Vol.1 “段取り“が良い仕事って？
今回読んだ本が、
『段取りが良い人と段取りが悪い人の習慣』📖
社会人になって仕事に追われる日々🕑
学生みたいな時間割はなくなって、
“業務設計” “優先順位” “スケジュール管理”という言葉が急に求められて、
仕事をコントロールできない漠然とした不安に悩んでしまう🤦
パソコンスキルを断片的に高めるだけでは身につかない“段取り力“について、
仕事のやり方を根本から見直す気づきを与えるくれる本でした！💫
①タスクの全体像を掴んだ上で着手✍️
仕事に取り掛かる時、忙しい時ほど何も考えなしに取り掛かってしまいがち🌪
↓
『木を見て森を見ず🌳』な状態で没頭してしまい、仕事の本質や大きな全体像が見えなくなってしまう😵💫
・仕事で求められる以上に、不必要な部分や細かい部分にこだわって、想定以上に時間がかかってしまう。
・ミスをしてしまう。
段取りが良い人は、
『物事は全体を捉えてから部分を見る』🕊️
「どうしたら最短最速で高い成果が出せるかな？」って、仕事の進め方や臨み方まで視野を広げて考えた上で進み始める💭
■タスクを進める際の時間配分を決めたり、簡略化していい部分を決める／時間をかけすぎそうな没頭部分に注意するよう念頭に置く🫡
■ミスなど注意する部分があるか⚠️
■そもそも、100点でするべき仕事か、80点でいい仕事かの適量な労力の注ぎ具合を量る⌛️
何事も事前準備は大切！っていうのは、
自分のタスク処理も同様…！
いざ進む前に全体を捉え、臨機応変に仕事の進め方を変えて、段取りよく進もう♪
#『どんなに優れた部分最適も全体最適には敵わない』（マネジメントの神様／ドラッカー）
#『急いてはことを仕損じる』＝どんな優秀な人でも、急ぐと平常心を失って正しい判断が難しいとできなくなり、失敗の確率が高まる
KeyWord🔑
■仕事は部分を見る＜全体像を捉える
■仕事はすぐにやる＜作戦を立ててから取り掛かる
■仕事は100点を狙う＜80点主義（適量の労力をかける）
■都度中断する＜流れるように進める
■仕事の従来のやり方に固執する＜臨機応変に進め方を変える
②緊急度《低》⇒緊急《高》に変身する前に処理
「今日中にやるべき仕事多いなぁ」って毎日って、漠然とした不安に駆られて辛い😢
・期限に焦るからミスをしたり、質が下がる⤵️
・体調不良や割り込み業務など予想外の出来事があった際に締切守れない⚠️
段取りが悪い人は、
緊急タスクを増やす習慣ができてしまっている。
・締切日にタスク処理しがち。
・「緊急度が低いから」「締め切りは先だから」と緊急度が低い仕事を先延ばしをする。
＊特に、月末や週末に経費精算や報告書作成などのタスクが集中してしまうなど🌀
段取りが良い人は、
緊急タスクをできる限りその日に抱えないよう、緊急タスクに変身する前に前倒しで処理する！
■原則は「締切日にタスク処理しない」
・“本来の締切“ではなく、前倒しした「My締め切り」で管理。
・”緊急タスク絶対主義”を捨て、緊急度が低くても先に処理👌🏻
⭐︎スケジュール管理のコツ⭐︎
月間や週間の大きな流れを俯瞰して、『●日にやっておくべきかも』と先読み思考を働かせる🧠
⇒『ムラ』（帰社時間が早い日／残業する日の二極化）や『ムリ』（タスク詰めすぎ）をコントロールする🤔
前倒しで仕事を進めて、慌てることなく落ち着いて取り掛かれて、
・見直しや修正の時間持てるし、
・予想外のこと（風邪やクレーム対応等）が起きても安心な状態♪
KeyWord🔑
■仕事は締切日にやる＜緊急になる前に処理する！
■本来の締切だけで管理する＜自分の締切で管理する
③割り込みタスクは許さぬ精神🚅
「割り込み仕事」とは、
電話やメールで来る急な依頼事、上司からの予期せぬタスク依頼など📄
自分がやろうとしていたことが中断したり、計画通りにいかなるなる厄介者👿
段取りが悪い人は、
割り込み仕事が入った際に
「この勢いでやろう」「記憶が新しい内に」「やりたい」という気持ちが先行しちゃってしまって、スケジュールはそっちのけで、手をつけちゃう💦
『すぐに終わるから…』と思っても、大体は実際やると5分以上かかってしまうもの。
そして、立てた行動計画が全て総崩れになってしまう👻
大切な心得は、電車やレジで並んでいる時の
『割り込みは許さぬ🙅♂️🚅』精神！
段取りが良い人は、
■計画を立てる時に割り込み仕事を想定して、割り込みがあるのは当然♪と身構えておく😽
■割り込み仕事の内容を精査して、「今やるべきか」or「いつやるか」を冷静にその場で決め、一旦忘れて本来業務に集中する🫡
⇒（必要に応じて）相手にいつ頃対応予定かを報告
#割り込み仕事をすぐ対応 ＜割り込み仕事を後回し
④相手の予定表もチェックし、相手と進めるタスクを優先
自分1人で完結できないようなタスク。
例えば、途中過程を相手に依頼したり、相手のチェックが必要なものなど🙏🏻
段取りが悪い人は、
自己完結型のタスクを優先したり、自分のスケジュールだけを見て仕事を進めている。
↓
・”待ち時間”というダメージを喰らう🤕
・相手が忙しい中、短納期で依頼しちゃう🙇🏻
・上司にハンコを押してほしいのに席にいなかったり、お客様が休日だったり、相手の予定や都合に左右されちゃう🫨
