課題解決にむけてインタビュー
みなさん、こんにちは。
紙、印鑑、手作業に埋もれて業務をしているX世代の会社員です。
今回は、Power Automate Desktopという新たな武器を手に入れたので、試作品を作り、解決できそうな課題をインタビューしました。
それでは、いってみましょう!
1.自部署の環境
こんな感じの環境の中で働いています。
社長や本部長から
「お盆期間に売り込む商品の予定一覧を提出してほしい」
商品部以外の各部から
「取引先さまのインボイス登録状況の確認をしてください」
など様々な依頼が来ます。
そこで、各商品部に特色を合わせた提出用フォーマットを作成します。
例えば、水産部は、地域により水揚げ魚種が異なるため、売り込み商品が地域別に入力できるように作成します。
また、お土産物商品などは、水産部とは、異なる地域別に作成します。
「取引先さまのインボイス登録状況の確認をしてください」などの依頼は、担当部署を調べて、各商品部に分けます。重複して担当しているところも確認し、各商品部から同じ問い合わせが取引先さまへいかないように調整します。
各商品部より、提出していただいたバラバラのフォーマットを、統一感を出してまとめます。
商品部でも各部により特色があり、指示や依頼も特色に合わせて依頼をし、報告・提出していただきます。提出していただいたものを取りまとめ、
依頼元に提出という感じです。
2.試作品
Microsoftが提供するPower Automate Desktopで自動でメール送信できる試作品を作りました。これを試していただいて、ご意見を伺います。
詳細はこちら
3.上司・同僚にインタビュー
👨💼上司の上司(執行役員さま)から
Power Automate Desktopの試作品よりも、前回作成した試作品「大量の書類、勝手に仕分けして!」の機能をご評価いただきました。
ありがとうございます。
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① Power Automate Desktopの「PDFまたはOCRの読み取り」機能でできないか試します。
② Power Automate Desktopの「Excelへ書き込み」機能で、回収したらExcel一覧表に記入させ、照合する方法が出来そうです。
③ Power Automate Desktopの「Excel」の機能で、一覧表が作成出来そうです。
👨💼人事異動してきたばかり(2ケ月)の上司から
業務スリム化の成果を必ず出したいと思っています。進捗状況をご報告させていただきますので、よろしくお願いします。ありがとうございました。
Power Automate Desktopの「Excelへ書き込み」機能で、実績数値を記入させたいと思います。集計はExcelの得意分野なので、そのままExcelで集計させて一覧表に表示させようと思います。
👨💼デジタルの達人で仕事が趣味?の同僚から
ありがとう!ぜひ、お願いします。
頼りになります。🤝
👨💼大規模な商談会を企画・運営をしている担当者から
商談会の事前説明会の案内など、参加企業さまとのメールのやり取りは、多いですね。約500社が参加するので、その度に500回のメール送信が自動でできますね。
👨💼店頭催事スケジュールを管理、調整している担当者から
3ケ月に一度、約150社の取引先さまと行っている業務ですね。添付資料は付けることが出来ます。また、Excelデータを読み込んで新たに作成できるので添付資料も自動で作成できます。
👩💼大量のメール送信業務を行っているパートさんから
他の部署の方にも使っていただけるようなものになるように頑張って作ります。今回も、たくさんのご意見ありがとう。
① メール送信も完全自動化ではなく、確認後に送信という意味で、送信ボタンだけは手動で押す。ミスを防ぐという点で良さそうですね。
② Teachable Machineみたいなもので、メール内容判断できるのがあるかさがしてみますね。今の私では、ハードルが高いかな~。
4.Power Automate Desktopで解決できそうな課題。
①大規模商談会の参加企業さまとのメール業務
大規模商談会のご案内メールや費用の確認など、定型文で行っているため自動化できそうです。
②店頭催事スケジュール決定業務
店頭催事スケジュール一覧表より、送信相手だけのExcelを作成。そして、メール送信までを自動化できそうです。
③契約書回収一覧表及び実績数値集計作成業務
回収した契約書を内容を含め、一覧表を作成します。そして、報告をいただく実績数値を追加して、自動集計し表示します。
5.まとめ
解決策には、いろいろな方法があることがわかりました。立場や見方、持っている武器により、解決案も多数あることがわかりました。
また、自動化であっても、ミスが出る可能性があるうちは確認(チェック)の工程も必ず入れておく必要があると思いました。
お忙しい中、インタビューに答えていただいた皆様、本当にありがとうございました。
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