課題解決にむけてインタビュー
みなさん、こんにちは。
紙、印鑑、手作業に埋もれて業務をしているX世代の会社員です。
今回は、Power Automate Desktopという新たな武器を手に入れたので、試作品を作り、解決できそうな課題をインタビューしました。
それでは、いってみましょう！
1.自部署の環境
こんな感じの環境の中で働いています。
社長や本部長から
「お盆期間に売り込む商品の予定一覧を提出してほしい」
商品部以外の各部から
「取引先さまのインボイス登録状況の確認をしてください」
など様々な依頼が来ます。
そこで、各商品部に特色を合わせた提出用フォーマットを作成します。
例えば、水産部は、地域により水揚げ魚種が異なるため、売り込み商品が地域別に入力できるように作成します。
また、お土産物商品などは、水産部とは、異なる地域別に作成します。
「取引先さまのインボイス登録状況の確認をしてください」などの依頼は、担当部署を調べて、各商品部に分けます。重複して担当しているところも確認し、各商品部から同じ問い合わせが取引先さまへいかないように調整します。
各商品部より、提出していただいたバラバラのフォーマットを、統一感を出してまとめます。
商品部でも各部により特色があり、指示や依頼も特色に合わせて依頼をし、報告・提出していただきます。提出していただいたものを取りまとめ、
依頼元に提出という感じです。
2.試作品
Microsoftが提供するPower Automate Desktopで自動でメール送信できる試作品を作りました。これを試していただいて、ご意見を伺います。
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3.上司・同僚にインタビュー
🎤毎月、600～700ぐらいの定型メールをお取引先さまへ送信しています。それを自動化し、作業効率化のための試作品です。ご覧いただき、ご意見、アドバイスをいただきたいです。
また、Power Automate Desktopで解決できそうな課題がありましたら、教えてください。
よろしくお願いいたします。
👨💼上司の上司（執行役員さま）から
現在の作業のなかで課題となっている事からAI化できないかという取り組みと理解しました。
大量に送付されてくる書類を勝手に仕分けしてもらえる機能としてはニーズがあると思います。
この機能を使って、この箇所の文章だけ抜き取り一覧にするという事もできますか？本来回収しなければならない取引先がどこで、回収、未回収の判断ができればよいと思いました。
その他にもどの取引先がどんな契約か一覧で確認できるといいと思いました。色々と可能性があり、良い取り組みと思います。
Power Automate Desktopの試作品よりも、前回作成した試作品「大量の書類、勝手に仕分けして！」の機能をご評価いただきました。
ありがとうございます。
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ご提案（アイデア）
① 文章の一部を切り取り、一覧にする。
② 回収済かどうかを判断させる。
③ そして一覧表にどんな契約内容なのか確認できるようにする。
① Power Automate Desktopの「PDFまたはOCRの読み取り」機能でできないか試します。
② Power Automate Desktopの「Excelへ書き込み」機能で、回収したらExcel一覧表に記入させ、照合する方法が出来そうです。
③ Power Automate Desktopの「Excel」の機能で、一覧表が作成出来そうです。
👨💼人事異動してきたばかり（2ケ月）の上司から
成果物の報告が上がってきており業務のスリム化への道筋も見えてきている様に見受けられます。特に画像データ認識活用は大きな作業時間削減につながると思いますので、引き続き「手段」はツール研究、重要な「目的」を明確にした取組強化をお願いします。今後は、集計作業まで自動化できれば更なる作業削減につながると思いますので、引き続き、最大活用頂く様、お願いします。
業務スリム化の成果を必ず出したいと思っています。進捗状況をご報告させていただきますので、よろしくお願いします。ありがとうございました。
ご提案（アイデア）
集計作業まで自動化できれば更なる作業削減につながる。
Power Automate Desktopの「Excelへ書き込み」機能で、実績数値を記入させたいと思います。集計はExcelの得意分野なので、そのままExcelで集計させて一覧表に表示させようと思います。
👨💼デジタルの達人で仕事が趣味？の同僚から
確か、メール送信に添付資料を付けるんでしたよね。その添付資料の自動作成、私に任せてもらえませんか？ChatGPTとExcelで試してみたいことがあるので。
ありがとう！ぜひ、お願いします。
頼りになります。🤝
ご提案（アイデア）
ChatGPTとExcelで添付資料作成の自動化を挑戦するみたいです。😅
👨💼大規模な商談会を企画・運営をしている担当者から
商談会参加企業さまへの参加申込内容確認のメールや、商談会実施後の請求書発行前の費用確認メールなど、手作業でメール送信しているのでこれいいね。
商談会の事前説明会の案内など、参加企業さまとのメールのやり取りは、多いですね。約500社が参加するので、その度に500回のメール送信が自動でできますね。
ご提案（アイデア）
参加企業さまとのメール配信業務が多いので、これを使用すれば、業務改善につながります。
👨💼店頭催事スケジュールを管理、調整している担当者から
店頭催事スケジュール決定に取引先さまと何度もメールのやり取りしています。スケジュール自体は、添付資料のExcelに入力してもらっているので、添付資料を付けることが出来れば、自動化だね。
また、添付資料のExcelを送信相手だけのExcelにして送れるといいね。
3ケ月に一度、約150社の取引先さまと行っている業務ですね。添付資料は付けることが出来ます。また、Excelデータを読み込んで新たに作成できるので添付資料も自動で作成できます。
ご提案（アイデア）
店頭催事スケジュール調整時の依頼メールの自動化
👩💼大量のメール送信業務を行っているパートさんから
他の部署でも同じように大量のメール送信に苦労しているかもしれません。できたらラクになると思うので是非作成お願いします。完成したら講習会を開いてください。
注意する必要なメール送信は、【注意】とか【色】が浮き出てきたりするといいです。
メールを受信後、内容を判断して簡単な返事を自動返信してくれると助かります。
他の部署の方にも使っていただけるようなものになるように頑張って作ります。今回も、たくさんのご意見ありがとう。
ご提案（アイデア）
① 注意する必要なメール送信は、【注意】とか【色】が浮き出てきたりするといい。
② メールを受信後、内容を判断して簡単な返事を自動返信してくれる。
① メール送信も完全自動化ではなく、確認後に送信という意味で、送信ボタンだけは手動で押す。ミスを防ぐという点で良さそうですね。
② Teachable Machineみたいなもので、メール内容判断できるのがあるかさがしてみますね。今の私では、ハードルが高いかな～。
4.Power Automate Desktopで解決できそうな課題。
①大規模商談会の参加企業さまとのメール業務
大規模商談会のご案内メールや費用の確認など、定型文で行っているため自動化できそうです。
②店頭催事スケジュール決定業務
店頭催事スケジュール一覧表より、送信相手だけのExcelを作成。そして、メール送信までを自動化できそうです。
③契約書回収一覧表及び実績数値集計作成業務
回収した契約書を内容を含め、一覧表を作成します。そして、報告をいただく実績数値を追加して、自動集計し表示します。
5.まとめ
解決策には、いろいろな方法があることがわかりました。立場や見方、持っている武器により、解決案も多数あることがわかりました。
また、自動化であっても、ミスが出る可能性があるうちは確認（チェック）の工程も必ず入れておく必要があると思いました。
お忙しい中、インタビューに答えていただいた皆様、本当にありがとうございました。
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