ドラッカー風エクササイズで期待をすり合わせたら、チームにいい変化があった【効果的に実施するために工夫したこと】

こんにちは！ミニモのデザイナーのこなすです🍆

今回は、ミニモのデザインチームで実施したチームビルディングのワークショップについて書きます📝

実施のきっかけ

最近メンバーの入れ替わりがあり、デザインチームは新体制になりました🎉

しかし、お互いのことをよく知る機会がないまま時間が過ぎてしまい、
コロナ禍で対面でのコミュニケーションが減ったことも相まって、チームとしてうまく連携できていないような実感がありました。

そこで、この状況を解消するために、ドラッカー風エクササイズを実施することにしました👀💡

ドラッカー風エクササイズって？🤔

相互理解の促進と期待のすりあわせる効果があり、特にプロジェクトの開始時や新メンバーを迎えるときに効果的と言われている、チームビルディングの手法です。

やることはシンプルで、自分の得意なことや価値観に関する4つの質問へ全員が答えて、その回答をメンバーとシェアする、というもの。

調べてみると取組みの事例も多く、今回は以下の記事を参考にさせていただきました🙏

「ドラッカー風エクササイズ」で期待をすりあわせて安全なチームに - Pepabo Tech Portal

ミニモでも過去にデザインチームや、エンジニア/ディレクター含む開発チームでも取り組んだことがあり、
今回は、その時の知見を活かして試行錯誤しながらファシリテーションに挑戦することに💪

ワークショップの一連の流れと合わせて、工夫したポイントをご紹介します。

ワークショップの流れ

今回は工程を二日間に分け、計2時間半くらいでワークショップを実施しました。

エクササイズの導入

最初に、実施に至った背景と目的を説明をします。

気軽に取り組んで欲しいこと、お互いのことを知ってコミュニケーションのきっかけとしてほしいことを伝えました。

また、自己開示しやすい雰囲気を自分から率先して作ることを心がけました。

次に、エクササイズで回答してもらう質問について説明します。

今回は本家ドラッカー風エクササイズの質問をミニモエディションとして質問内容を一部カスタマイズして実施しました。

そのねらいは次の３つです。

①お互いへの期待すり合わせること
自分が得意で貢献したいと思っていることと、メンバーから期待されていることの認識があっているのか、ズレているのか確認する。

②個人レベルだけでなくチームとしてどうありたいかを考えること
チーム全体への期待も書き出すことで、どんなチームでありたいかを考えるきっかけを作る。

③お互いのバックグランドをより理解しやすくすること
これまでの経歴と、16personalitiesやstrength finderなどの性格や素質の診断ツールの結果をシェアすることで客観的な事実として理解しやすくする。

このように、チームの状況や実施する目的に合わせて内容をチューニングできると、感じている課題にフィットしてより実りのある時間にできると思います。

次に、エクササイズの大まかな流れを説明します。

記入タイムと発表タイム繰り返し、最後に結果を確認して感想を共有する形式で実施しました。

なお、１日目はその場で記入タイムを設けたのですが、事前に考えておきたい！との声があり
２日目は残りの回答を任意で事前に書いておくのもOK、
当日の記入タイムで追記もOKということにしました🙆‍♀️

・事前準備をさせないことで負担を減らせる
・事前準備の時間があることでじっくり考えられる
など、どちらにもメリットがあるのでメンバーのスタンスに合わせてスムーズに進められる方を採用できると良さそうです。

