社内の体制を整える

　おはようございます。弁護士の檜山洋子です。

　noteを書いていると、「こんなことにならないように社内の体制を整えましょう」と締めくくることが多いのですが、「社内の体制を整える」って、具体的にはどういうこと？と思われている方もいらっしゃることでしょう。

　そこで今日は、社内体制を整えることについて、考えてみようと思います。

ＰＤＣＡを回す

　会社経営者や何かのプロジェクトに取り組んだ人なら一度は聞いたことのある、「ＰＤＣＡを回す」というフレーズ。

　今さら説明なんていらないよ、と言われそうですが、一応確認しておきます。

「Ｐ」は、Planの「Ｐ」、つまり、計画を立てること。

「Ｄ」は、Doの「Ｄ」、つまり、実行すること。

「Ｃ」は、Checkの「Ｃ」、つまり、評価すること。

「Ａ」は、Actionの「Ａ」、つまり、改善すること。

　これを、Ｐ⇒Ｄ⇒Ｃ⇒Ａと進めていき、最後はＡ⇒Ｐに戻すので、ＰＤＣＡを「回す」というのです。

　私は、だいたい「Ｃ」と「Ａ」のパートが苦手で、「Ｐ」と「Ｄ」ばかりしているのですが、それだと、やりっ放しで改善ができないので成長しにくいんです・・・むしろ、「Ｃ」と「Ａ」の方が大切だと言われています。

Planする

　まず、最初に計画を立てますが、その前に、現状を把握することが必要です。

　現在の会社の体制はどうですか？

　就業規則は整っていますか？

　労働関係の法律に精通している従業員はいますか？

　必要な届出はできていますか？

　違法な状態になっているものはないか、補充すべきことはないか、まずは、全部の項目を洗い出してみましょう。

　その上で、優先順位をつけましょう。優先順位は、期限が迫っているものと、期限は迫っていないものの会社に大きなインパクトを与える可能性のあるものを優先させるようにしてください。

　他の業務との兼ね合いもありますので、全てを直ちに完璧にすることはできません。

　年間計画で、いつ何をするか配置していきましょう。

　また、その際、法律の改正についても漏れのないようにして、法改正に備えた体制作りをするようにしましょう。

Doする

　計画を立てた次は、その計画に従って実際に体制を整えていきましょう。

　就業規則等の社内規則の整備はもっとも大切ですので、その辺りが不十分な会社は、そこから手を付けていくようにすると良いでしょう。

　ただ、社内規則は、全部整えることは現実的ではありません。今の会社に絶対必要な最低限のものだけを準備してください。規則がたくさんありすぎると、それを定期的に改訂していくだけでもかなりの労力がかかります。

　規則は“作って終わり“ではなく、日常的に使い、必要に応じて手を加えていく必要があります。

　どこにどんな規定があるかも把握できないほどたくさんの規定をとりあえず作る、ということは決してしてはなりません。

　規定類だけでなく、人的な体制も整えましょう。

　誰が労務の責任者であるかを明確にし、決済の方法などの手順も決め、それを誰もがわかる形式の手順書に書いてみましょう。

　また、体制を整えたのに、従業員はおろか役員もその内容を把握していなかった、ということのないよう、社員教育にも力を入れる必要があるでしょう。

Checkする

　一旦体制が整って動き始めれば、定期的に、見直してみることが必要です。

　計画どおりに実行されているかを確認することは当然ですが、そもそもの計画を見直す必要があることもあります。特に、従業員の数に増減があったときや、人事制度を変更したとき、法律が改正されるときには、根本の就業規則らか見直す必要が出てくるかもしれません。

　そのような時は、再度Planからやり直さなければなりません。

Actionする

　そうしてCheckしたら、それを踏まえて次のActionに反映させましょう。

　Checkだけしてそのまま放置する、ということもよく見受けられますが、修正して次のPlan、Doにつなげなければ、日々成長していく会社に合った労務体制の構築はできません。

専門家をうまく利用しましょう

　ＰＤＣＡを回すことは、古くから行われてきた手法ですが、実際に実効的に行うことは実は大変難しく、途中で投げ出してしまうことも少なくありません。

　特に、労務に関して社内体制を整えるのは、専門的な知識がないと進められません。

　専門家に継続的に会社経営に関わってもらうことをお勧めします。

　特に、労務体制の構築については、信頼できる社会保険労務士に入ってもらい、会社の実状を十分把握してもらって行うべきです。