電話ストレス激減！返答に困ったときは折り返し&メールが効果的です。
電話は、相手から聞かれたことにすぐ答えないといけないから焦るし、相手の顔が見えないため苦手、嫌いという方は多いのではないでしょうか？
「電話って何を聞かれるか事前に把握できないから苦手・・」
「即座に答えないといけないプレッシャーがきつい・・・」
電話対応は、特に内向型の天敵です。
また、近年の新入社員は固定電話に馴染みがないため、苦手としている割合が高いようです。
全てメールやチャットなどで、社内外やりとりできれば理想ですが、電話対応が必要なのはまだまだ多数派です。
そこで、電話対応が苦手な方に有効な対策を2選ご紹介します。
これを読めば、電話対応のストレスやパニックを抑えられます。
それでは、相手側から電話を受ける際のコツを解説していきます。
1.返答に悩んだ場合は、とにかく折り返す。
返答に悩んだ際は、無理せず折り返しの連絡をおすすめします。
焦って、間違ったことを回答しては元も子もないからです。
具体的には
「少し検討させてください。夕方5時までにはお返事を差し上げたいと思いますが、もしもし無理な場合は、明日のの正午までには必ずご連絡いたします。それでよろしいでしょうか？」
ジル・チャン著 神崎 朗子訳
このような形で折り返して良いか確認しましょう。
確認のポイントは3つです。
（1）折り返し連絡可能か確認する。
（2）「可能そうないつまでに」を提案する。
（3）「絶対守るいつまでに」を提案する。
電話を受けた時点でいつまでに返答できるか自信がない場合、（2）と（3）のように二段階で時間を約束するのは非常に有効です。
こちらも返答する時間を確保できますし、相手にも丁寧な印象を与えられます。
折り返す際の注意点ですが、こちらが正しい返答をするために、相手が問いたい内容を正確に理解しておく必要があります。
切電前に「お問合せの内容は〜という内容でよろしいでしょうか？」と必ず確認しましょう。
即答できないと感じたら折り返す。というルールを設けることで、判断に要するストレスをカット可能なのも利点です。
2.メールで返答する。
1.の折り返しと組み合わせられるテクニックですが、もし電話で伝えられる自信がなければ、メールで返信しても良いでしょう。
具体的には次のとおりです。
「お問い合わせの内容にメールでご回答してもよろしいでしょうか？電話で申し上げるより、メールでお伝えしたほうが、〜様にとって分かりやすい説明が可能かと存じます。」
このように、メールの方が相手にとって理解しやすい利点を説明できれば、承諾は得やすいとおもいます。
文章を書くのが得意な方であれば、メールのほうが安心できますよね。
メールは相手に送信するまでに分までに内容を校正でき、相手により分かりやすい説明に仕上げられます。
電話が苦手な方は、電話時間をなんらかの方法で短くできないか工夫を凝らすことが大切です。
その一例が「電話の代わりにメール」です。
相手が急ぎの場合、上記は難しいですが、そうでない場合、試す価値はあります。
得意を活かすことを発信していますが、苦手を得意でカバーすることも大変重要だと私は考えています。
少しでも皆様の電話ストレスが減りますように、この記事が参考になれば嬉しいです。