「仕事の抜け漏れを防ぐ」について

先日以下の記事を読みました。

返信（レスポンス）が速い人は仕事ができる
https://note.com/insidesales_job/n/n52f988b8a85c
レスが速い = 発見が速い × 判断が速い × 実行が速い

レスが速いことを体系的に分解、解説されており、とても素晴らしい記事でした。自分も何か近い表現ができないかと思い「仕事の抜け漏れを防ぐこと」について解説してみようと思います。
(完璧ではないですが抜け漏れは少ない方だと思うので)

ちなみに業務の抜け漏れが少ないというのは
「関係者で決めた期限までにアウトプットを納める」ことを指します。

一旦期限までに納めたかどうかが重要でアウトプットの質は今回は気にしません。期限に間に合ったけどアウトプットの質が低くてやり直し！は抜け漏れは発生していないということにします。(期限と質は別な話かと思いますので）

抜け漏れが少ない＝先を見る x 記録する x 記録を見返す

 個人的にはこの3つで抜け漏れがある程度防げてるのでは、と思っています。それぞれ解説します。

先を見る

まず予定の確認です。予定を確認する際に、今日、明日などの近い予定を中心に確認する方が多いかもしれません。
（来週以降の少し先の予定はカレンダーに入ってるけど見てない状況）
そうすると、来週以降の予定やそれに必要な作業の着手が遅れてしまう場合があります。

なので、自分は1日に1度は1か月先くらいまでの予定を確認し、そこから3週間後、2週間後、1週間後、今週のような感じで予定を確認し、〇日後にこのイベント(会議など)がある、それまでにこの報告書、資料が必要、、と照らし合わせ必要な作業、アクションを確認してます。

なので、もし今日、明日といった近い予定しか確認してない、という方は少し先の予定も気にすると抜け漏れを防ぐ気づきが得られるかもしれません。

記録する

予定を確認して必要な作業やアクションがわかったらそれを記録します。

・いついつまでに報告書をまとめる
・いついつまでに○○の作業をする

など。
これを自分の頭だけで記憶して覚えようとするとどこかで絶対漏れるので、自分の頭以外のどこかに記録します。

この際、
・手を動かす「作業(タスク)」
・会議などの「予定」
に別れるかと思います。

話が少しそれますが、何か物事を記録する場合1つの場所に集約して記録するのがよい、的な情報をよく聞いたりします。ただ、自分は「作業」と「予定」は種類が異なる業務なので、1つの場所ではなく別々な場所に記録するようにしています。

「作業」はTodoリスト
「予定」はカレンダー

という感じで。
(予定をカレンダーに入れるのは行ってる人多いかもしれません）

カレンダーの備考欄に作業を並べて書いておいて1か所にまとめる、というのもいいかもしれませんが、そうすると、

・予定1(作業A)
・予定2(作業B、作業C)
・予定3(作業D)

という形で作業が予定に紐づき予定を開かないと作業が分からない状態になってしまいます。自分は作業A～作業Dという全部で4つの作業がある、という全体感が見たいので作業は作業としてまとめて記録するようにしています。

そうすると今度は予定の全体感が見えないのでは、となりそうですが、
そこは「先を見る」でカバーできるので個人的には問題ありません。

ということで業務が発生したら即どこかに記録します(クラウドにメモするなどデジタルが理想ですが、最悪手元の紙のメモ帳でもいいと思います)。
抜け漏れが多い人はここで自分の頭に記憶し、記録してないケースもあるかと思います。

記録を見返す

記録したものを見返す工程です。いくらどこかに記録してもそれを見返さなければ(思い出さなければ)頭で記憶して忘れることとあまり変わらないので抜け漏れに繋がります。

今回の例で言うと
「作業」はTodoリスト
「予定」はカレンダー
この2つですね。それぞれ見るのですが、どのくらいの頻度で見返すのかも重要かと思います。

自分の場合は
・朝仕事が始まる前に1日の確認で
・夜仕事の終わりに翌日以降の予習で
マストで見るのと、それ以外にも暇があれば、手元の作業がひと段落したらちょこちょこ見てます。(1日に10回以上は見てるかと思います）

ここの頻度は人それぞれかと思います。
自分はこの確認を全く苦に思わないのとむしろ確認しないと落ち着かないので数が多くても何も思わないのですが、そうでない人は抜け漏れが発生しないのであれば少なくてもいいと思います。

また、その確認の際に、
・この「作業」はどの「予定」で使うのか。
・この「予定」に必要な「作業」は何か。
という感じでリンクさせる感じで見るようにしてます。

以上、自分の中の仕事の抜け漏れを防ぐ手段についてまとめてみました。

「先を見る」、「記録する」、「記録を見返す」でしっかりと納期とやることを意識して実際に手を動かせばある程度抜け漏れは防げると思います。また、「先を見る」、「記録する」、「記録を見返す」の順に書きましたがどこが1番先というのは特にありません。それぞれが互いにリンクしている状態が大事だと思います。