”業務引継書”を作成するために大切な５つのこと

現在年度末で、
業務の引継ぎが行われているところです。

私は社会人２年目で、今まで後任の方に業務の引継ぎを行ったことがありません。そのため、今回がはじめての引継ぎとなります。

後任の方へ迷惑がかからないようにするために、
引継書を作成する上で大切なことを５つ考えてみました。

本記事を通して、
スムーズに業務の引継ぎを行えるようにしていきましょう！

１　｜　引継ぎを念頭におき業務を進める

自分がずっと同じ仕事をするとは限りません。おそらく、いつかは後任の方に引継ぎを行う時が来ると思います。そのため、引継ぎを行うことを前提に、日々の業務に取り組むことが必要です。

できる限り、異動などで業務が切り替わる直前よりも、日頃から引継書の準備をしておきましょう。例えば、日々の業務での気づきを追記していくことで、引継書の漏れを防ぐことができます。

これは、今回の私の反省点でした…(笑)
もう少し余裕を持って取り組むべきだったと、反省しています。

次年度からは引継ぎを念頭におきながら、
業務を進めていきたいと思います！

２　｜　項目ごとにファイリングをする

業務マニュアルや引継書関係を、それぞれの業務ごとに穴あけパンチで書類を挟み、ファイリングしてお渡しすると後任の方も見やすく感じると思います

クリアファイルでまとめてお渡しするのでも問題はないと思いますが、引継書の順番も重要な場合もあります。

説明しながらですと、書類の順番が崩れてしまうことがあるかもしれませんので、なるべく穴あけパンチで書類を挟み、ファイリングをして渡してあげましょう。

そしてファイルには、インデックスシール等を貼り、確認したい箇所がすぐわかるようにすることも大切だと考えます。

無造作にファイリングされた資料よりも、項目が一目で分かることで、後任の方が資料のどこをみるべきか迷う時間が減ることにつながります。

３　｜　図を使用する

引継書には、文字で伝えた方が良い場合や、
図も併用して作成した方がわかりやすい場合があります。

例えば、文字で伝えるのが複雑で分かりにくい場合、パソコンの画面コピーを使用しましょう。

私が愛用しているショートカットキー
"Shift"　＋　"Windowsキー"　＋　"S"
これは画面の好きな箇所をスクリーンショットできます。

あとは好きな箇所の画面を切り取り、
エクセルデータ等に貼り付けます。

いちいち文字で説明する手間が省けますし、文字よりもわかりやすく、さらに簡単に引継書を作成できるのでかなりおすすめです(笑)

最強のショートカットキーなので、
是非使用してみて下さい！

４　｜　引継のリハーサルをする

私は、うまく説明することが苦手なため、実際に引継ぎを行う際の事前練習みたいのを行っておく予定です。簡単なリハーサルで構いませんので、一度やっておきましょう！

効果としては、

✅順序立てて引継ぎができる
✅スムーズに引継ぎができる
✅引継書の抜け、漏れ、修正点などが事前に見つけられる

などなど。多くのメリットがあります。

私も今後、
事前にシミュレーションをして取り掛かりたいと思います！

５　｜　一番大切なこと

最も大切なことは、
”相手の立場になって引継書を作成すること”です。

引継書の作成を、少しでも手を抜いてしまうと、
後任の方に大きな迷惑がかかってしまうかもしれません。

そのため引継書は、自分が知識ゼロの状態から引継ぎを受けるつもりで作成する必要があります。

業務に慣れてくると
”これくらいなら引継ぎしなくても大丈夫だろう”
と考えてしまうことがあるかもしれません。

しかしそんな時こそ、後任の方の立場になり、
１つ１つ丁寧に引継書を作成をすることが必要であると思います。

６　｜　おわりに

本日は引継書について記事にしてみました。

４月からの新年度に向けて、
後任の方への引継を行う必要があり、さらに忙しくなると思います。

しかし、引継も業務の一環と考え、
後任の方の不安を少しでも解消できるように引継書を作成していきましょう！

ここまで読んでいただき、ありがとうございました。