先週５日間の時間の使い方をまとめてみた

今日は「時間の使い方を見直してみた」という話です。仕事上の時間の使い方ですね。4人チームで取り組んでいる仕事ですが、最近色々とカイゼンや見直しをやっています。その一環でみんなでやってみたことの一つです。

結果的にすごく気づきが多かったので、多忙感と閉塞感の入り乱れるチームや個人におすすめできる試みかなと感じました。

月〜金曜日の５日間、分単位で業務・作業の記録をつけてみた

会社のスケジューラやGoogleカレンダーを使いながら、５日間、分単位でスケジュールを記録してみました。

【ある１日の例】
8:50〜9:00　朝礼
9:00〜10:00　〇〇の資料作成
10:00〜11:30　求人相談で〇〇に訪問
12:00〜13:00　昼休み
13:00〜13:45　電話連絡（顧客）
14:00〜15:00　打ち合わせ（社内）
15:00〜15:15 　メール連絡
15:15〜16:15　打ち合わせ（社外）
16:30〜17:30　事務作業

横から色々入ってきてここまで綺麗にならない日も多いですが、こんな感じの記録を５日分取りました。
普段ゲシゲシと仕事をしていると「自分は、チームは何に時間を使っているか」なんて考えないんですが、あえてチャレンジしてみました。

これをやろうとした理由があります。

一番の課題感として「自分たちはどれだけ、”本当にやるべきこと”に時間を使えているのか？」という疑問があったからです。
なので今、「自分たちは何にどれだけの時間を使っているのか」を知ることがまずは大切だと考えました。

５日間の記録をまとめた結果・・・

これが矢野の先週５日間のザックリ集計です。

うーん・・・

なんて「調整・連絡」に時間を使っているのだろうか。
調整・連絡というのは社内外含めかなり細かいものをまとめています。
先週は外訪やお客様や外部の方との打ち合わせが少なかった方かなと。

「資料書類作成」も契約書や企画書などけっこう幅広いので、実際はもう少し細分化しています。

正直なところ、自分の時間の使い方に関しては、良いのか悪いのか自己評価しにくいですが...

こういうのをメンバー4人分やってみたわけですね。

分単位の記録、めちゃくちゃ業務改善に役立ちました

結論として、多少荒削りでも業務の見える化をしたことで「【求人相談〜求人化業務】を４分の１に減らして、その分〇〇という業務の割合を増やそう」みたいな地に足ついた議論ができました。

他にも、業務の優先順位が見える化できたり、”自分がやるべき仕事”と”自分がやらなくていい仕事”の整理ができたり、すごくよかったなと思います。

定期的に見直したり、その日のスタート時に日常的に分単位のスケジュールを組んで取り組むのも良いと思います。

時間の有限性を感じられて、大事にしようという気持ちになりますよ。

今回も読んで頂きありがとうございました😊