コロナ禍ではじめるビジネスチャット「パートさんが続々参加する秘訣」
50代、60代、60代とここ数ヶ月でパートさんから「みんながスマホでやっているアレ、わたしもやりたいんだけど」と声があった。
アレ＝ LINEWORKS
弊社では情報共有ツールとしてLINEWORKSを活用しています。運用率は私が所属している施設：職員28人中、20人と7割でしたが今回3人が加入し23人に8割になりました。
背景と結論
背景
コロナ感染が身近になった
わたしが住む秋田県は比較的、感染数が少なかったのですが「秋田で感染拡大」「能代で◯人感染」「◯◯小学校が休学に」とテレビ越しのことが身近になってきたこと。LINEWORKSを活用し日々会社からコロナ・感染症の情報が共有されていたが情報を共有できていない層(今回、参加したスタッフ)が一定層あった。
結論
ビジネスチャットに年齢は関係ない
ガイドラインで運用は可能
今回、導入したスタッフは全てらくらくスマホを使用。LINEをやっている人もいれば「初めてスマホ」「LINE未経験」のスタッフ(60代)もいましたが今の所の活用できています。
会社のガイドラインに沿えば運用が可能
弊社では独自のガイドラインを作成しスタッフへ共有。
6ヶ月に1度の改定を繰り返しスタッフ・会社が使いやすい最適解を作っています。一例を下記に共有。
・LINEWORKSで完結しない
・網羅ではなく使えるところだけでOK
・LINEWORKSで完結しない
突発的な時は電話でOK。LINEWORKSを導入したからと言って全ての報連相をチャットにする必要はない。今回導入したスタッフへも「まず会社から情報が来ます。その情報を見て分からなかったら出勤時に管理者に聞いてください。または急ぎな時は電話してくださいね」と伝えています。
LINEWORKS＝便利ではありますが、
LINEWORKS＝完結するツールにしてしまうと使えない層がいるので考慮してガイドラインを設計すること。ここがポイントです！
・網羅ではなく使えるところだけでOK
会社からの来た情報に対して長文で返答する必要はありません。
状況に応じて、スタンプで返信OK
不慣れなスタッフへは「トーク機能」のみ説明・活用を推奨しています。
管理者は掲示板・アンケートではなくトークにて情報を共有。
スタッフは来た情報に目を通し適時返答する(しなくてもOK)、不足・急を要する時は電話で対応する。これを良しとすることで活用のハードルがグッと下がります。活用が億劫な理由として「そんなに使えない」と思っているスタッフは多くいます。10個全てではなくまずは1つだけやっていこうを会社全体でOKとする。ハードルはグッと下がるはずです。
LINEWORKSを導入した理由
３名のスタッフにヒアリングしました。
50代スタッフ LINE経験済み
コロナが身近になってきて、みんなはLINEWORKSで情報やり取りしてるけど、私はしていない。管理者がいれば聞けるけど休みとか2.3日ズレて情報がくる。できればみんなと同じぐらいに情報がほしい。
LINEWORKSを導入した後の声
見れてる！見れてる〜！あとわからないことあれば管理者に聞けばいいんでしょ？なんか安心した〜。分からない時あればまた聞くからよろしくねー！
60代スタッフ LINE経験済み
孫が学校にていて、もし何かあったときに私はどうすればいいのか？みんな良くスマホ見て、あーだ、、こーだ話してる。わたしもできるかわからないけどやりたいな〜と思って
LINEWORKSを導入した後の声
管理者から連絡が来て、分からないところは直接聞いてます。こうやって情報出してくれると助かるし、何かあったときにさっと動けるからうれしい〜
60代 初スマホ(らくらくスマホ) LINE未経験
さとうくん〜わたしもスマホにしたからLINEWORKS教えてちょーだい！やさしくね！笑。若者みたく連絡はできないけどみれれば安心するんてぇ〜
LINEWORKSを導入した後の声
ス、スタンプ？便利でいいね〜文字打つのも一苦労だけど、パッと送れるからとっても助かる〜！これからも色々教えてちょうだいね！笑
パートさんが続々参加する秘訣
「ガイドラインを作成すること」
会社でICTを導入しているみなさん、
あなたの会社にはガイドラインがありますか？
またそのガイドラインはスタッフに対してやさしいですか？
らくらくスマホでもビジネスチャットは導入・運用できます。
らくらくスマホユーザーに情報共有ができれば、
全体の共有スピードが上がり、コストカットに繋がります。
最近、1番通知が鳴るのがパートさんのグループです笑。
余談
ICTを介護施設に導入する課題
年齢層が高いスタッフへの導入・運用
年齢層が高いスタッフにいかにLINEWORKSを導入してもらうか。
情報を手元に届けるか。
LINEWORKSを見れるぐらいまで教育する。
会社から情報を見れるようにする。
秘訣はガイドラインです。
会社がどのようなガイドラインを作り、周知していくか。
それでらくらくスマホでも60代でもLINEWORKSは使えます。
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ありがとうございます！ おいしいものを食べて、エネルギーにします！！