コピーライターが教える読みやすいメール　〜相手の立場で考える〜

先日、社内研修でコピーライターが教える「読みやすいメール」という講義をして、こんな感想をもらいました。

・受講したその日からメール1通1通への意識が変わりました
・今まで誰も教えてくれなかったコツなどを教えてもらえてよかった
・メールの送り方の基礎が学べた

わたしが話したのはいわゆる「ビジネスメールの書き方」ではありません。でも、なかなか評判がよかったので紹介したいと思います。

みなさんは、自分のメールが相手にとって読みやすいかどうかを考えたことはあるでしょうか？

無自覚に送ってしまう、読みにくいメール

はじめに、この現実を知ってください。

”メールが読みにくかったり、わかりにくかったりしても、自分では気がつけない。”

もしこれまでに「読みにくいよ（わかりにくいよ）」と直接言われたことがある人は、言ってくれた相手に感謝しましょう。社内ならまだしも、社外の人が注意してくれることはまずありません。

たいていの場合は「このメールわかりづらいな…」と思っても、仕事だから読んでくれるし理解してくれます。それゆえ本人は無自覚のまま、読みにくいメールを送り続けてしまうのです。ちょっと怖い話ですよね。

では「読みやすいメール」を書くために必要なことは何か？

それはダメな例を知ることです。

相手にメールを探させるのはダメ

あなたはこんなメールを送ったことがありませんか？

よりみち様
先ほどお送りしているPDFですが、 ご確認いただいてますでしょうか？
何卒よろしくお願いいたします。

内容は「すでに送っているPDFを確認してほしい」ということ。相手の返信が遅かったのでしょうか。少し催促している感じですがべつに失礼なことではありません。それに文章が読みにくいわけではないです。が、問題なのはここ。

よりみち様
先ほどお送りしているPDFですが、 ご確認いただいてますでしょうか？
何卒よろしくお願いいたします。

「先ほどお送りしているPDF」。ほかにも「何時何分に送ったPDF」「先日送ったPDF」など多彩なバリエーションがありますが、すべてやめた方がいいです。

なぜなら「相手にメールを探させる」から。これは時間のロスだし、相手に負担をかけます。

記事のタイトルにもしましたが、メールを探させる人はけっこう多いです。どこがまずいのか、相手の気持ちを想像してみましょう。

忙しい人は毎日、何十通というメールを受信します。いくつも仕事を同時進行していたら、見落したり気づかずにスルーしてしまうことだってある。

そんな時に「さっき送ったPDFって確認してもらってますか？」とメールが来たらどうでしょう。どのPDFのことを言ってるの？と思いますよね。受信トレイを行ったり来たりして探さなくてはいけない。かなり面倒くさいはずです。

そのメールで完結させよう

だから、書き方をこう変えてみましょう。

（元メール）
よりみち様
先ほどお送りしているPDFですが、 ご確認いただいてますでしょうか？
何卒よろしくお願いいたします。
↓
（改善メール）
よりみち様
PDFをお送りします。（先ほど送ったものと同じです）
18時までにご確認いただけますか？
何卒よろしくお願いいたします。

ここがポイント

・すぐ確認してほしいならデータをもう一度添付する
（カッコ内は書いても書かなくてもOK）
・返事がほしい時間を書く

簡単ですね。わざわざ相手に探させないで自分で再添付する。そして早く返事がほしいなら、かならず時間も書きましょう。

相手には相手の都合があります。いつもあなたとのやりとりを優先できるわけではありません。気持ちのいいコミュニケーションのためにも、相手に余計な手間をかけさせない、読みやすいメールを書くことは大切です。

今回のまとめ

✔︎あなたも無自覚に読みにくいメールを送っているかも
✔︎相手にメールを探させない、そのメールで完結させよう
✔︎読みやすいメールで円滑なコミュニケーションを

次回も、コピーライターとして教えられる「読みやすいメール」のコツを紹介しますね！ お役に立てたら嬉しいです。

アンニョン〜👋

文：シノ