【エンジニアのひとりごと】知識の共有レベル #16
こんにちは！
ワークスアイディ株式会社 キャンスタ編集部
RPAエンジニアの、りっさんです！
ITに関連する話題や、支援で訪問するお客様先で思うことをつらつらと、
ひとりごと的に行なう16回目。
今回は、「知識の共有レベル」です。
今回はちょっと趣向を変えて、知識の共有には段階が存在すること、個人的に考えているその段階について、WinActorになぞらえて考察してみました。
あくまでも『考察』のため、「こんな考え方もあるんだな」程度に捉えてもらえれば幸いです(^^)
1．知識を得て自身で使うこと
最も最初の段階で、「研修や学んだ知識を自身で使うこと」により、自身の中で経験を蓄えて昇華させる段階です。
おおよその方が「自身（またはヒアリングした他部門の業務）の業務を自動化する」ことで経験として蓄積されますので、個として捉えると、この段階ができていれば基本的な業務遂行は問題ないレベルと言えるでしょう。
ただ、この段階では「自身が理解し実践する」ということのみとなるため、「自身の行う業務状況等は誰から見ても理解しやすい」とは限りません。
ここで「次のステップとして考えること」は、「少なくとも自身が後に確認した際、次の段階は誰が見てもある一定水準で理解できる」ようにすることになりますね。
WinActorで例えると、自身が作成したシナリオは自分ならばわかるものの、他の方が見ても何をしているのかがわからない、という段階です。
「ノード名」や「グループ名」が未記載、シナリオの進行確認できる業務マニュアルがない等、振り返って確認すると自身にしかわからない、あるいは場合によっては日数が経過すると自身ですらわからなくなる、というフェーズです。
2．得て使った知識を共有すること
この段階でも実は意外とできているようで、実はあまりできていない可能性がある内容で、「自身の所持している知識を誰にでもわかるように共有すること」を意識して実行します。
自身はより理解を深めることができ、横への水平展開も可能となります。
この段階で展開する際に必要なスキルは、「チューニング」になります。
「自身にとっては理解できてわかる内容」でも、「他の方が同じとは限らない、ということを理解」し、「どこがわからない内容なのか」を探ります。
ここを「掬い取って終わり」ではなく、そこから更に「相手が理解できるように具体例を交えてすり合わせ」をします。
この行動により、「相手の理解を極力自身と同じレベルまで引き上げ」ることで、はじめて「他者への共有」となります。
WinActorになぞらえると、「画像マッチングのポイント」として、「使い方を教える」だけでなく、その方に理解してもらうため、どの部分がわかりづらいのかを伺い（例えば「ウィンドウ識別ルール」や「画像マッチングを使用する際のコツ」等）、その内容に応じて「たとえ話」を交えて理解を深めていただき、実践へと結びつけていく、といったイメージですね！
3．共有すべき知識を体系化すること
教え方が上手い方やエンジニアがお客様に共有するレベルはここまでで十分ですが、更にもう一歩踏み込んだ先が、「共有すべき知識を体系化すること」であると考えております。
単純に「教えて理解してもらい、実践してもらう」だけでなく、「後継者としてその後の担当者が引き継げるようになる前提で共有を続けていく」というイメージでしょうか。
「各個人に対して1人が教えて引き継いでもらう」ことは、直接のInputとなり非常に効果が高い反面、その度に時間とコストがかかり非効率です。
そこで、「共有すべき知識を体系化すること」が重要になります。
これは、「相手は低い作業コストを払うだけで済む上に、業務を高速で理解できるようになる」反面、「提供側は相手が低い作業コストで理解してもらうような体系化作業が必要」となるため、「提供者側に非常に高い作業コスト」を要求します。
更にこの内容は「今後、あるいは日々、アップデートする」必要があるため、個人的には1人で行えば良い、というものでもないと考えております。
この水準までの体系化はかなり難しいものですが、個人的にはWinActorに関しての共有レベルに関してであれば、ある一定の水準に関しては水平展開できている…と思っております。
「新たな担当者でも必要最小限のコミュニケーションで体系化された知識を吸収し、実践に向けて備えることができる」よう、日々工夫しております。
今回は概念のようなものでしたが、このナレッジはお客様への共有にも活用できると考えておりますし、実際に弊社のスタッフから皆さまへも共有している内容ではあると考えております。
少しでも多く共有の輪が広がりますよう…そんな今日、この頃です。
キャンスタ編集部 RPAエンジニア りっさんでした！
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