記入タイム

記入タイムでは、質問に対してどんなことを書いたらいいかのポイントや例文を説明しながら記入をサポートしました。

ファシリテーションをしながら自分もエクササイズに参加する場合は、記入のサポートとタイムキープに徹するため、あらかじめ回答を用意しておくのがおすすめです。

発表タイム

発表タイムでは、回答した内容のそのきっかけや理由、そう思うようになったエピソードも踏まえて共有してもらうようにしました。

価値観や持論の背景には、その人自身が経験したことやその時に感じたことが根拠になっていると思うからです。

実際に、なぜそう思うようになったかを含めて知れたことで、これまでよりもその人について深く理解できたように感じました。

結果を確認&感想をシェアするタイム

全員分の発表が終わったら、出揃った一人一人の回答を確認し、最後にワークをやってみての感想を共有し合います。

記入タイムと発表タイムが白熱してしまって長くなると、ここに時間を取るのはなかなか難しいです。
（過去にやった時も、今回も駆け足になってしまいました😇）

なので、ワーク後に気づきや感想をざっくばらんに話せるようなランチなどの時間を用意しておくことをおすすめします。

その他、実施する上で気をつけたこと

今回はリモートからでも参加しやすいよう、miroを使用してワークショップを実施しました。

事前に質問と回答欄のフレームと、記入用ポストイットのテンプレを用意しておくことで、スムーズにワークをはじめることができました。

また、発表タイム中は絵文字や小さいポストイットを用いてmiro上で発話者以外のリアクションが見えるようにしました👀📝

このおかげで、リモートでの開催でもシーンとなって気まずさを感じたりすることなく、進めることが出来ました😌

ワーク終了後には、結果をまとめて部内に共有しました。

miroを使ったことで結果の書き起こしが不要になり（前回までは、対面でポストイットとペンを使って回答していたため必要だった）ワーク後のまとめ作業の簡略化にも繋がりました。

↓miroのフレームを書き出すだけ

工夫したポイントまとめ

沢山書いてしまったので、特に大事だと感じたポイントをまとめます。

💡実施内容はチームの状況や感じている課題に合わせて、カスタマイズすると効果的

💡発表タイムでは、理由やそのきっかけとなったエピソードも踏まえて発表するとより理解しやすくなる

💡リモートで開催するときは、共同編集できるツールを使い、発話してる人以外のリアクションが見える工夫をするといい感じの雰囲気で進められる

やってみてどうだったか

メンバーから寄せられたワークをやってみての感想を一部ご紹介します💁‍♀️

・みんなのキャラクターや、どんな想いで働いてるかなどをしれて有意義だった。元から知ってたメンバーについてもより理解が深まってよかった。

・他人から改めて期待してることを言われる機会って普段なかなかないので、新鮮だったし、ためになった。

・今回のワークをやって終わりじゃなくて、期待されてることを実行する、など具体的なアクションにつなげたい。

・デザイナー同士でやるときはデザインについての質問があったり、経歴と合わせてこれまでの作品を見せあったりしても面白いかも

・周りにどんなことを期待されてるのかわかると素直に嬉しいし、自分が期待されてると思うことと、実際に期待されてることが一致してるとわかると自分の行動に自信が持てる。期待が合致してなくても気づきのきっかけになった

などなど。
嬉しい感想や、次に繋げるられるような意見もいただくことができました。

ワーク実施後に起きた、嬉しい変化を紹介👇

・メンバーが、周りから期待されてると分かったことを早速実行してくれたこと。（他部署でのデザインレビューについての知見を共有してくれたり👀）

・メンバー間でのコミュニケーションがしやすくなり、デザイナーとして、デザイングループとして成長していくためには、といった深い話ができるようになったこと。

・自分が伸ばしたいと表明した領域に挑戦できるタスクにアサインしてもらえたこと。

🥺嬉・・・

また、普段思っていてもなかなか口に出さないような想いを表明したり、聞けたりしたことで仕事へのモチベーションが爆上がりました🔥😇💪

より強いデザインチームにしていきたいし、より良いプロダクト、デザインを世の中に届けていきたいです。

（そのためにも、もっと強くならねばという気持ちも込めて…）

チームでのすれ違いを感じていたら、是非ドラッカー風エクササイズに取り組んでみてください。
コミュニケーションが円滑で、連携しあえるチームになる一歩につながるかも。

最後まで読んでくださり、ありがとうございました！