ＳＤＧ’ｓな理事会運営を考える（８）

　このシリーズでは、マンション管理組合の「理事会」について、その役割や運営方法を具体的に考えてきました。
　結論は･･･やっぱり「理事会」も、管理会社任せではＳＤＧ’ｓな（きちんとした）運営ができない･･･ってことになると思います。

（理事会の役割）
　　　① 「総会」で決議された（管理委託契約等の）事業を執行すること
　　　② 管理費等の収納状況（滞納状況）を確認すること
　　　③ 滞納があった場合は督促する手立てを検討すること
　　　④ 総会（＝最高意思決定機関）を招集し事業等の実施を提案すること

　　　　　「ＳＤＧ’ｓな理事会運営を考える（１）」
　　　　　「ＳＤＧ’ｓな理事会運営を考える（２）」
　　　　　「ＳＤＧ’ｓな理事会運営を考える（３）」
　　　　　「ＳＤＧ’ｓな理事会運営を考える（４）」
　　　　　「ＳＤＧ’ｓな理事会運営を考える（５）」
　　　　　「ＳＤＧ’ｓな理事会運営を考える（６）」
　　　　　「ＳＤＧ’ｓな理事会運営を考える（７）」

　今回は、ＳＤＧ’ｓな理事会の実現に、とても大事なこと･･･新旧理事会の引き継ぎについてお話ししたいと思います。

新旧理事会の引き継ぎ･･･してますか？

　総会が終わると理事会が入れ替わります。
　マンションによって理事役員が1年任期で一気に入れ替わる管理組合もあれば、（標準管理規約と同様に）2年任期で半分ずつ交代する管理組合もあると思います。

　退任となった理事役員は、「やれやれ･･･やっと終わった！」という感じになることが多いと思います。
　そんな中で新旧理事役員の引き継ぎが行われると･･･引継ぎが形骸化していたり、実質的に無かったり･･･鍵や印鑑の引き渡しだけで「終わり～」みたいなマンション管理組合も多いのではないでしょうか？
　
　一方の新年度理事役員の方も「誰が理事長をやるのかなあ･･･私はやりたくないなあ」みたいな感じで理事会で話し合われる「役職互選」の行く末が最大の関心事･･･引き継ぎは「うわの空」になっていることも多いかも？と思います。
　新旧の理事役員さんに「管理会社がいるから、何もしなくても･･･」みたいな心理も働いているのかもしれません。

でも･･･これは、アカン！

　きっちり引継ぎが為されていないと･･･
　新年度理事会で前年度理事会と同じ検討を繰り返すとか、前年度理事会で検討を積み上げてきてことが継承されず、知らぬ間にお蔵入りするとか･･･
　年度が変わると「振り出しに戻る」･･･これは効率悪すぎです。

じゃあどうするの？

　この問題に対して･･･「理事会が新年度の事業計画や予算を検討する時には、新年度の理事役員候補者も参加すべきだ！」なんておっしゃる方もおられます。
　でも･･･新年度理事役員候補者がいきなり理事会に呼ばれても、右も左も分からんので･･･「？？？」となるのでは？と思います。

　物事には「流れ」というものがありますから、もし新年度理事役員候補者に出席を求めるなら、事前の説明というか「（これまでの）流れ」をキチンと説明した上でないと･･･と思います。

引き継ぎ時は、総会議案書を持参すべし

　私がおススメするのは･･･総会議案書を持参して「事業報告」と「決算報告」、そして「新年度事業計画案」と「予算案」を参照しながら引継ぎを行なうことです。

　「事業報告」と「決算報告」を参照することで、新年度の理事役員に理事会の動きや昨年度の管理運営の流れが分かるし、（可決承認された）「事業計画案」や「予算案」を見ながら説明することで、新年度理事会が何をしなければならないのか？具体的に把握することができると思います。

引き継ぎ書類を作る方法は？

　マンション管理組合によっては、「新旧理事会引継ぎ書類」を作って引き継いでおられる理事会もあります。
　でも何故か？このパターンの引き継ぎって･･･書類を渡して終わり！みたいなケースが多いかも？と思ったりします。

　引き継ぐ側は･･･書類を作ることで満足してしまうのか？
　引き継がれる側は･･･書類があるので安心してしまうのか？？

　まあ･･･書類も何もない状態で、鍵や印鑑を渡されて「引継ぎ完了！」よりはズッと良いと思いますが、やはり新旧の理事役員同士が直接対面して引き継ぐことって･･･（文字や言葉だけでは伝わらないものも伝わるので）とても大事なことだと思います。

最後に･･･

　なお、総会議案書は、引継ぎだけでなく理事会にも持参されて、参照しながら理事会運営をされることもおススメします。理事会は、総会で決議された事業を執行していく役割ですから･･･

　今回は、これにて終了！

　次回は、理事会に寄せられるマンション住民からの相談（例：音の問題）について･･･理事会で、どう取り上げるべきか？または、取り上げるべきでないか？みたいなテーマでお話したいと思います。　　（つづく）