プレゼン資料の作成手順

クライアントの資料作成を見ていると、意外と基本を知らない方が多いなと感じたので、今回はプレゼン資料の作り方について解説したいと思います。

より詳細はロジカル・ライティングがとても参考になります。新卒のときに読むことを推奨された人も多いのではないかなと思います。

結論

以下の手順で資料を作ります。

プレゼン作成手順
1. 目的を定める
2. ロジックを考える
3. ストーリーラインを考える
4. キーメッセージを考える
5. 内容を考える

解説していきます。

1. 目的を定める

まずは、プレゼンをする目的を明確にします。実は、ここを省略してしまっている人がとても多いのですが、最も重要な点です。

プレゼンの目的種類は大きく３種類あります。

プレゼンの目的種類
・ 知ってもらう
・フィードバックをもらう
・行動してもらう

プレゼンした内容を知ってもらいたいだけなのか、知ってもらった結果何かしらのフィードバック（アドバイス等）をもらいたいのか、何かしら行動（承認をもらう等）してもらいたいのかを明確にします。

一つのプレゼンにおいて、これらが１つの場合もありますし、複数混ざっている場合もあります。

2. ロジックを考える

目的が定まったら、それをプレゼンするためのロジックを考えます。事業が順調に行っていることを知ってもらいたいのであれば、どういった要素があれば順調と認識してもらえるのかその要素を洗い出します。予算の承認を得たいのであれば、どういった要素があればその予算が妥当であると判断できるのか整理していきます。

3. ストーリーラインを考える

ロジックが整理できたら、次に、それをどういった順序でプレゼンするのかを考えます。ロジックツリーの上部（結論及び結論に近い部分）からストーリーを組み立てるのが定石です。

しかしながら、感情的な判断をする人向けのプレゼンであれば、あえて結論を最後に持っていくこともありますし、ロジックツリーでは下部要素であっても、重要（注目されやすい）な点があれば、その点を強調したストーリー組み立てを考えたりもします。

あくまでも、プレゼンの受け手がどのような順序（ストーリー）でロジックを伝えたら目的を達成しやすいのかという視点でストーリーラインを考えます。

4. キーメッセージを考える

ここからがプレゼン資料の構成と紐づく内容になってきます（3.までは資料づくり前の整理）。

キーメッセージとは、スライド1枚における結論に対応します。なので、キーメッセージの数 = スライド枚数になります。

3.までにストーリーラインができましたので、どういったメッセージを並べればストーリーが伝わるかを考えていきます。

5. スライドの内容を考える

キーメッセージが考えられたら、各々のキーメッセージを伝えるために必要な情報を整理し、スライドの内容を考えます。

あくまでも、キーメッセージを支えるため（相手を納得させるため）にはどのような内容が必要となるかを考えて、内容を考えることが重要です。

例えば、”本プロジェクトの予算は1,000万である”というキーメッセージであれば、その予算内訳がスライド内容になるかも知れません。

”プロジェクト進捗に大きな問題はない”というキーメッセージであれば、課題一覧とその重要度評価が十分に低いという内容かもしれません。

補足

資料の作成が進む／上司にレビューしてもらうと、当初考えた構成とは段々とずれていくことがよくあります。その際には、一見遠回りに感じたとしても、再度手順1.から順に再整理していくのが良いです。

よくあるケースとして、そもそもプレゼンの目的が変わってしまったのに、元の資料を活かそうとしてロジックやストーリーラインが崩れてしまって分かりづらいプレゼン資料になってしまうことがあります。

また、なんとか資料としての体裁を整えるために余計に時間がかかってしまったりもするので、再利用可能な資料だけを活かすようにしたほうが、結果的に手間も小さく、分かりやすい資料を作りやすいです。

あと、いきなりパワポを開いて資料作成を始めないで、少なくとも1.〜3.の手順までは紙とペン（もしくはマインドマップのような思考ツールで）ある程度整理した上でパワポを使い始めたほうが良いです。パワポは思考ツールではないので、いきなり使用すると作業効率が下がります。

次回

すでに長くなってしまったので、事例を用いた具体的な解説は次回にしたいと思います。