忘れてはいけない視点が、
「相手にもタスクや予定、優先度／緊急度があり、自分を最優先で動いてくれないこと」
段取りが良い人は、
自分が段取り良く進めるためにも、相手が最大限活躍できるようなタイミングでボールを投げている⚾️
■自分の予定だけでなく、上司や同僚、取引先のお客様の予定も見る👀
⇒いつまでに相手にボールを投げたらベストか、相手の都合が良い時間帯を見計らって依頼するなど、心地良い連携ができる👥
■その上で、相手とやる仕事を優先して着手することによって、相手に十分な時間を与えている。
⇒相手が期待通りの仕事をしてくれる👍🏻
■自分優先＜相手優先
■自分の予定表だけ見る＜相手の予定表も見る
⑤1時間以上かかるタスクは細分化して作らない🕑
段取りが悪い人は、
予定表には2時間とか3時間のタスクを作って一気に終わらせようする😤
そういった業務遂行の場合「まだ時間がたっぷりある♪」と始めはのんびり構えて、後になって焦るという、余裕こいてしまいがち…！
段取りが良い人は、
■一気に終わらせようとするのではなくて、タスクを複数に細分化している。
⇒限られた時間内で集中力を最大化したり、前倒しでタスクに着手したりしている！
■仕事を進み具合によって「未処理」「仕掛け中」「処理済み」に分けて、すっきり！
▶︎やりかけの仕事や、すでに終わったものなどがごちゃ混ぜにならないように進捗具合を可視化しよう！
■ひとっとびで終わらせようとする＜複数の作業に分解する
■時間に無制限＜1時間以上のタスクを作らない&投入する時間に緊張感を持たせる
■タスクは終わったら消す＜仕事の進捗状況を見える化する
⑥“スキマ時間“はあえて確保し、上手く活用する
段取りが悪い人は、
・「スケジュールに空白があるのは勿体無い！」と考えて、予定を詰め込んじゃう🧩
・スキマ時間があったら、とりあえずメール処理をする📧
段取りが良い人は、
“あえて”スキマ時間を作り、活用している。
■「スキマ時間にやりたいことリスト」を作っておく！📃
■スキマ時間だからこそ取り組みたいことに着手できる！
・突発対応で入ってきた割り込みタスク✌🏻
・『5分以内でできるタスク』をサクッと複数処理🌬️
・スキマ時間だから取り組もうと思えるタスク
⇒あえてタスク化／スケジュール化はしないが『時間があったら、やりたいこと』（社内イントラ閲覧／デスクトップ整理／経費精算／社内アンケート系／自己啓発系など）
スキマを埋める＜スキマを空ける
⑦スケジュール表には『自分の作業時間』も必要分入れておく🗓️
「スケジュールは何のためにあるか」
⇒段取りが悪い人は、『お客様や社内メンバーの約束事を入れる』ためと考えている🗓️
予定が入る度に、予定表はお客様や社内の打ち合わせばかりで埋まっている状態…自分の作業予定は後ろ倒し。
・自分のタスク時間が必要分、確保できていないことに気づけない😶🌫️
・通常タスクが終わらない、お客様・社内ミーティングの後続タスクの時間が確保できず、周囲に迷惑をかけてしまう💦
段取りが良い人は、
■『自分の作業時間を十分に確保し、』『タスクが確実に遂行するため』という視点も持っている。
■予定表には、自分の作業時間の時間が確保されており、お客様や社内ミーティングの予定が入って自分の予定を動かさないといけない場合でも、必ず自分の予定を他の日持に振り替えて予約（スケジュール入れ）している。
だからこそ、自分の作業時間を必要分確保することによって、即レス／即対応ができ、信頼を得られる✨
お客様の予定だけ入れる＜自分の予定も確保しちゃう
⑧面倒で気が乗らない仕事を優先する
『嫌〜なタスク』🥶
気が進まない／面倒で複雑／難しい…など。
そういったタスク＝要領を掴めていない
時間が十分に確保できない、心身共に疲れている時に取り組んでしまうと、
ミスしたり、雑になったり、集中できない等🌀
要領を掴めていない分、集中して時間かけて取り組むべきなのに…😥
段取りが良い人は、
『嫌〜なタスク』をズルズルと先延ばしせず、優先して取り組むことで、
・限りあるエネルギーや時間を充てている🌟
・先にやってしまって気持ちもタスク量も身軽にしている。
■仕事はやりたい仕事が先＜面倒で難しく時間がかかる仕事が先
▶︎毎日少しずつでも、面倒で疲れる仕事を先にやっていこう！
⑨KKDに頼らず、着実に進める
KKDとは「勘・経験・度胸」
スケジュール立てや優先順位を考える時に
・「これくらいの時間で終わるかな」って大雑把
・成り行き任せで、なんとなる…！
な感じになってはいけない🙅♂️
段取りが良い人は、
目標や全タスク遂行に向けて「何を」「いつ」「どれくらいの時間かけて」取り組むか、しっかりと計画立てている。
仕事は、その先に必ず人がいる。
だからこそ、KKD（勘・経験・度胸）に頼らずに、確実に業務遂行できるよう冷静に計画を立てていく✍️
✼••┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈••✼以上！本で気づいたことメモでした！📝
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