組織図の作り方と、5つのチェックリスト
あなたが所属している組織には、組織図がありますか？
企業はもちろんのこと、何かの協会やPTA役員会、サークル活動など、大きさに関わらず組織をうまく回していくためには組織図が役に立ちます。
「そういえば、うちの組織図って見たことないかも......」
と思ったら、簡単なものでよいのでぜひ作ってみましょう。
特に、組織の中で問題が起こっていたり不満が持ち上がっていたりする場合は、組織図を作ることで解決の糸口が見つかるかもしれません。
「組織図はあるけど、古くていつ作られたかわからない」
こんな場合も要注意。
組織図はメンテナンスが必要なので、作り直したほうがよいです。
さあ、メンバーが活き活きと活動する組織に欠かせない組織図作り、スタートです！
組織図ってどうして必要なの？
「組織図なんて、ただの図じゃない。それで組織がうまく回るって、どういうことなの？？」
組織図を作ると、メンバーの役割がはっきりします。
それによってメンバー同士の連携がスムーズになり、組織が活発に動き出すんですね。
また、役割がはっきりするとあいまいな部分がなくなって、問題点が見えてきます。
ちょっと詳しく説明していきましょう。
役割がはっきりわかる
組織図があると、自分の立ち位置がはっきりします。
自分は何をしたらよいのか、何を求められているのか、がわからないと力を発揮できません。
役割をはっきりさせることで、ひとりひとりが自ら動けるようになります。
それぞれの役割がはっきりすると責任の所在もはっきりするので、トラブルの解決や予防にも役立ちます。
連携がスムーズになる
「誰が何をする人か」がわかると、メンバー同士が連携しやすくなります。
特に、「誰が何をする人か」という情報は、新しくメンバーになった人には必ず知っておいて欲しいことですよね。
小さな組織であれば、組織図に連絡先を載せて、連絡網の役割を持たせるのもよいでしょう。
問題点が見えてくる
組織図を作るということは、組織の現状を把握するということ。
・配置に人数の偏りがある
・力を入れたい部分に人が足りない
・不要な活動がある
など、問題点が見つかります。
今の組織の状態がどうなっているのかを知るためにも、古い組織図はアップデートする必要がありますね。
組織図を作ってみよう
それでは実際に組織図を作っていきましょう！
組織図は、5つのステップで作れます。
目的を決める
型を選ぶ
必要な項目を洗い出す
整える
届ける
目的を決める
何に利用するために組織図を作るのか、目的を決めます。
目的によって、組織図に書く情報が変わってくるからです。
メンバー同士のコミュニケーション活発化が狙いなら名前は必須ですし、顔写真も載せるとよいかもしれません。
連絡網の役割も果たすなら、電話番号やメールアドレスが必要です。
ホームページに載せるなど外部の人にも見せる場合は、個人情報は載せない方がよいですよね。
組織図を作る目的に合わせて、載せる情報の範囲を決めます。
型を選ぶ
目的が決まったら、次は型選びです。
組織図には3つの型があります。
自分の組織の形にいちばん近いものを選んで当てはめていくと、組織図が簡単に作れます。
【ピラミッド型】
上下関係が一目でわかるのが特徴。
問題が起きたときの責任の所在が明確になります。
【マトリックス型】
複数の要素をかけ合わせた組織図。
下の図だと、「プロジェクト×職務」のかけ合わせになっています。
誰がどんなスキルや役割を持っているのか、がわかりやすいです。
【フラット型】
階層が少ない（2〜3つ程度）のが特徴。
上下関係が少なく、自由度が高い組織の場合に使われます。
必要な項目を洗い出す
次に、組織図に載せる情報を集めます。
名簿のリストや資料などを手元に準備してください。
選んだ型に、必要な項目をどんどんあてはめていきます。
整える
各項目のつながりを、最適なものに整えていきます。
型からはずれてしまってもよいので、組織の状態を正しく反映させるようにしましょう。
たとえばこれは、小学校PTAの組織図の一例です。
ある程度できあがったら、複数人でチェックするとより精度の高いものが作れます。
届ける
各メンバーに配ったり、HPに載せたりして必要な人に届けます。
よりよい組織にするためのチェックリスト
組織図を作ってみて気づいたことを改善していくと、よりよい組織になっていきます。
次の5つのチェックリストに当てはまる場合は、組織の見直しをするとよいですよ。
階層の数が多い
組織図を作ってみて階層の数が多いなと感じたら、意思決定や情報伝達のスピードに問題が起こっている可能性があります。
問題がある場合は、階層を減らせないか検討してみるとよいでしょう。
図に偏りがある
組織図のある部分だけ項目が多かったり、やけに人が少ない部分があったり。
そんな偏りが見えたら、目指している組織の形と照らし合わせてみるとよいです。
人や項目が多い部分が力を入れていきたい活動と一致しているかを確認してみてください。
人の少ない部分は、今は必要のない活動になっているかもしれません。
あいまいな部分
組織図を作っていて、どの項目につながるのかあいまいでわからなかった部分はありませんでしたか？
そのあいまいな部分に配置されている人も、自分の役割がよくわからずに困っているかもしれません。
いま一度、役割をしっかり見直していきましょう。
「 副~」が多い
副会長、副部長など、やたらと「副」がつく役職が多い場合、ムダが生じているかもしれません。
「副」のつく項目が多いと、意思決定や伝達のスピードが遅くなります。
本当に組織に必要な役割なのか、考えてみる必要があります。
活動するメンバー同士が組織図上で離れている
実際は同じ活動を行っているのに組織図にしたときに位置が離れてしまっている場合も、改善した方がよいでしょう。
活動をするときにコミュニケーションがとりづらくなっていたり、確認作業に関わる人が適切でなかったりするかもしれません。
活動しやすいように組織の仕組みを変えてみるのも一案です。
まとめ
組織図を作ると、メンバーの役割が可視化されてより活発な活動ができるようになったり、組織の中でうまくいっていない問題点がわかったりします。
・組織図がない
・古い組織図をそのまま使っている
こんな場合は、ぜひ組織図を作ってみてください。
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