時短と効率化は異なる

時短とは

時短とは時間を節約する、または短縮することです。
例えば料理では手間が少ないものを”時短レシピ”と言ったり、育児や介護で勤務時間を減らすことを‷時短勤務”と言いますね。
これを仕事に当てはめると、１時間の仕事が３０分になるなどです。
一見、効率化に見えますが以下の裏がある場合があります。

時短の悪いケース

①仕事の押し付け
これは他人や他部署に仕事をお願いしているケースです。
大企業では”シェアード化”に伴い自己申請が増えて間接部門の時短になっているケースも多いですが、他部署の負担が増えたり”仕事の押し付け”になっているケースが多いです。(運用の検証がしっかりしていて全体最適が出来ているなら効率化です)

②他にやることがない
ツールなどの時短ができても、当人や部署が短縮した時間を有効活用できないケースです。

以前書いた、仕事レベルの非正規の型や新入社員の単純業務しかできない人の仕事を時短しても効率化になりません。なぜなら、単純業務には限りがあるからです。こういった人の仕事の時短は”働かない(または働けない)社員”の暇を作るだけになってしまうことがあります。(日本は解雇規制が厳しいので人員削減は現実的ではありません もし解雇ができるなら時短を進め最小限の人数まで削減できますが無理でしょう)

真に効率化するための施策

①システム運用の確認とフィードバック
よく〇〇をシステムを導入し、〇〇万円コスト削減・〇〇時間作業削減とアピールしますが、導入後は運用できているかなど、”その後”が無関心な”打ち上げ花火型”のプロジェクトがあります。システムは継続的な改善をして適切な運用をして真の効率化になります。全部門使用の基幹システムなどフィードバックが難しいケースもありますが、他社事例の研究など努力は必要だと思っています。

②真に時短すべきところを見定める
先述の仕事のレベルの低い人の仕事よりも、仕事レベルの高い人が抱えている単純業務を時短することで効率化に繋がります。仕事レベルの高い人は時短した分、改善や指導など将来効率化につながる業務をしてくれます。
RPA化の優先順位は残業が出ている部署を優先するなどした方がいいです。
単純に工数やかかる時間より実態に即した効率化が狙えます。
優秀な人が多い部署のRPA化ケースができると、自然発生的な水平展開も期待できます。

次回予告

今回は効率化を考えてみました。
時短＝効率化と思っている人は多いと思っているので記事にしてみました。
ロールモデルについて次回は考察したいと思っています。