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店頭催事業務改善の旅

宮部光博

みなさん、こんにちは。
紙、印鑑、手作業に埋もれて業務をしている昭和男子の会社員です。
今回は、紙、手作業中心の業務となっている店頭催事業務をデジタルで効率化を図りました。こちらの旅の模様をお送りしま～す。

1.店頭催事とは

店頭催事とは、スーパーなどの店先で、焼き鳥やギョーザなどを販売していたり、駐車場にキッチンカーを停めて、ハンバーガーなどを販売していたりする縁日の露店みたいなものをいいます。

2.自部署の役割

私の部署の役割は、業者さまと契約を結んだり、店舗に入るスケジュール調整をしたりしています。課題は、紙、手作業中心の業務となっていることです。

3.課題

スケジュール調整業務

店頭催事を行うために日程を決めなければいけません。ですから、日程希望を入力していただくためのExcelファイルを送信しています。次に各業者さまが希望店舗入力し、メールで返信します。各業者さま毎に分かれているファイルを一つにまとめます。まとめたExcelファイルをGoogle Spread sheetで各店舗と共有します。そして、Google Spread Sheet上で各店舗がスケジュール決定していきます。決定スケジュール表を各業者さま毎に分解し、メール送信します。
コピペして送信するだけと言えども、送信先を間違えないように注意しますし、添付資料も同様に間違えないように注意しながらの作業は、大変です。
業者さまは、約150社。なので、これをミスなく150回繰り返すことになります。

店頭催事実施当日業務

店頭催事実施当日は、店頭催事を実施するためのチェックをおこないます。
催事業者さまが紙を出力し、自身でチェックを行います。その紙を店舗が受け取り、今度は店舗側がチェックを行い、二重チェックをしています。その後、本社へ「チェックシート」をFAX送信するというルールになっています。なんと月に2,252枚がFAXされます。1日75枚です。
FAXを送信する作業も手間ですが、受け取る本社も毎日届くFAX用紙にうんざりしています。店舗も本社も同じですが、紙を使用すると、保管場所が必要になり、整理整頓作業が発生し、廃棄時期が来たら廃棄作業が発生します。
難しい作業ではありませんが、廃棄までの管理が必要になります。
意外と手間です。

４.作業効率化

スケジュール調整業務

業者さまとのスケジュール調整を行っている業務のところを自動メール送信と自動Excelファイル作成で効率化を図ります。
Power Automate Desktopが、どうやら得意分野の様子なので、メールの自動送信とExcelファイルの自動作成をお任せします。

効果

日程希望を入力していただくためのExcelファイルを送信。
メール送信作業１回につき１分とすると150回で２時間半の削減。
Google Spread sheetで各店舗と共有するために一つのExcelに集約。
Excelの転記作業　１回につき１分とするとこちらも同様に２時間半の削減。
決定したスケジュールを各業者さまへ連絡。
各業者さま毎にExcelファイルに分解し、メール送信。
Excelの転記作業が、２時間半の削減。
同様にメール送信作業も２時間半の削減。
メールの自動送信とExcelファイルの作成を自動化することで10時間の削減となります。
また集中力のいる作業が削減されることでパートさんの負担が減り、笑顔が増えそうです。

店頭催事実施当日業務

スマホを使用した作業に切り替え、効率化を図ります。
こちらの作業は、スマホ用作成アプリの中でも手軽に作成出来るGlideを試してみました。

効果

店舗での紙出力が、2,252枚の削減。
本社にもFAXしていますので、こちらも2,252枚の削減。
FAX送信作業1回につき1分とすると、37時間32分の削減になります。

5.フィードバック

試作品を作り、試していただきフィードバックをいただきました。
店頭催事の事務処理を担当していただいているパートさんからは、「とてもいいですね」とうれしいお言葉の他に店頭催事担当者からは、
「スケジュールと連携して、業者名と店舗が自動表示できるといいね。」
「業者さまによっては確認不要の項目もあるので、表示しないようにできるといいね」とか
「完了ボタンがないので、終わったかどうかわからない。」
というフィードバックをいただきました。

フィードバックを受けて「日付」「業者名」「店舗名」をプルダウンで選択できるように作成しました。
しかし、業者さま毎の確認項目の変更が出来ていません。

6.方向転換

某デジタルアカデミー社内勉強会でお世話になっている「Ｏ氏」よりこんなご意見をいただきました。
「宮部さん、これならGoogleフォームでも作れそうですね。」
「・・・」

ということで、Googleフォームで作成できるかどうか調べてみました。
マルチデバイスに対応しているので、スマホが利用できます。
また、無料ですべての機能が利用できます。
実は、Glideで製作していると実装の時に無料枠が超えるのが見えてきたところでした。
さらに、Googleフォームは、簡単でスピーディーに作成出来るので、機能が少ないのではないかと思われますが、今回は、タップするだけ簡単機能なので十分対応可能であることがわかりました。

再度、店頭催事担当者から、
「それぞれのチェックを一つ入れるだけで送信可となってしまうため、設問の選択する個数を選択肢の数にしてください。」
というご意見や、
「店舗の選択肢が多いので出店している県を選択してから店舗選択にする」
といったフィードバックをいただきました。

7.さらなる業務改善の旅へ

フィードバックを受け、修正し完成です。
次は、実際に店舗や業者さまにお使いいただき、ブラッシュアップしていきたいと思います。

次のステップへと、新たな課題の効率化を図りたいと思います。

つづく

あとがき

最後に、今回の業務改善にご協力いただきましたみなさまに、感謝の意を表します。
みなさまのご協力のおかげで、楽しく業務改善に取り組むことが出来ました。
業務改善となると、期限や効果など、数字に追われると息苦しくなることもあります。苦しみを乗り越えて、喜び倍増ということも言えますが、今回は、楽しく取り組むことが出来、本当に良かったです。
引き続き、楽しく取り組める仲間ができるように、今度は、私がお手伝いさせていただきたいと思います。

「では、ミツヒロよ。楽しい業務改善へ旅立つのじゃー！」



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