在宅勤務期間の勤怠管理がうまく行かなかった方へ
こんにちは！
プロモーションチームの冨永です。
緊急事態宣言が解除され1週間が過ぎましたね。
弊社でも3月から5月末までは原則在宅勤務で、6月以降も在宅勤務は続く予定です。
約3ヶ月間の在宅勤務を経て、一社員としてひしひしと感じたことがありました。
「これ、まじでいつも以上に勤怠管理しっかりやらないと余裕で所定残業時間と法廷残業時間越えるな」(人事業務システムの会社なもんで、、)
これは決してブラックだからではなく、仕事と私事の境目を以前より付け辛くなっているためかなと思います。
これまでは会社に身体を移動させることで、半ば物理的に仕事と私事の切り替えをする事が出来ていました。
しかし在宅になるとその方法が使えません。
加えて、普段の社員の行動がチャット等やビデオ会議でしか見えないため、お互いの行動が分かりにくいです。
また勤怠状況だけでなく、部署内のメンバーのタスク量が把握しづらいため、業務のアサイン量に偏りが生じて部署内の全体のパフォーマンスが普段より下がる可能性もあります。
「リモートワークだと業務が回らないので、会社に出社する方がやっぱり良いのかな」と思う方もいると思います。
セキュリティなどのインフラをいかに整備するかは大前提ですが、業務ベースの話になると「社員が見えないので実績ベースで業務がすすむため、管理が難しい」という声が散見されます。
（セキュリティの話については弊社公式ブログをご参照ください）
ただ、その結論に至るまでに出来ることはあります。
今回は、弊社で新しい働き方としてのリモートワークをいかにして実現したかを紹介していこうと思います。
社員の行動見えない問題の解決その①：ルールを設置する
適切な時間管理のために、弊社では部署ごとではなくチームごとにルールを設けました。
大まかなルールは以下の通りです。
■ 在宅勤務の最低勤務時間を決める
私のチームでは「何時から何時まではみんな働く」というルールにしているので、その時間帯であれば普段通りメンバーに相談ができる状態になっています。
■ チーム毎のMeetを作成し、いつでも話せる状況にする
現在はZoomも利用しており、会議は全てオンラインです。
また、Zoomのリモート制御を使うと相手のパソコンの操作が出来るので、遠隔でも社内と同じように対応をすることができます。
■ 全社員が見れるオンラインカレンダーで、勤怠予定時間を入れるようにする
弊社ではグループウェアを利用しているので、各メンバーの空き時間を時系列で確認できます。そのためメンバー全員の空いてる時間を簡単に把握できるので、緊急のMTGなどを1分単位で入れるのが楽です。
■ 打刻は、モバイル打刻で出退勤を記録
弊社の就労管理システムにデータが蓄積されるので、月末の勤怠提出時に「何時間働いたか」と確認できるようになっています。
＋αで、日報に実際の勤務時間を入れるようにして、提出するときにそれを確認しながら予実のすり合わせをしています。
ですので結果的に隠れ残業の発生率が低くなります。
■ 業務開始前と終了後にそれぞれ業務予定と業務報告をSlackで投稿する
業務の差し込みがあった際は、その業務の記録もおこなうので、各メンバーがタスクで溢れてないかなどを把握するのに役立っています。
■ 一定の時間以降の勤務は事前許可制とする
事前にチームのリーダーに就労管理システムから申請して承認してもらう必要があるので、直前でお願いするなどはほぼありません。
一度相談して本当に必要な残業なのかを確認して、必要だとしても日頃の業務の進め方に改善ポイントがないかなどを振り返るきっかけにもなるので、メンバーへ過度にプレッシャーが与えられていないか等をメンテナンスすることが出来ています。
社員の行動見えない問題の解決その②：タスクの進捗状況を定期的に確認する
これはどこでもやっていることかと思いますが、週次でタスクの進捗管理MTGを行っています。私のチームで全員が集まるのは基本的に週にこの一回のみです。
ここでそれぞれのタスクの進捗を確認して、各メンバーのタスク量を把握して全体のプロジェクトに遅れが生じる原因がどこにあるかを確認しています。
遅れが生じそうなタスクがあれば、比較的余裕があるメンバーをアサインして協力するといった体制が整えられており、お互いをカバーし合えるようになります。
また私のチームではGSSを用いていますが、個人的にはTrelloというタスク管理ツールを用いるのがおすすめです。
Trelloは、「ホワイトボードに付箋を貼ってタスク管理する」のをデジタル技術で100倍くらい利便性高くした様なツールです。
タスクごとに期限、担当、TODOリストを作ることができるので、チームで抱える膨大なタスクを見やすく管理出来ます。
WBS（Work Breakdown Sheet）もワンクリックで作成できるので、これまでExcel等で頑張って作っていた工数が秒で済みます。
タスク管理の方法をチーム内で統一したい方は無料版で試して見ると、業務の効率化につながるのでおすすめです。（個人的に）
まとめ
期間限定の在宅勤務を通じて、新しい働き方の一つになるリモートワークは、業種にも依りますが実現不可能なことでは無くなってきています。
働き方に多様性が生まれると、今まで平等だった社員の働く環境に差が生じやすくなります。
こうした差を当事者が意識し始めると、働くモチベーションが下がることになりかねません。
ここで大事なことはいかにその差を生じさせない環境を整えるかということ。
今回の記事が、その解決策のヒントに少しでもなればと思います。
さらに、在宅勤務での業務の生産性を上げたいと感じている方は、弊社ホームページで「在宅勤務期間でも生産性を上げる業務管理のコツ」という記事も公開していますのでそちらも併せて読んでみてください。
＼ワークスHIのホームページはこちら／
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？