コミュニケーションとは何なのか？
「コミュニケーションが不足している！」
「コミュニケーションに齟齬が生じている」
「コミュニケーション力が大事だ」
様々な場面で使われる、コミュニケーション。
そもそも「コミュニケーション」とは何なのでしょうか？
今回は、集団や組織のコミュニケーションについて、下記の本を参考に、noteにまとめようと思います。
コミュニケーションの機能
コミュニケーションが集団や組織の中で果たす機能は4つある、とこの本では述べられています。
統制：組織には従業員が従うべき権威の階層や公式の指針があり、メンバーの行動を統制する働きをする。
動機づけ：従業員にすべきことや現在の自分の業績、業績が標準以下の場合の改善方法を明白に示すことで、動機づけを行う。
感情表現：集団の中で行われるコミュニケーションは、メンバーが不満や満足を示すための基本的なメカニズムである。感情を表現し社交的欲求を満たす手段を提供する。
情報：選択肢を特定・評価するためのデータを伝達することにより、個人や集団が意思決定のために必要とする情報を提供する。
集団や組織で行われるコミュニケーションの相互作用は、これらの4つの機能のうち、一つあるいは複数を果たしていると考えられます。
コミュニケーションのプロセス
では、コミュニケーションはどのようなプロセスでやり取りが交わされているのでしょうか。
そのプロセスをモデルにしたのが以下の図になります。
送り手と受け手、そしてその間に伝達経路があります。
送り手は思考を記号化してメッセージを発します。メッセージとは、送り手による記号化の実際の物理的産物です。なぜ、物理的産物、という書き方かというと、発する言葉がメッセージになることもあれば、書いたものがメッセージになることもあれば、顔の表情がメッセージになることもあるからです。
伝達経路は、メッセージが通る媒体のことをいいます。伝達経路には、公式の伝達経路と非公式の伝達経路があります。
公式の伝達経路とは、組織によって確立されたもので、メンバーの職業上の活動に関連したメッセージを伝達します。組織によって確立されたものというのは、組織内の命令系統に沿ったものを指します。例えば、従業員が毎日書かないといけない日報、等が当てはまるでしょうか。
非公式の伝達経路とは、個人的、あるいは社会的なメッセージなど他の形のメッセージを伝達します。
また、受け手とは、メッセージが向けられる対象のことを指し、メッセージを受け取る前にその記号を受け手の理解できる形に翻訳することをメッセージの解読と言います。
ノイズは、メッセージの明確さを歪めるコミュニケーションの障壁を指します。例えば、情報過多、意味の難解さ、などがあげられます。
そしてプロセスの最終段階としてフィードバック回路があります。フィードバックとは、メッセージがどの程度うまく最初の意図どおり伝達されているかの確認のことをいいます。これで、理解が達成されたかどうか、判断されます。
コミュニケーションのプロセスはこのような流れで、お互いやり取りしあっているということがわかります。自分でノイズを作ってしまっていることもあると思うので、気をつけねば….。
コミュニケーションの方向
コミュニケーションには方向があるといわれています。それぞれ見ていきましょう。
下方向コミュニケーション
集団や組織のあるレベルからそれより下のレベルへと流れるコミュニケーションのことをいいます。例えば、チームリーダーからチームメンバーに宛てた、締め切りと最終期限を知らせる電子メールなどもそれにあたります。
上方向コミュニケーション
集団や組織のより上のレベルに向かって流れるコミュニケーションのことをいいます。上司へのフィードバック、目標進捗の報告、現在の問題点の連絡などがあてはまります。
横方向コミュニケーション
同じグループのメンバー間、同じレベルの複数のグループのメンバー間、同じレベルのマネジャー間など、横並びの地位にある者同士で行われるコミュニケーションのことをいいます。全てのコミュニケーションが縦方向であれば、効率的で正確な情報伝達が妨げられる可能性もあるといわれており、（縦方向のコミュニケーションは時間がかかる）そういう意味でも横方向のコミュニケーションは、メリットがあるといわれています。
今回はそもそもコミュニケーションとは何か？コミュニケーションの機能、コミュニケーションの方向は何があるかを見てきました。
次回は、組織におけるコミュニケーションについて、まとめたいと思います！
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