自治会活動におけるDX導入とその実践方法

2024年9月16日 11:08

そもそも自治会活動ってなんですか。って人が数年ごとに順番が回ってきて、ほとんどした事がない、またははじめて経験する活動が殆ど。昔なら地域の集まりでなんとなく世話好きな人の様子を見てやっていることがわかってましたが。

自治会・町内会（以下、自治会と呼びます）とは、自分たちが暮らす地域を安全で安心な住みよい街にするために、その地域に暮らす人々によって自主的に運営されている自治組織です。

自治会は、回覧板や掲示板などを通じて行政からの情報伝達を行う一方、地域住民から行政機関への要望を集約するなど、行政と地域住民とのパイプ役を担っています。

https://www.kentaku.co.jp/kp/article/myjichikai.html

ただ、順番が回ってくるとそれなりにやることがあるんです。効率化とはほど遠い方法で。結局やる人が毎年変わるから、今年我慢すれば良い。と思っているのでしょう。

自治会活動のDX化の意義

デジタル技術の導入により、自治会の運営は大幅に効率化されます。例えば、Google Cloudを利用したファイル管理により、役員間の情報共有がスムーズになり、業務の負担が軽減されます。

LINE公式アカウントを活用することで、住民とのコミュニケーションが円滑になります。電子回覧板を通じて、情報を迅速に伝達でき、住民の参加意識を高めることができます。

デジタル化は、若年層や忙しい世帯の自治会参加を促進します。スマートフォンを活用したアプリやオンライン会議により、時間や場所に縛られずに参加できる環境が整います。

デジタル掲示板やLINEを活用することで、緊急情報やイベント情報を即時に共有できます。これにより、住民は常に最新の情報を得ることができ、迅速な対応が可能となります。

防災情報の迅速な共有が可能となり、地域の安全性が向上します。デジタル技術を活用することで、災害時の情報伝達が迅速かつ正確に行われ、住民の安全を守ることができます。

Google Cloudによるファイル管理

Google Cloudを活用することで、自治会のファイルは安全に保存され、必要なときに迅速にアクセスできます。クラウドストレージは、物理的な保管場所を必要とせず、データの損失リスクを大幅に軽減します。

クラウド上でのファイル共有は、役員間の情報共有を容易にします。Googleドライブを利用すれば、閲覧者や編集者の権限を設定し、必要な情報を迅速に共有できます。

インターネット環境があれば、どこからでもファイルにアクセス可能で、会議やイベントの準備がスムーズに進み、時間と労力を節約できます。実際にLINEのグループトークでの開催だけでも大幅に負担軽減できました。

Google Cloudのセキュリティ機能は、データの保護を強化します。自動フェイルオーバーやフェイルバック機能により、データの安全性が確保されます。紙媒体の資料を減らすことで、印刷費用や保管スペースのコストを削減できます。デジタル化により、自治会の運営がより効率的になります。

Google Groupsの活用法

Google Groupsを活用することで、自治会メンバー全員に一斉メールを送信することが可能です。これにより、個別にメールアドレスを入力する手間が省け、情報共有が効率的に行えます。自治会員への発信ではなく、あくまで役員間の連絡にとどめた。

Google Groupsのフォーラム機能を利用すれば、メンバー間でのディスカッションが活発になります。特定のトピックについて意見を交換し、過去のやりとりを検索することも可能です。

グループ内でのイベントや会議の予定をGoogle Groupsで管理し、参加者に通知することができます。これにより、スケジュール調整がスムーズに行えます。

過去のメールやディスカッションはGoogle Groupsでアーカイブとして保存され、後から参照することが可能です。これにより、情報の蓄積と活用が容易になります。
Google Groupsを利用することで、メンバーのメールアドレスを公開せずにコミュニケーションが取れるため、プライバシーが守られます。

LINE公式アカウントの導入

LINE公式アカウントの作成は、自治会のデジタル化において重要なステップです。個人でも法人でも簡単に開設でき、特別な条件は必要ありません。これにより、自治会専用のコミュニケーションツールとして活用できます。

緊急時には、LINEを通じて迅速に情報を配信し、住民の安全を確保します。災害時や緊急事態においても、即座に情報を共有できる体制を整えています。

自治会DXの成功事例

郡山市では、デジタル掲示板を導入し、地域住民が必要な情報に迅速にアクセスできる環境を整えました。これにより、情報の集約が進み、住民間のコミュニケーションが活性化しています。 5

袋井市では、シニア世代を対象にスマホ講座を開催し、自治会連合会長会議をデジタル化しました。これにより、シニア層のデジタルリテラシーが向上し、自治会活動の効率化が図られています。 16

島田市は、情報通信機器の整備補助金を活用し、自治会のデジタル化を推進しています。これにより、紙媒体の広報を廃止し、デジタル配信を実現しました。 17

長浜市では、DX基礎研修会を開催し、自治会のデジタル化を支援しています。研修会では、デジタル化のメリットや必要な機材の紹介が行われました。 18

日限山自治会は、LINE公式アカウントを導入し、紙の回覧板をデジタル化しました。これにより、情報の伝達が迅速化し、住民の利便性が向上しています。 19

デジタル化のメリットと課題

デジタル化は情報共有を迅速化し、住民の利便性を向上させます。例えば、LINEを利用した電子回覧板は、情報を即座に共有でき、紙媒体の手間を省きます。 4

高齢者のデジタル技術への抵抗感は課題です。自治会ではスマホ講座を開催し、シニア世代のデジタルリテラシー向上を図っています。 16

デジタル化は若年層や忙しい世帯の参加を促進します。オンラインでの情報共有により、時間や場所に縛られずに参加が可能です。 5

クラウドストレージを活用することで、情報の一元管理が可能となり、自治会の運営が効率化されます。 1

デジタルツールの導入により、個人情報の保護が強化され、住民のプライバシーが守られます。 20