リモートワークを制するのは「チャット」と「議事録」では？

議事録。

　社会人なりたての新人の方は先輩に依頼され、面倒に思いつつなんとなくこなす業務ではないでしょうか。

　だけどマジで舐めない方が良いと思います。

　何故ならリモートワークが主流になった昨今では「出席態度」というのは「文字」しか表せないからです。

　そして議事録はオフラインでも出した方が良いです。

　議論メシでもZoom会議でのチャットは促進していますが、それは会社でも恩恵を頂いているタスクだと思っています。

　見る限り、他の方は経験がないからチャットが出来ないのです。迂闊な発言も出来ないですからね。

話を聞くことを「タスク」にする

　会議がダルいのは「聞くだけ」のタスクだからです。　

　しかし、「会議の内容を全て理解し、まとめる」ゲームになれば途端に面白くなります。

この記事では

①議事録作成で身につくスキル
②良い議事録をまとめるコツ
の①について解説していきます。②は次の記事になります。

議事録を作ることで身につくスキルは大きく分けて3つ

①分からないことが分かるスキル

　新人の方が議事録をとる最大の恩恵です。
　社会人なりたてのころは、現場配属前に研修を受けたとしても実務面で必要とされるスキルには程遠いため、何もわからず立ち尽くしてしまいがちではないでしょうか？

　いわゆる「分からないことが分からない」状態です。この状態を打破するには実務に飛び込むほかありません。

　ただ、新人の立場だとどうしても先輩の後をついていくだけで、発言の機会をもらえるのはなかなかレアケースでしょう。

　そこで、実務に飛び込めるのが議事録です。

　議事録をとる中で、意味を調べていく言葉がたくさんピックアップできると思います。

　例えばRFP/PR/POという単語が会議中に出てきました。調べると下記の意味になります。

RFP（Request for Proposal）＝提案依頼書

PO（purchase order）＝発注書

PR(purchase request)=購買要求書

　これで次仕事にこれらの単語が出てきても大丈夫になりました。

　この「分からないことが分かる」ことこそ議事録をとる醍醐味です。

②カテゴリーごとに情報をまとめるスキル

　情報をカテゴリー別にまとめるスキルは仕事のすべての局面で必要とされます。例をあげてみましょう。

例A：営業資料作成時、お客さまの課題に対して自社のサービスのうちどれが貢献できるか分類し、提案書として起こす
例B：今月の請求書のうち請求済みと未請求のものを分け、さらに郵送するものとメールで送るものに分ける

　このように情報をまとめるスキルは職種問わず必要とされ、議事録で飛躍的に高めることができます。

③重要度で情報を取捨選択できるスキル

　議事録は必ずしもすべての情報を盛り込む必要はありません。

　また、あまりに瑣末なことをまとめても、かえって重要度の高い情報が埋もれてしまうリスクがあります。

　重要な情報とそうでない情報を取捨選択し、同じカテゴリーごとにまとめる、リアルタイムで緊張感をもって実践できるのは議事録ならではの魅力です。

まとめ

　【結論】リモートワークが主流になった昨今では「出席態度」というのはもう「文字」しか表せないので「チャット」と「議事録」は舐めない方が良いです。

　次に議事録で身につく3つのスキルをまとめます。

①分からないことが分かるスキル
②カテゴリーごとに情報をまとめるスキル
③重要度で情報を取捨選択できるスキル

　どれも社会人歴・職種問わず、どんな局面でも活用できるスキルです。
　早く身につければ身につけるほどに仕事の基礎体力を飛躍的に上げてくれるでしょう。多分！

　お役に立てれば幸いです。

【参考】『議事録には仕事のすべてがつまっている（前編）』https://note.com/tasuku_i/n/n45e4c032c8b9