Zoom会議を盛り上げるための大事な心づかいとは

今日はZoomというWEB会議システムを使うときのちょっとしたポイントをご紹介。

＊ ＊ ＊

先日、たびたび参加させていただいているエンジニアLinkという活動にWEB会議システム『Zoom』を使って参加しました。

エンジニアLinkとは、『エンジニアが自分の仕事の「面白さ」を実感できる！自らしかけようとするエンジニアを増やす！』を合言葉に、株式会社スコラ・コンサルトのメンバーを中心に多種多様な企業で働く人たちが活動するイベントです。

Zoomとは、WEB会議システムのひとつです。ビデオ通話、音声通話、パワーポイント等のスライドシェアが可能で、40分以内の会議なら誰でも無料で始めることができるありがたいシステムです。

改めてZoomシステムの便利さを感じたのですが、WEBで参加していたメンバーは、青森、東京、名古屋（自分）、島根と、まさに全国を繋いで開催されました！

そして参加の仕方も様々で、自宅から、会社から、はたまた会社から自宅への移動中に参加するツワモノまでおりました。

ちなみに、そのツワモノは僕ですが…。

でも実はツワモノでもなんでもなくて。

会社では撮影制限の都合でZoomでのWEB会議に参加できない、家に帰れば2歳の息子がイタズラしにくるので落ち着いて参加できない…。

でもこの日はたまたま会社から家まで片道2時間の帰宅時間が、WEB会議の開催時間とピッタリ重なったので、これは参加するしかない…！と、参加してみたのでした。

この日は発表者の方があらかじめ決まっていて、日々の活動のお話を伺ったり、ワークをやってみたり…充実した2時間でした。

「私も広い意味ではエンジニア…」という方にはぜひ中を覗きにきて欲しいので楽しい会議・セミナーの内容はあえて書きませんが（笑）、WEB会議システムって上手に使えば本当に便利だなと改めて感じた日でした。

WEB会議を日常的に仕事で使っている人も多いと思いますが、労働政策研究・研修機構の東京商工リサーチデータベース登録企業（100名以上）12,000社を対象におこなわれた調査では、調査に回答した企業の約半数の企業がWEB会議システムを導入しているそうです。

導入企業の中で実際にWEB会議が「ある」と回答した人はそのうち6割程度とのことで、個人的には、世の中に普及はしつつあるけど、まだ誰もが使いこなす日常ツールとまではいかない、って印象です。

そんなツールのひとつであるZoomを使ったWEB会議は、ファシリテーターの方がWEB会議に慣れていらっしゃったこと、WEB会議ならではの心配りをしていただいていたことで、とても“やりやすい”WEB会議でした。

WEB会議を快適に進めるために大事だと感じたこと

個人的なメモ程度ですが、今回のWEB会議で気づいたことをここに記しておきたいと思います。

その１
ホスト（会議主催者、ファシリテーター）がWEB会議システムの使い方を適宜説明する・・・これはワンポイントアドバイス的なやつ。例えば「発言しないときは雑音を取り除くためマイクをOFFにしてくださいね〜」とか。

その２
WEB参加者に対する心配り①・・・僕が参加したWEB会議は東京の会場で実際に集まった人もおり、WEBでの参加者もおり、という状況でした。東京の現場だけ盛り上がっていてWEB参加者は傍観者…みたいにならないように、例えば現場で自己紹介をしあっている時間はWEB参加者同士で自己紹介するように進行してくれたり。あとは現場にいないからこそ、「今移動中ですか？」「自宅ですか？」「声を出してもいい状況ですか？」と状況を適宜確認することが大事だなと。

その３
WEB参加者に対する心配り②・・・遠隔地にいるから発言のタイミングが合わなかったりしがちだなと感じます。そこはホスト（ファシリテーター）の方が質問を順番にふってくれたり、「いま音声通話できない〇〇さんからチャットでこんな質問が来ていまして…」みたいに良きタイミングで発言を拾って会話に織り交ぜてくれたり。やっぱりファシリテーション力、大事だなって思いました。

その４
慣れるしかない・・・それを言っちゃ…って感じかもしれないけど、何度かWEB会議に参加して使い慣れるしかない、という部分もあるように思います。１回自分がホストとしてWEB会議を開いてみれば、システム的に何が難しいか、どこが使いにくいか、普段のプレゼンと比べてどこをWEB会議用にカスタマイズするべきか…見えてくる気がします。

WEB会議は、自宅でも、会社でも、移動中の電車内でも、どこでも参加できてしまうのがいいところですね（当たり前の話ですが）。

「発言しないなら会議に参加する意味はない」と思う人もいらっしゃるかもしれませんが、だいたいどのWEB会議ツールもチャット機能がついてますので、テキストを通じて発言することも可能です。

だから、あまり大きな声が出せない電車移動中の僕でも、気兼ねなく参加することができました。

最後には

「自分ももっと、使いこなせるようになりたいなぁ…」

と思った、WEB会議なのでした。

このnoteは、日々の暮らしや気づき・学びを綴っています。何気ない気づきがあなたの行動のきっかけになれば幸いです。

この記事の写真は mohamed HassanによるPixabayからの画像 を使わせていただきました。ありがとうございます。