”のための、主要な柱の一つとして位置づけられています。
次に、気象データを活用したRPAハンズオンセミナーという事で、「気象データの活用」および「RPAハンズオンセミナー」それぞれの協力者が必要となります。
気象データについては、以前北九州で「気象セミナー」が開催されており、この際の担当者へご相談したところ、講師派遣および気象庁の後援は可能ではないかとの感触を得ました（正確にはこのセミナーの時に下話をしていました）。
また、RPA講師については、企画会議に参加していたコミュニティメンバーがUiPath株式会社の方とつながりがあったため、そちらから打診していただき、実際にお会いして依頼させていただいたところ、地域内での活用が進むのなら、という事でご協力いただけることになりました。
その３：イベントインフラの構築＝会場探し／集客経路の確保
ここまででイベント開催の実現性が整いましたので、会場探しと集客方法の模索です。
会場については、普段から定例会などで活用させていただいているCOMPASS小倉様に依頼したところ、会場協賛いただけることになりました。普段からの信頼関係構築がとても大事と、つくづく感じます。
また、北九州市には外郭団体として市内のIT産業振興も担う公益財団法人北九州産業学術推進機構がありますので、こちらにもPRとセミナーで使う備品の貸し出しを依頼するため後援をお願いしました。
ここまで調整したことで、イベントを開く諸々の準備が整いました。実際には、収支計画書や、行政機関向けには「共催／後援依頼書」などを作成する必要があります。また、その際にはコミュニティとは言え任意団体としての規約や役員名簿なども必要となります。
この辺りは、一度経験すると転用が効くのでずいぶん楽になりますが、最初はちょっとハードルが高いかもしれませんね。
更に、当日のスケジュール作りや時間配分に応じた講師とのシナリオすり合わせなどもあります。
そして、いよいよ集客開始、という事でconnpassでイベントページを作成しました。
イベント準備における重要なポイント
実際の集客後は参加者の増減に一喜一憂するのですが、長くなってきたのでそれは次回に持ち越しという事で、ここまでで重要なポイントをまとめると。
①コミュニティメンバーの意向を事前に把握しておくことで独り善がりにならない
②メンバーと共に企画立案することで運営メンバーもお願いしやすくなる
③普段からネタとなりそうな情報を収集しておくことで実施の際の根回しになる
④関連する団体や企業の目的や狙いを把握することでWin-Winの関係を作りやすくなる
こんなところでしょうか。
なんだかんだ言っても普段からの信頼関係がとても大事ですね。
では、次回はオンライン化の検討についてです。お楽しみに（？）
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