【タスク管理】フリーランス時代から今もずっと行っている、私なりのタスク管理方法

こんにちは、加藤若菜（@wk624）です。フリーランス時代は1ヶ月20から30案件を回していました。大なり小なり様々でしたが、パツパツにならないために、どんなサイクルでタスクを消化していけばいいのかなど試行錯誤しながら完成した私のタスク管理方法をまとめました。

タスクを管理していなかったフリーランス初期

もともと最初は仕事がとれればいいかな、なんてふんわり思っていたのに、フリーランス2ヶ月目からは怒涛の新規案件ラッシュ。さすがにパンクする時も多く、失敗もたくさんしてきました。

そこで、何かツールを使ってタスク管理しようと決意。今は色々なタスク管理ツールが揃っているので、有効活用できるようになるのもポイントの一つだと思っています。

最初はTodoアプリで管理していたが・・・

最初は無料ツールを使ってタスク管理をしていましたが、それだと「ジャンル」や「カテゴリ」が分けられず、ごちゃごちゃになってしまいました。そのため、上から順にタスクを消化することしかできなかったのです。

また、いつまでにやる、という期限についても、できるアプリとできないアプリがあったので、もうちょっと痒い所に手が届くアプリはないかな、と探してみました。

GTDという言葉と出会う

GTDというのは略称で、本来は「Getting Things Done（仕事を成し遂げる）」ということ。つまり、効率よく仕事を成し遂げるための考え方の一つです。

私はGTDについて調べて、一番使いやすいアプリ「Omnifocus」を選びました。Omnifocusは、「プロジェクト管理」「タグ管理」「期限設定」「レビュー（振り返り）ができる」「フィルターが自由にかけられる」そんなアプリです。

現在もOmnifocusでタスク管理をしていますが、かなり便利で、昔雑誌に取材させてもらった時も、オススメのタスク管理ツールとして紹介していますし、ブログでも使い方などを説明していました。

Omnifocusの魅力

私がOmnifocusをお勧めしている理由としては、以下が挙げられます。

・余計な機能がなく、さっぱりしていて使いやすい
・プロジェクトとタグという2つの設定で、進捗管理ができる
・期限を決めてカレンダー表示させることで、その日やることが明確になる
・溜まったタスクは毎週のレビューで振り返って確認できる
・UIがよく、有料なので広告もない

昔は購入に7,000円近くかかっていましたが、現在はサブスクで継続購入できるため、お値段もお手頃価格。逆に無料のアプリを使うと、少し物足りない気がしていました。

私がOmnifocusで行っているタスク管理方法

実際にどんな感じでOmnifocusを使っているか、私なりのまとめ方を以下にまとめてみました。GTDのやり方は人それぞれなので、自分に合ったやり方を模索するのもいいと思います。

こんな具合に、プロジェクトを「仕事」「個人」「家庭」「その他」で区切った後に、さらにプロジェクトを細分化しています。iPhoneでサッとメモできるのが魅力的なので、打ち合わせのスケジュールや気になったことをメモするときにも使っています。

忙しい時は、プロジェクトなどを指定しないですべて「インボックス」という保管箱に突っ込んでいます。そして後からプロジェクトやタグを設定する、といった感じですね。

タグは期限を決めずに設定する時に使っています。また、今は期限をざっくりと決めているだけですが、「トップページデザイン」「確認待ち」「下層ページデザイン」などの進捗ごとにタグを作るのも良いと思います。

実際に最近また案件数が増えてきたので、タグを追加しようと考えているところでした。その場合は、【進捗管理】という大項目を作ってから設定します。ちなみにタグはタスクに対して複数設定できます。

期限を決めることによって、左サイドに表示されているカレンダーにタスク数が表示されます。今日は14タスクあるけど、明日は何も入っていないよ、という画面。

本当は今日中に全部こなしたいけれど、期限が明確ではなく、今日できなかったものは明日に回す、というスタンスでやっています。逆に期限が決まっていたり、打ち合わせの日程やセミナーの日程は確実に決定しているので、その場合はあらかじめ日時を設定しています。

Omnifocusでのタスク管理方法まとめ

・プロジェクトで「なんのタスクか」を設定
・タグで「いつまでか」「どこまで進んでいるか」を設定
・期限設定で「締切日」「打ち合わせ日」を設定
・期限が決まっていないものはとりあえず「今日」にしておく
・ある程度自分の工数を考えて期限を設定しておく
・毎週、レビューで「進捗の整理」「タスクの整理」を行う
・あとはひたすら「カレンダー」を見ながら毎日タスクを消化する

Omnifocusの欠点について

Omnifocusはチームでの共有ができないので、タスクを複数で管理したい場合には向いていません。いつか共有できるようになることを信じていますが、GTDの概念には共有というのがないので、実装はないかもしれません。

また、少し高価なのが痛いですね。私はタスクが消化できるなら金額は惜しまないと考えているので、多少値がはっても使い続けたいと思っています。

他にも使用したことのあるタスク管理ツール一覧

「Todoist」は一部無料のツールで、かなりOmnifocusに近い形で使えるアプリですが、どちらにせよ有料化しないと全部の機能が使えないのでパス。その代わりTodoistは共有ができるので、案件ごとにチームを作っている場合は便利かもしれません。

「Tollelo」はカード型のタスク管理ツール。これも結構便利で、細かく進捗を追うのにぴったりです。無料なのと、共有ができるので、チームでの進捗共有も楽々。ただ、カードのUIがあまり好きではないのでやめました。

「Wrike」や「Backlog」も同様に進捗管理ツールですが、余計な機能が多く、これらはチーム内でないと本領を発揮しないので、使うのを辞めました。

その他色々試してみましたが、どれもしっくりこなかったため、結局Omnifocusでおさまったという感じです。

さいごに・・・

こんな感じで私は「タスク管理ツール」として、Omnifocusを活用しています。もし自分に合ったサービスやツールが見つからない場合は、一度真似してみてくださいね！