「段取り」は、ゴールの合意に尽きる

会社での業務に関連した、ちょっとした工夫。
第三回目は、「段取り」について。

例えば、資料作成の期限直前に上司にダメ出しされて徹夜するはめになったり・・・

他には、上司から「3ヶ月で新サービスの営業を開始しろ！」と指示をされて、とりあえずプロジェクト化して検討出来ることから進めるというパターン。3ヶ月経った時点で検討中、もしくは、既存サービスにちょいと機能を追加してみました的な状態に陥ることはないでしょうか？
しかも、めちゃくちゃ働いたのに達成感なく疲弊しまくる。

この状態に陥る理由は、「段取り」が定まっていないことに他ならないのです。

「段取り」とは

辞書で調べると「段取りとは、事を運ぶための順序。事がうまく運ぶように、前もって手順を整えること」（大辞林）。
ビジネスに置き換えると、
「ゴールを達成するための作業スケジュールを整えること」となるかと。
ここで一番重要なのが、「ゴール」を設定して合意すること。

「ゴール」とは、「いつのタイミングで、どのような状態になっているか」

例えば、会議資料作成だとして、ゴールは単に資料を作ることではない。会議のタイミングで、会議の目的を達成するための資料が作成できていること、がゴールである。そうすると、そもそも会議の目的・ゴールが明確になっていない状態だと、どんな資料を作るべきか決まらないし、不安があれば前もって上司に相談するといったアクションが必要となる。
上記は、資料作成といった一見ゴールが分かりやすいが、気を付けいないといけないパターンです。

ちょっと難易度高いパターンが、「3ヶ月で新サービスの営業を開始しろ！」的な指示が曖昧すぎるパターン。
本来はPM(プロジェクトマネージャー)が任命され、PMO(プロジェクトマネジメントオフィサー)的な役割と協力して、ゴールの明確化、体制構築、スケジュール策定をすべきだが、組織立った動きができていないケースが多い。

そんな中でも、自分の担当業務を進めないといけない。そのような場合は、特にゴールを明確に設定して合意をしないと効率的に進めることはできない。

3ヶ月後にどのような状態を目指すか、をまず検討する。３カ月で新サービスを開始しないといけない背景と目的は何か？その目的に対してどのようなロードマップを描き、現実的に3ヶ月後に達成し得るゴールを設定して、合意する。

関係各所との合意に向けたコミュニケーション(根回しとか)は非常に面倒だが、これを怠ると今後の作業の無駄発生リスクになるため、絶対に怠ってはいけない。

ゴールの合意がなければ、検討した事に対して様々な思惑を持った関係者からゴール達成に直接関係ない事を含め、色んな茶々を入れられる。その茶々対応していたら3ヶ月経ち何もアウトプットできずに、茶々を入れてきた上司にしばかれるという地獄わ味う。この悲劇は実際よく目にしますorz

合意したゴールに向かって作業を進めていく中で、何かしらの要因(社長からのトップダウン指示とか)でゴールを変えざるを得ないことは頻繁に発生する。その際は、今までの作業を踏まえて、どこまで変更に耐え得るかを検討してゴールの再設定と合意をする必要がある。

ゴールが決まれば、それに向けて必要な成果物を洗い出す！

作業スケジュールを立てる際に重要なのが、ゴール(タイミングと状態)を達成するために必要な成果物を定義する。

例えば新サービスの営業開始がゴールなら、新サービスのコンテンツ、営業チャネル、営業ツール、申込・契約関連ツール、バックオフィス体制、情報管理の仕組みなど。

それらを作成・整備するための作業スケジュールを立てることで、ゴールへの道筋が明確になる。
逆に、成果物に繋がらない作業は不要もしくは優先度低となる。

サービス内容により必要成果物が変わることはあるが、まずは必要と思われる成果物洗い出して作業スケジュールを立て切ることが重要となる。
作業進捗に伴い、新たな作業、不要な作業が発生するので、定期的にスケジュールの見直しは必要だが、土台となるスケジュールが無ければ、どの作業にどのような影響があるか分からず、ゴールへの道筋が途絶えてしまう。

まとめ

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＜仕事の「段取り」についてのポイント＞
①ゴール設定と合意！
・「ゴール」とは、「いつのタイミングで、どのような状態になっているか」
・ゴールの合意に向けたコミュニケーションは怠らない
・必要に応じてゴールの再設定と再合意

②必要な成果物に向けた作業スケジュールを立てる！
・成果物に繋がらない作業は不要もしくは優先度低
・作業進捗に伴う見直しを随時行う
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個人的に一番残念だと思うのが、頑張った作業が成果に繋がらず疲弊してしまってる人が多いことです。
本人が悪いわけでなく、実は組織問題が起因していることも多いのですが、、少しでも無駄疲れを減らす一助となれば幸いだと思います^_^