ドキュメントが作成されない問題を考えてみる Part２

前回お話させていただいたこちらの続編です！

ドキュメントが残らない・・ってお困りのチームって結構あるみたいなんですよね。自分がいた会社は結構この問題に悩んでいたとこは多かったです。

ドキュメント作成されない理由で、実際見たことのある１つはこれです。

・せっかく作ったのに叩かれる

現場でこんなのみました。

例えば、ドキュメントを作る文化がない会社があったとします。

ある人が、この状況をなんとかしようと、ドキュメントを良かれと思って作り始める事にしました。

でも、作ったらこんな事になっちゃったんです。

これって「まず否定から入る文化の会社」によくありがちなんです。

意外と大きな会社の方がこれに遭遇する率高い気がしましたが気のせいでしょうか・・？

こんな状況でドキュメントを作りたいと思う人は、かなりの勇者です。

後出しで否定するだけなら、アホでもできますし、否定のみで終わるのは建設的ではありません。

これを見て気を付けようと思った事

実際、こういう場面を私よく見てきたので、ドキュメントを作ってくれた人に私は以下を気を付けるようにしています。

まず時間を割いて作ってくれた事をちゃんと感謝します。そして、ちゃんとドキュメントを確認し、良い部分を探しましょう。

その上で変えたほうが良い部分は、「こう書けば解りやすくなるんじゃない？」みたいに「否定」ではなく「提案」をする。

そして、作成者が「そうかな？私はこう思うけど？」みたいに、ちゃんと反論できるような流れを作れたら、尚良いと考えています。

こういう仕組み作りは１人ではできません。協力者の輪を広げる必要があります。

私はこんな風に仕組みを作ります

例えば、自分がチームリーダーの場合は、ドキュメントは評価しますし、以下の仕組みを決めて行います。

もちろん評価されるためにアピールするコツも教えます。

・最初に方針の認識合わせはする（誰のため、どんな効果）
・ドキュメントの作成時間はスケジュールのブロックをしてもよい
・完成したら必ず、公開のお知らせをする
・置き場所・何に書くかを統一する（パワポ？ワード？など）
・定例会でドキュメントも議題にあげる

最後に

ドキュメントの作成は、会社にノウハウを残すためであったり、間違った手順を行わないように誘導したり、重要なものです。

ドキュメントは作ってくれた人を勝手に担当にして、更新管理などの丸投げをするような事をしてはいけません。

ドキュメントはそれぞれの人が、自発的に作成する習慣が出来ると、誰かが見つけたノウハウを、他の誰かが生かす事もできるので、スタッフの知識向上につながります。

ドキュメントって、会社全体に影響がでるような重要なものなのに、軽くみている企業が多い気がするんです。

ドキュメントを作るための時間はちゃんと確保するべきですし、誰かが作成してくれたら、ちゃんと評価もするべきです。

今回は以上です！

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よっしーTECH