必見。マルチタスク、時間をうまく使いたい方におすすめの仕事術。忘れるためのタスク化。
いつも読んでいただきありがとうございます。
相澤圭です。
もうすぐ９月になりますが、今年もまだまだ残暑が続き、過ごしやすくなるのはもっと先になりそうです。
今日は私が最近取り組んでいる仕事術の話を書きたいと思います。
マルチタスクでやることが多い方、時間をうまく使いたい方は是非読んで、
ご自身のライフスタイルに取り入れてみてください。
記憶は脳の中で分類分けされる
・あれもやらなきゃ
・これもやらなきゃ
・もうこんな時間か
・わすれてた
・なにから手をつけていいんだろう
・時間が無い
生活していると、やることが多く何から手を付けていいのかわからなくなることありませんか？
結果何も手を付けない、または本当にやらなければいけないことには手を付けず、先延ばしになることが私はしばしばありました。
インプットした瞬間はいいのですが２つ、３つと重なった時に私の場合思考が停止し、忘れてしまい、怒られたり、リカバリーに時間を使ったりで負のスパイラスに陥ります。
人の脳は記憶できるはずなのになぜか忘れてしまいます。
それは情報を脳という箱のどこに入れるかによって違いがあるからです。
作業記憶に入った情報はすぐに忘れてしまいます。もし覚えておきたい場合は繰り返すなどして定着させる必要があります。
よく学習しても忘れてしまうのは情報が短期記憶に分類されているからです。そのためよく聞くエビングハウスの忘却曲線の通り、関心がないものは時間とともに忘れていくので、記憶したい場合は復習等をする必要があります。忘れることで運動指令を最適化することができると聞くと忘れることはいささか悪いことばかりではないですが必要なことは覚えておきたいと思いますよね。
習慣化しているものと組み合わせる
先ほどのエビングハウスの忘却曲線にあるように、時間がたつと忘れていきます。思い出すために復習、つまり短期間のうちに何度も情報に触れる必要があります。
そのためには習慣化されているもの、例えば歯磨きタイムとか、トイレタイムとか必ず毎日するものと一緒にやるのがおすすめです。
私の場合はメールに対するレスポンスが非常に速く、必ず確認するので思いついた瞬間に自分宛てにメールを送るようにしました。
確かにすぐに片づけられるものに対しては効果的でしたが、すぐ片付けられないものに対しては結局やらずじまいになってしまうことを繰り返しました。
実施したものと実施しなかったものと分けると下記になりました。
①実施したもの
・原稿作成
・Googleに電話番号保存
・友人に電話する
・靴磨き
etc
②実施しなかったもの
・目標設定
・状況書き出し
・読書する
・note投稿する
という結果になりました。
自己分析
なぜ、実施したものとしなかったものがあるのか分析してみました。
①実施したもの
・何をするのか明確だった
・する必要性があった
・期限があった
②実施しなかったもの
・期限がなかった
・何をしていいかわからなかった（あいまい）
・時間がかかるものがおおい
②を分析して思ったことはざっくりしていればいるほど実施をしない傾向にあることがわかりました。
私が自身に送っているメールを例で挙げると下記でした。
・最初
件名：【タスク】note４記事書く
期限：8/31の20:00まで
やること：noteを4記事書く
・改善後
件名：【タスク】note４記事書く
期限：8/31の20:00まで
やること：noteを4記事書く
書く記事は以下とする
1記事目：8/19 20:00までに人口石油の記事を書く
8/18 20:00までにINPUT情報を収集する
2記事目 8/22 24:00までに墓参りの記事を書く
8/20 20:00までに使う写真を精査し、noteにUPしておく
3記事目 8/25 26:00 カプセルホテルの記事を書く
8/23 8:00までに朝の時間を使って書き進める
4記事目 8/30 22:00 オートミールの記事を書く
8/29 9:00までに写真を撮りnoteにUPしておく
実施したらメールを更新していく。
あとはメールを送信した後に自身が作業できる時間の前の時間を指定してスヌーズをかける。
ということをしています。
実施してみて格段に実施しないものが減っています。
noteに関しても先月までは書くという気持ちを作るのに時間がかかり書かないということを繰り返していたので大成長です。
まとめ
今回は記憶の話から私が最近実施している仕事術について書きました。
これが正解というつもりはありません。
うまくいかないこと、うまくいったことから分析し、改善していくことは大事だと私は考えています。
特に習慣化するというのはすぐ元に戻ってしまうためエネルギーと時間がかかります。
まずはメールを完了にしていくことから始めてタスクを完了させることが楽しくなるまでやることをお勧めします。
マルチタスクでやることが多い方、時間をうまく使いたい方はぜひ試して、自身を満たしてみてください。