仕事のメールが何往復もしてしまう人へ
小中学生に意見文の書き方を指導しているのですが、大人の方からも、メールの文章に関する相談をよく受けます。
文字だけで情報を伝える難しさはコロナ前からあるのですが、リモートワークの率が高くなり、その重要性が再認識されているのかと。
メールが何往復もしてしまう
だいたいメールが何往復もするというのは、1回で用が済まないからです。もちろん、後から決定したことを追加で送るなんてこともありますし、やりとりが進む中で新しい課題も出てくることもあります。そんな往復はOK
心配なのは、「これって、こういうことですか？」系の確認メール。自分の言いたいことが相手に伝わっていない証拠です。
対応策は３つ
１ 書くことを決める（＝書かないことを決める）
２ できるだけ短く書く
３ 送る前に必ず声に出して読む
１ 書くことを決める（＝書かないことを決める）
いきなりメール画面で作業しないこと。手書きのすごさを実感してください。メモ帳でも裏紙でもなんでも良いので、伝えたいことを箇条書きに。メインは1つのはずです。追加したいことがあっても、3つ以内に絞ることをお勧めします。伝えたいことが1つで付随する情報が複数というのはOK
大事なのは、それ以外書かないという決断です。箇条書きについては文章化までの作業をサイトの方にまとめてあるので、どうぞ。
２ できるだけ短く書く
メモに書いてある箇条書きを文にしていきますが、ここでも余計な言葉を付け加えないことが大切です。パッと読んで、パッと内容が分かって、こちらが期待するアクションを相手がパッと取ることが大事。余計な言葉はかえって要点を見えなくします。
３ 送る前に必ず声に出して読む
音読です。これがものすごく大事。誤変換にも気づきますし、伝えたいことの再確認にもなります。オフィスだから音読できない～ということはありません。電車の中でだってできるんですから。片方でも良いので耳を指でふさいで小声でつぶやいてみてください。ちゃんと聞こえるでしょう？
でもできたら選挙演説くらいの大声で。効果てきめんです。
どうでしょう？さっそく次にメールを書くときに参考にしてみてくださいね。
文章力養成コーチ
松嶋有香
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