人間は忘れやすく、飽きやすく、見通しが甘いことを前提にしたタスク管理

「仕事が早いですね〜」とご評価いただくことと「どうやってそんなに仕事をこなしているんですか？」とご質問をいただくことがあります。

そんなに特別なことをやっているつもりはなかったのですが、先日おはなししたら、ちょっとそうでもなさそうな感じだったので、まとめてみます。

人は忘れやすく、飽きっぽく、見通しが甘い生き物である

相対的な比較はしづらいので私について考えると、人は思いっきり忘れやすい生き物だと思います。

しっかり覚えていると思っていても、しっかり忘れている。歳を重ね、いろいろやることが増えていったり、関わる組織が増えるほど、忘れがちになるというか、覚えきれなくなったり、別の組織の仕事をこっちの組織の仕事とごっちゃになったり。

なので、自分を信じないわけではないのですが、自分は忘れることを前提にしたタスク管理が大切だとあるときに気づきました。

そしてこれは私が特にそうなのですが、飽きっぽい…長く何かを続けるのは本当に面白いこと、脳の報酬系が刺激されることなら続けられますが、そうじゃないと集中力はそんなに続かないものです。だから飽きっぽいことも考慮したタスク管理が大事です。

それから見通しの甘さも人に備わった性能だと思います。「これくらいで大丈夫だろう」と思ったことが見積もりどおりにピッタリ成功した経験って、どれくらいありますか？
実際に触れてみて「おっと、そうきたか」といったことがよくありませんか？
だから、自分は見通しが甘いことを念頭におくことも重要です。

忘れやすさを前提としたタスク管理

忘れやすいことを念頭におくと、やるべきことは1つです。

未来の自分に予約をいれるのです。

私の場合、手帳は使わずにGoogle Calenderに仕事もプライベートを問わずにすべての予定を入れています。
おそらく「それくらいやっているよ」という方は多いと思います。

そこにもう一つ、Google CalenderのToDoリスト機能を使っています。

ToDoリストには一瞬で終わる作業から、長期的な取り組みのマイルストーンまでいれています。
大事なのはToDoリストを書くだけでなく「いつ行うのか？」を設定しておくことです。
実施する日時を設定すると、終わっていないことがカレンダー上で目に飛び込んできます。
スマホにToDoリストアプリをいれておくと、終わっていないことがさらにくっきりとわかります。

スケジュールは1時間刻みで登録する

飽きっぽさをカバーするために気をつけているのは、1つの作業を細切れにすることです。

具体的にはGoogle Calenderに登録するときにはできれば30分単位、長くとも1時間枠までとしています。

高校までの授業が50分で大学だと90分、たぶん人間の集中力が続く限界がこのあたりなのだと思います。

また考える系の仕事で30分悩んで何も出てこなかったら、気分を変えたり、人に相談したり、走ったりしたほうが何かが生まれるものです。

一方で分析系の仕事は1時間以上ぶっ続けにすると、そのあと別の仕事に切り替えるのが大変になります。また探索的分析といえば聞こえはいいですが、どんどん本筋から離れた作業をしがちになります。

だから時間を区切って、脳にストレスをかけすぎず、適度な休憩をいれて、次の作業も進められるようにしています。

とにかくひとまず早く着手する

見通しの甘さがあるなら、対処の仕方は一択です。

それはひとまず着手して見通しをクリアにすることです。
未来にやることが決まって、少しでも余裕時間があれば、ひとまず取り掛かります。

取り掛かることで、なにがわからないことが明確になります。
わからないことが明確になればどういう調査が必要なのかがわかります。
そうしたら誰に聞こうとかリサーチの準備が必要だ、とどんどんその先に行うべきタスクがクリアになります。

その結果、仕事の全体像とかかる時間が見えてきます。
全体が見えてくれば、少し心にも余裕ができて、落ち着いて取り組めます。

さらに早めに着手することで、仕上がりタイミングも早められ、アウトプットに磨きをかける時間的な余裕ができます。

私の場合、クライアントさまへ分析結果に基づくマーケティング施策を提案する機会が多いのです。ダイレクトにクライアントさまへご報告する手前に、関係者への報告の機会を早めに行えるように作業を進めて、関係者の反応を見て、報告をブラッシュアップするといった手順で仕事を進めています。
この手順を踏むと、一度関係者チェックを受けた状態なので、クライアントさまへの報告するときには、わかりやすさや伝わりやすさが格段にあがっていて、報告会がとても実りの大きい時間になります。

ということで、着手するタイミングを早めるといいことだらけなので、できるかぎり早くから着手しましょう。

まとめ

少しでも仕事を早めるために私が気をつけていることをまとめます。

• 仕事が決まったらGoogle Calenderに登録する。ToDoリストも登録してリマインドしてもらう。

• カレンダー登録する時は30分枠または60分枠とする。それ以上の長さになる仕事は細切れにする。

• カレンダー登録した日よりも前にできるなら、少しでも早く着手する。着手して見通しをクリアにする。

ご紹介した仕事の進め方が少しでもあなたのお役に立てれば幸いです。

最後までお読みいただきありがとうございました〜