チームの効率を上げたいのにスピードと自主性が上がらないわけ
一人の時も、複数名の時も、できるだけ作業効率を上げたいな、と思いませんか…？
私、思っています（現在も）。
フリーランス
個人事業
と言われるような形態の仕事だとしても、本当にたった一人で完結する仕事は多くないと思います。
（ブロガーとかは一人で完結できるか？）
通常は何かしら他者と連携しながら、チームで仕事をします。
チームで仕事する時に、効率や質を高めるポイントってこんなことかも？と私が感じたことを整理します。
チーム仕事におけるストレス
仕事していると、いろいろなストレスが感じられますよね。
上司がむちゃくちゃ
先輩が偉そう
後輩が仕事覚えない
他にもあるかもしれません。
ああ、お客さんが理不尽、とかもありそうです。
私の場合、一番のストレスは、仕事が上手く進まないことです。
しかも、自分以外の理由で進まないとストレスを感じます。（ほとんどの仕事でそうなってしまう・・・）
なんで進まないのだろう？
まずは、上手く行っている時を考えてみます。
認知、判断、実行
仕事がうまく回る、仕事が進む、そういう時は、「コトが自動的に行われている」気がします。
個人の場合であっても、何かを認知して判断を行い実行に移すまでが自動化されていると、どんどん進みます。
進むと気分がいいので、さらにスピードが上がります。
よくビジネスを構築する際にも「仕組み化」、「自動化」を最終的に目指すように言われますね。
自己啓発絡みの話の時も「習慣化」を言われたりします。
何にせよ「考えなくても実行できる状態」はスピードを上げます。
そうすると質はどうなる？と思いますよね。
認知、判断、実行を
認知〜判断〜実行で終わらせずに、認知〜判断〜実行〜認知〜判断〜実行〜…
という感じで、自分の実行についてのフィードバックをかけることになるので、スピードと質の両立は不可能ではないのです。
その状態になるまでに時間がかかるかもしれませんけど、不可能ではありません。
一人での仕事なら、努力次第！
確認作業の罠
けれども、複数名でチームを組んで仕事をするとなると、難しさが生まれます。
それは、チームリーダー、マネージャー、またはチームメンバーからのある行為を受けるからです。
それは「確認」です。
確認はミスを減らしたり、仕事のクオリティーを高めるために重要な作業のように思います。
事実、「あれ、どうなってる？」と聞かれることで忘れていたタスクを思い出す場面もあることでしょう。
作業全体の方向性を統一するために、確認作業が有効な場合はあります。
一見、効果的とも思える確認作業ですが、デメリットもあります。しかも小さくないデメリットが。
確認のデメリット１：作業スピードが落ちる
誰かのチェックを受ける系の確認だと、その誰かの都合に左右されます。
その分だけ時間がかかります。
誰かのチェックをする側であれば、自分のタスク以外のこともしなければいけないので、やはり時間が追加されます。
「確認作業」は関係するメンバーの時間を容易に奪うのです。
確認のデメリット２：繰り返されると自主性が落ちる
確認を受けること自体は、ミスを防ぐ機能も持っています。
しかし、繰り返されると「確認してもらえるから多少雑でも大丈夫か」という気持ちが芽生えてしまいます。
「自ら徹底してミスを防ごうとする」、「自分で質を高めようとする」気持ちが減り、「確認してもらえるのだから任せちゃおう」のような気持ちが現れてしまいます。
チームになって初期の段階や、メンバーの技量が十分ではないような、度重なる確認が必要となる時期はあることでしょう。
しかし、その時期が続くのはチームの成長を妨害する結果になるのかもしれないのです。
スピードを落とさず質を高めるために
確認は減らしたい。
それでいて、質とスピードは高めたい。
これを両立するには個人が頑張るだけではうまくいきません。
（仕事の内容次第ではうまくいく場合もあるでしょう）
チームとして前進する意思決定をしないといけません。
チームで共有するポイントは以下の通り。
・認知と判断の基準を揃える
・自由度、裁量の範囲を明確にする
・任せる
どんなポイントに気をつけなければいけないか、どんな情報を揃えないといけないか、の認知の部分を揃えるのが必要です。
そして、得られた情報をどう判断するかの部分も共有しないといけません。
実行のレベル（技術レベル）に多少の差があっても、認知と判断の基準が揃っているとチームは前進できます。
「誰かの許可を得ないといけない」ことでスピードや自主性が高まらないコトがあります。
どの程度の自由な判断を認めるのかを、チームで決めておくといいです。
自由にできないことがストレスになり、チームを離れるメンバーも少なからずいるので、重要なテーマです。
例えばリーダーやメンバーが「確認」と称して、やり方、進め方の一つ一つに注文をつけると、スピード、自主性、モチベーションが高まらない場面が生まれます。
「信じて任せる」のもチームで進むための重要なファクターです。
まとめ
良かれと思って行っている「確認作業」がチームの生産性に影響を出す可能性を実体験ベースでまとめました。
確認自体が悪いことではありません。
例えば、病院の手術室や工事現場では指差呼称で確認することでミスを防ぎます。
個人の自由な判断が事故を招く状況においては確認は重要です。
しかし、状況によってはその確認がチームや個人のパフォーマンスを落とす場合もあるのです。
どういう場面で、確認を消していくのか、または確認を強化するのかの判断基準が統一されているチームは前進していくでしょうね。
判断基準が統一されるまでは、個々のレベルアップ、チーム内でのトレーニングが必要となります。
どんなチームでも確認を減らせばいいわけではなく、「確認作業を行う理由」について明確にできればいいのだと思います。
確認がいらないくらい、認知、判断、実行のレベルが揃っているチームが理想でしょうね。
そんなチームには、自由が生まれることでしょう。
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