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創業期のベンチャー企業が全社テレワーク推奨に切り替えるまで

弊社WiseVineは、きのう午後、翌日からのテレワーク勧奨を決定し、きょうから全社員の約2/3がテレワークに移行しました。突貫ではありましたが、思った以上にスムーズに進んだので、どんな事前準備がテレワークがスムーズに進むために役立ったか、シェアしたいと思います。なお、この記事は10~30人程度規模で、有形の商材を扱わない情報産業の新興企業を想定しています。

もちろん、すべての企業がリモートワークが導入できる/すべきとは思いませんし、私自身、前職が装置産業の典型である放送局員だったので、自宅で仕事する日が来るとは、つい数か月前までは思ってもいませんでした。

あらかじめ導入されていたツールや設備

全員1台ずつの十分なスペックのPC、またはBYOD
テレワーク、特にテレビ会議には相応のスペックのPCがないとしんどいです。全員に持ち帰り可能なPCが用意できない、という会社もあるかと思いますが、BYOD含め柔軟に運用できる体制があり、かつアドレスフリーで職場を運用しているので、デスクトップPCが1台もなく、インターン生にPCを貸与するなどの対応をしても、PCは十分に確保できました。

オンライン会議システム
当社はご多聞に漏れずZOOMを導入しており、また、社内の日常的な会議でも資料投影の代わりにZOOMを使うことがあったので、使い方や、テレビ会議特有の作法(後述します)についても十分に全員が習熟していました。普段から使うことが大事だと痛感しました。安定した音質で会話するためには、イヤホンマイクやヘッドセットを各自用意していることも重要です。

ビジネスチャットツール
メールだけではどう考えてもコミュニケーション量が不足します。また、だれ宛ともなく情報共有する、といった行為を促すためにも、ビジネスチャットツールは必要です。社外の方々とも日常的にビジネスチャットツールでやりとりしていると、むしろ自宅作業に切り替えたこと自体、伝える必要がないケースもありました。電話、メールってなんだったんだろう…。

オンラインストレージ
ファイルをメールでやりとりしたりしていると、圧倒的に資料がどこにあるのかわからず、生産性が劇的に落ちます。また、VPN経由でファイルサーバにアクセスするような形式を前職ではとっていましたが、ファイルを見ながらテレビ会議をするようなことが通信経路上困難になるケースがあるので、オープンインターネットから安全に接続できるクラウドサービスが必要です。結果的にG Suiteは安くはないけど最強だと思いました。
日常的にペーパレスが徹底されていることが、結果的にこういったときに力を発揮します。当社ではプリンタが1日に1回も稼働しないことが結構あります。

クラウドPBX
必須ではないと思いますし、品質としては必ずしも満足がいくものでもないのですが、電話・FAXもクラウド化されていると、電話番を社内に配置する必然性がなくなります。

あらかじめ導入徹底されていた制度やルール

制度やルールがない状態で自宅作業に移行すると、いろいろな不安や問題が生じることがあります。当社はもともと在宅勤務者がいること、一時的なリモートワークを柔軟に許容していることから、こういった制度やルールも充実させていたことが、功を奏したように思います。

通信費に対する考え方
BYODの携帯電話から電話をかけたり、今どきは自宅にインターネットを引いておらずテザリングでやっているという人もいらっしゃったりするので、BYOD機器の通信費については一定のルールで支給を行うことが妥当だと思います。支給するためには社内規定を作る必要があるので、ネット上にあるひな型などを見ながら就業規則を改訂しましょう。

勤怠管理に対する考え方
在宅勤務とはいえフレックスなわけではないですし、相互に信頼して仕事を渡しあえるよう、決まった時間に稼働することが生産性のためにも必要です。着席しました、離席します、などの申告はビジネスチャットで、勤怠管理全体は勤怠ツールで、などの取り決めがあるとスムーズです。これはリモートワーカーさんたちにお願いしているルールを、社内スタッフにも適用することでスムーズに導入できました。

日報の運用
生産性が上がったのか下がったのか、手が空いてるのか忙しいのか、が、顔が見えないとなかなか伝わりにくくなります。とはいえ日報を書くために仕事してるわけじゃない!という気持ちもあるので、TODOリストを可視化して管理するような運用を当社ではもともと推奨しています。ビジネスチャット上でやってもいいでしょうし、開発主体の会社では、専用のカンバン管理ツールを運用してもいいと思います。

リモートワーク切り替え後に追加で決めたこと

オフィスアワー、チームMTGの運用
とはいえ、顔が見えないとホウレンソウが回らない、という心配も出てくると思います。特にトラブルや不安の解消が遅れるのは致命的なので、元々運用していたオフィスアワー時間をオンライン化したりすることで解消を目指しています。
大人数の会議は発言順と議題を事前に詳細に決定する
発言の順序がいつ来るのか、雰囲気で察せないとすごくやりにくいです。最初に発表順、発言時間を周知して、議案も事前にアジェンダとして記載しておいてもらうことが重要です。(発言内容も文字のアジェンダがあると聞き取りやすくなります)資料は事前配布(URLで)が超前提です。ホワイトボードで議論したりは非常に難しいので、事前に書いたものを提示してもらい、その場でそこに書き込んでいくような議事のまとめかたがスマートです。
話者以外はマイクをミュートにするとか、発言したいときのアピールの仕方のルールなども慣れが必要なので、普段から使い込むとスムーズになっていくと思います。

冒頭にリンクを張った会社リリースにも記載のある通り、WiseVineは中央官庁・地方自治体の官民連携を推進するためのマッチングプラットフォームを全国にご提供するGovTechベンチャーです。その特性上、全国の自治体や企業とお打ち合わせする機会が非常に多いのですが、地方自治体においてもテレビ会議システムの活用は浸透してきており、受け入れられていると感じていたところでした。今後も、ICTを活用して、全国の地方自治のアップデートに貢献していきたいと思います。弊社は五輪会場も近隣にいくつかあるので、夏に向けて、再びリモートワーク中心になることもあるのかもしれません。

(おまけ)家庭の事情は?

ありがちな「夫が家にいるなら家事をやれ!」というのは、我が家はもともと共働きで家事もできるほうがどんどんやるルールなので、あまり変化ありません。今日も晩御飯は私が作りました。出汁を取る時間ができるので、おいしい味噌汁が飲めますね。

困ったことは、おいしいコーヒーが家でさっと飲めないことと、ペットが邪魔してくることですかね…

そのほか、気づいたことがあったらまた追加していきたいと思います。

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放送局発の地方自治体向け防災ソリューションの開発・販売の新規事業→GovTechベンチャー COO(のち非常勤)→報道ベンチャー。

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