書類整理が仕事ではないのですが...😅

＜おじさんDX Vol338＞

職場で困ることの一つに整理整頓があります。整理整頓というのは、物が多いとやり難くなりますし、やり難いとなると億劫になるのが俗物である私だったりします😅

✅整理整頓は基本ですが...。

パソコンの動作が重くて...。と相談を受けるのですが、見ると大抵はデスクトップ上に各種ファイルがたくさんあるのです😅

本人にとっては、必要だからこうした状況になっているのでしょうけど、ここも整理整頓しないとね😁

更に無用なアプリがインストールされていて、バックグラウンドで延々動作してパソコンの動作が重くなっている💦

✅「必要なの？」と聞けば...

✅「もしかしたら使うかもしれないので...」

と、整理整頓が出来ないのです。

この「いつか使うかも」「もしかしたら」は、かなりの確率で来ない可能性があります😅

✅職場の資料、帳票類

とある職場で各種帳票類の整理が出来ていないから、必要不要も含めて全く探せないそうです。

整理整頓をしないのも原因ですが、そもそも帳票類が多いのです。

ところで、この数年間でこの膨大な帳票類を何人が見たのだろう？

✅確認してみたら、「誰も見ていない」😁

貯め込むから、整理するにも面倒になり時間もかかる。

帳票類の管理方法も規程があるのですが、数年に１回の処分では、その間にどんどん溜まっていくのです。

最初は、区分けされたファイリングで管理していたのが、どんどん溜まるとファイリング出来なくなる。そこで所定の方式で段ボールに年度毎に管理する。

保管期間が５年や１０年ともなると...段ボール置き場に困る...。

まさしく現場との乖離を感じる瞬間でした。

すでに規程の見直しをする時期に来ていると思うのです。

✅本社がこの各種帳票を見ることはありません。
✅データーを見ているだけですから、現場で帳票を保存する理由がない。
✅現場が必要な時に必要な分だけ情報が得られれば良い。
✅現場のためではなく、本社のために帳票を整理することになっている。

✅書類整理が仕事ではない

現場の社員に求める仕事の種類や量が多いのは勿論、そこに帳票類の整理まで求めるのは、これだけデジタル化しているのですから、もっと現場に余裕が出るようシステムを作る必要があります。

✅仮に１日５種類の帳票が出力されて、一か月で１５０枚。
✅１年間で１５０枚ｘ１２か月ですから、１８００枚。
✅それが５年だと９０００枚。

これでも少ない部類と思うのです。

ちなみに私の勤務先では、少なく見積もっても２０種類くらいの帳票。これに各種仕入伝票の控えや取引控えなどがありますから、その量は膨大なのです。

これを管理者は、毎日チェックしないと監査の際に指摘されます😅

真面目な管理者は、それこそ残業してまでチェックしていますが、私のような俗物になると流れ作業でファイリングしていきます。

機械は操作した通りにしか算出しませんから、手計算とは違い数値が間違っていることは無いのです。

帳票が出力されたら、その時点で打ち込んだ数値が間違っていれば、後日訂正するしかありません。例えば１１と打つところを１１１のような場合や、１００を１００１００なんて場合です。

こうなると明らかにその日の粗利額に異常値が出ますので、全てを毎日チェックしなくても良いと思うのですが...😅

✅無駄な書類の山を作るシステム。
✅無駄な書類を整理しなければいけないシステム。
✅無駄な書類が整理されているか監査するシステム。

そこにかかる手間、時間、人件費って...。

「無駄でしかない」と皮肉を込めて、監査役に「仕事してますねぇ😅」と言ってみたい😁

そんなおじさんの話でした。

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