PC業務で自分の作業に集中したいあなたに
PC業務を効率化するためのシングルタスクを実現するにはどういう方法があるか試してよかったことを書きたいと思います。
あまり珍しいことをやってるわけではないですが、効率・気持ち的にも楽になったと感じているのでご参考なれば嬉しいです。
■なぜ試したのか
理由としては在宅勤務で切れ目なくPCの前にいることが増えた、というのがあります。
普段仕事で利用するサービスはGmail・Slack・Backlog・自社サービス上でのチケットやりとり・Facebookメッセンジャー・SalesForceなどがありお客様・社内とのやりとりのためのサービス、見るべきツールは多岐に渡り、常に情報が更新されています。(ツールは違えど情報が飛び交っているのは多くの方に共通していると思います)
私はこれまでなるべく早く返信する・状況をできるだけ把握することを意識して自分が直接の当事者でない通知も含め、色々なコミュニケーションツール間を忙しなく行き来していました。
在宅勤務(=常にやりとりを追える状態)でこれまで通りそれを続けた結果、twitterやfacebookなどSNSを常に追いかけて疲れてしまうのと同じような感覚になってしまいました。
効率も落ちている気がしてきており、以前読んだことのあった「SINGLE TASK 一点集中術――「シングルタスクの原則」ですべての成果が最大になる」を読み返して1つ1つ集中できる環境に切り替えてみようと思いました。(初めて読んだ当時は一般の会社員だとシングルタスクは難しいよね、と思っていた)
■やったこと
作業中に他のことによそ見をしない、メールはメールを処理する時間・SlackはSlackを見る時間という風にまとまった時間で処理できるように設定をしていきました。
・ブラウザのタブ数の制限：xTab
タブ間の無駄な行き来を避けるためにタブの最大数を制限できるChrome拡張機能をいれています。
仕事で色々なWebページを開いていくうちにタブ数が20,30と溜まってしまうことありませんか？本来見るべきタブが見つかりづらくなる上についつい他のタブを見てしまうので制限をかけました。
これにより作業が一区切りしたタブは閉じて、別の作業に移る意識づけの手助けになっています。
・アプリのデスクトップ通知を切る
SlackやFacebookメッセンジャーはPCにアプリを入れていますが、自分宛のメッセージがきた際のデスクトップ通知を切り作業中に遷移しないようにしました。
・Slackのミュート
ミュート機能(指定したチャンネルを未読にもあがってこない状態にする)は元々使っていましたが、改めて自分にメンションが来たときだけ追えればいいチャンネルはひたすらミュートしました。
改めて数えたところ210個ほどのチャンネルに参加していました。(思ったより多かったw)
部署やチームのチャンネルをはじめ、案件ごとにもチャンネルを作っていくためいつの間にかチャンネルが増えていました。今後も増えていくと思うので定期的に整理の時間を設けるのが必要と感じています。
また他の作業中はSlackアプリを終了するようにしています。
・メール通知の整理
Gmailの受信トレイは自分が対応する必要のあるメールを残し、残りはアーカイブする運用にしているのですが、アーカイブ(Eを押す)の手間もチリも積もればですし、ついつい中身を読んでしまうので外部サービスからのメール通知設定を整理しました。
私の場合はBacklog(チケット管理)やJIRA(社内での対応者のアサイン)、Confluence(社内Wiki)などから通知がよく来るため、自分が担当者の更新のみ通知されるように再整理しました。
・常に目に入るDockの整理
仕事ではMacbookを使っていますが、色々と整理しているうちに常に目に入るDockも整理したくなり、デフォルトで存在していたSafariや連絡先などをDockから削除して上のキャプチャの状態にしました。
■その他
試してみて今は使っていないけどこんなものもありました。
・特定サイトの閲覧時間制限：WasteNoTime
Chromeの拡張機能でドメインごとの閲覧時間に制限をかけられます。ついSNSを見てしまうなどを抑制できます。
・アプリ単位での閲覧時間制限：スクリーンタイム
iPhoneにもある機能ですが、Macの標準機能でアプリ単位で1日の利用時間の制限がかけられます。
■試してみての感想
1つ1つは特段珍しいことをやっているわけではないと思います。
ただこれらの設定を改めてすることで主体的に動けている感覚になったり、自分が今日やるべきタスクにきちんと取り組めるようになってきたと感じています。
情報の処理量がどんどん増えてきている今だからこそ、振り回されないような意識づけが重要だと感じました。
■最後に
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