返信（レスポンス）が速い人は仕事ができる
返信（以下、レス）が速い人は仕事ができると言われたりしますよね？そこでそれがそのまま本当だと仮定して「じゃあなんでその人はレスが速いのか」「どうしたらレスが速くなるのか」を少しんだけ構造的に考えてみたいと思います。
※レスの速さと仕事のレベルの相関、因果については言及しません。
※仕事ができる、仕事のレベルの定義についても言及しません。
※個人的なただの整理で考えながら書いてますので気軽に読んでください。
レスが速い、とはどういうことなのか
レスが速い = 発見が速い × 判断が速い × 実行が速い
個人的には上記のように分解できるなぁといま思いつきました。思いついただけなのでMECEなのかわかりません。あとでしれっと追記するかもしれません、許してください。ということでそれぞれをなるべく具体的に書いてみたいと思います。
発見が速い
レスをするためにはまず連絡がきているということを認識、つまり発見しなければいけません。レスが遅いとき「ごめん！まだ見れてなかった！いま見るね！」という言い訳をしたことありませんか？私はあります、ごめんなさい。また、成果を出す営業にインタビューした際に「特別はことはしていないです。ただレスの速さは意識しています。仕事残ってると気になるので…」と言っていたことを思い出しました。
メールBOXやチャットの未読が少ない
なんといってもこれです。ただこうするためには後述する”判断の速さ”が必要になってきますが取り急ぎ「一旦減らす」「増えないようにする」「3分以内に終わるものか確認する（時間必要なら未読に戻す）」を実行に移すことが必要です。
まずは「一旦減らす」です。未読が数百、数千、数万あるそこのあなた。もう一気に既読にしてしまってください。1000が1001件になっても気が付きませんし、増えても気にならなくなります。さぁメールBOXを開いて早速全件既読をやってしまいましょう。
次に「増えないようにする」です。一旦0にしたあとはメルマガ解除やメールの機能で不要なものが入ってこないようにしていきます。面倒ですがやっていくしかありません。それでもカレンダーの通知やチャットからの通知など受け取り拒否できないものもあると思います。そういったものはラベルなどを付けてメールBOXを経由せずにわけてしまいましょう。
その後の習慣で「3分以内に終わるものか確認する（時間必要なら未読に戻す）」を実行していきます。例えば簡単なアンケートや確認の連絡、資料の提供などはすぐに実行してしまいましょう。お客様からのメールも同様ですがよくある問い合わせに対してはメールテンプレートを作っておくと「面倒だなぁ」という気持ちに打ち勝つことができます。ちなみにメールはもちろんですがチャットツールも未読に戻せます。（アプリでもできます。Slackならコメントを長押しです。）
年末という最高のタイミングですから12月中にやってしまいましょう。やる日を決めてカレンダーに登録しちゃいましょう！ということで登録が終わってから次を読み進めてくれよな？約束だぜ？
判断が速い
メールを確認して3分以内かそうではないかを判断する、これはそこまで難しくありません。問題はここからでそれをどう対処していくか、が大きな問題です。そこでかなり勘違いされるのですが以下のポイント「すべてを自分で解決する必要はない」「ボールはすぐに次の人へ渡す」「知識があること以上に誰が知っているか知っていることが重要」を意識して行動すればすぐに判断が速くなります。
まずもってほしい意識が「すべてを自分で解決する必要はない」です。仕事はみんなでしていくものですし、場合によっては誰かの手を借りる、もしくは誰かに任せることで速く確実に実行できる、解決できることもたくさんあります。しかしすべてを自分でやらなくては、という意識が強すぎると「これはしっかり取り組んだ方が良いのであとでじっくりやろう」とタスクがみるみるうちに溜まっていきます。すると全体の作業効率はさらに下がっていくので悪循環を生むことになったり、ならなかったりします。
上記にも少し関係するのですがとにかく自分でボールを止めない意識を強くもってください。サッカーで例えるとわかりやすいのですがボールをタスクとするなら自分の足元で同時にいくつのボールをコントロールできますか？私はひとつが限界です。プロでも2つ3つが限界ではないですか？ただし、すぐにパスをすればあなたの足元はフリーです。これであれば同時に複数のボールを扱うことができます。具体的には「メールやチャットにはすぐに返信する」です。もちろん完成度を求められることもあるとは思いますが、例えば情報が足りない、もっとここを教えてほしい、一次対応はそれでOKだからつまずいたら教えて、など初動を早くして自分でボールを止めないことが重要です。
3つ目も上記と連動します。自分ではない誰かに解決してもらうのも、誰かにパスを出すのも、結局は「誰がその答えを知っているか（それを相談するのに最適か）」を知っていなくてはできません。ですからあなたがいまやるべきは社内に詳しくなることです。そして積極的にコミュニケーションを取り、真摯に向き合い人を助け、信頼残高を貯めることです。誰が知っているかがわかり気軽に相談できる関係を築くことができればあなたの問題解決スピードは飛躍的に伸びるはずです。
組織を作る側の方へ
3つ目の状況を表現する言葉で「トランザクティブメモリー（組織の記憶力）」という言葉があります。以下を引用しますのでぜひこの機会にご自身の組織や周辺組織との状況を考えるきっかけにしていただければ幸いです。
(1)ダニエル・ウェグナー教授がコンセプト化（1987年）
①組織の記憶力に重要なことは、組織全体が何を覚えているかではなく、組織のメンバーの「誰が何を知っているか」を知っておくことである。
「What」ではなく「Who knows what」である。
②組織の記憶力を飛躍的に伸ばすためには、「トランザクティブ・メモリー」を活用することが重要である。
③人は交流を深めれば「トランザクション・メモリー」を形成するが、強制的にゆがめれば組織全体の記憶効率が低下する可能性がある。
(2)ジョン・オースティン教授（2003年）
①「トランザクティブ・メモリー」は、グループのパフォーマンスにプラスの影響をもたらし、その中でも「専門性」と「正確性」が重要である。
②「トランザクティブ・メモリー」が効果的に働くためには、組織のメンバーそれぞれが専門性を高めていること、そして相手が「何を知っているか」を正しく把握していることが重要である。
加えて、きっとメンバーの方よりマネージャーやさらに上位役職者の皆さんの方が社内に詳しくお願いできる信頼残高をお持ちだと思いますのでぜひ課題解決を助けてあげてください。気軽に相談できる上司ほど最高のカードはありません。
実行が速い
これはもうなにも解説することがありません。すぐに実行してください。本気でやっていればミスがあろうと相談が稚拙だろうといつかきっと誰かが許してくれますし、自分が心配していることの8割は実際には起きないと言われているらしいです。そして人間の脳は動けばやる気がでるし、動かない限りはやる気がでないそうです。信じるか信じないかはおまかせしますが、実行力ほど実現性に個人差が少なく、実現した際の影響の大きな力はありません。つまり誰でも簡単にできるのにやり続ける人は成長し、評価されていくという意味です。
最後に
最後までお付き合いいただきありがとうございました。レスが速いと仕事ができるのかどうかはわかりませんが、僕のまわりにはそういう人が一定いるのも事実です。スキルレベルを上げていく、能力開発していくというのはとても大変なことで重要なことでもあります。もしそう思うなら「レスを早くすること」はきっと難易度が低いですし、身につけて特をすることが多くまさに投資対効果の高いモノだと思うのでぜひチャレンジしてみてください。
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しげの