社内コミュニケーションを考えるヒントは「Slack」に有り▶解決策提案偏
1つのコミュニケーションツールを挙げても、使い方がコミュニテイーによって異なることありますよね。初めましてのコミュニテイーに対しては、どのようにツールを使っているのか、少し手探り状態でチャットをしたり、自分が参加する前のコミュニテイーの会話を読んで、なんとなく雰囲気を確認したり…。
そんな、暗黙のルールだけでやっていけるほど、社内コミュニケーションは簡単ではないはず！寧ろ、円滑なコミュニケーションを行うためのツールとして、利用したいと思っているのではないでしょうか？
IT企業である私たちザイナスでは、社内コミュニケーションツールとしてSlackを利用しています。そのリアルを👇の記事では書きました。
ザイナスでのSlackの使い方について、社員へアンケートを取ったところ、ザイナスの中でも、社内コミュニケーションツールに暗黙的な部分があることが分かりました。それが、👇の記事です。
アンケートの結果から、Slackに満足しているところはありながらも、大きく3つの課題が出てきました。
使用者が固定化・投稿頻度が未だに低い
履歴が90日までしか残らない
ルールが明確化されていない
さて、この課題を具体的にどのように解決していけばよいのか？今回は、その「解決策」について、社員の皆さんに案を出していただきました！
課題① 使用者が固定化・投稿頻度が未だに低い
ザイナス社内では、Slackの使い方で一番ネックとなる部分が、使用者・頻度についてでした。様々なツールを使うことで、コミュニケーションが統一されていないことも…。そこで、こんな意見が出ました！
・Skypeは打ち合わせ機能だけ使用し、メッセージのやり取りはSlackを使用するするよう、会社で指示をする
・ポータルに提示の内容を Slack へ変更する
なるほど！社内ではSkypeやポータルも使用していたんですね。恐らく、これ以外にも様々なコミュニケーションツールを使用していると思います。そのためまずは、Slack以外にどんなツールを使用しているのか、その実態を探る必要もありそうですね。
さらに、ここで新しい提案を頂きました！
◎ NEW！提案！Slackと〇〇を連携
・Slack と「メール」を連携する
・Slackと「勤怠システム」を連携する
・「Googleカレンダー」をSlackと連携させ、社員のスケジュールを統一し、誰でもみれるようにする
アンケートコメントで鍵カッコの部分を〇〇に入れ、「Slack 〇〇 連携」と検索してみてください。上記の3つの連携、全てできます！ソフトウェアやアプリを自社専用にカスタマイズできることも、Slackの強み！さらにこれに関し、
・点在しているワークスペースを1つにまとめる
という案も出されました。ワークスペースがスッキリすれば情報の抜けも未然に防げますし、新しく部署・コミュニテイーに入った人にとって、覚える内容が整理されているのも、ありがたいですね。
ただし、ここで問題が、、、
● おっと、ここで有料プランの壁が…
社内・社外で見せたい情報をわけたい場合は有料プランを使う必要がある。これまで無料・有料両方使った経験があるが、有料プランは得られる「利便性 ＜ 料金」に感じるので、社内用を1つにまとめるのが限界かもしれない。
統一することの限界はきちんと考えないといけませんね。しかし、コミュニテイーが「どんな」利便性を「どれだけ」求めているのかによって、有料への価値は変わってくるのではないでしょうか？
課題② 履歴が90日までしか残らない
有料版にする
有料プランの壁があっても、社員も課題として挙げていた「履歴を残す必要がある」という理由があればどうでしょう？それだけ、情報の保存はとてつもなく大切です！Slackを有料にする価値が格段に上がる気がしてきました！
課題③ ルールが明確化されていない
ルールが明確化されていないことで、Slack内のチャンネルが発散してしまったり、コミュニケーションの取り方がいまいちだったり、といった問題が出ましたが、こんなアドバイスが！
Excel使えるようにも、メール使えるようにも最初は学習したと思いますが、学習すればいいだけのことだと思います。 また教育も必要。普通になんでも送信する人がいますが、メールと違いその通信手段やセキュリティ対策などわかってないことも多いので、パスワードや社外秘のファイルをそのまま送るなと言いたい人もいらっしゃいます。このようなものはメールで送るようにと教えることも必要かと。社内で安心して使えるツールにするにはITリテラシーが必要ということですね。
当たり前のことのようですが、意外と見落としがちな部分です。教育だけでなく、管理者を作っても良いのではといった意見も出ていました。さらに、
・他社の運用ルールを参考に、社内ルールを策定する
・こんな使い方もあるよ、こんな風に使っては？と提示してみる
この様なコメントも頂きました！因みに、他の会社ではどんなルールを作っているのでしょうか？
◎メルカリさんのSlackルールが参考になるらしい
ザイナスの社員が提供してくれた情報では、メルカリさんが参考になるそうです！
メルカリさんの社内ではSlackの利用に対し、ガイドラインが定められています。その中でも、オープンであることを特に意識されているようです。一般的なリテラシーだけでなく、社内にとって、どんなコミュニケーションを目標としているのか、その方針からルールを考える必要があるかもしれませんね。
まとめ
ザイナス社員のアンケートから、社内のSlackの使い方に対する「課題」と「解決策・提案」を見てきました。noteを利用して、社内の意見の表面化させていただきました。アンケートにご協力いただいた皆さんありがとうございます！これを機に、社内や読者の皆さんの新しいきっかけになってもらえれば嬉しいです🌟Slackをザイナスのカラーを出したコミュニケーショツールにしていくには、何ができるか…まだまだ考える必要がありそうです！！
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