インバウンドスペシャリストへの道のり#22 イベント前日の準備

こちらからの続きです。

イベントが問題なく運営されることに集中

③で書いている通り私は元々インバウンドを
活用して地域活性化に繋げたいという目的で
地域イベントの実行委員に参加させてもらっています。
ただ、携わっていくうちに全然知らないこと、
わからない事がほとんどでした。
例えば、コロナ明け初のイベントに一体
どれくらいの来場者が来るのか？
インバウンドを誘致したとして、英語を話せる
スタッフも少なく、全体像が見えていない私が
何処まで対応できるのか？
これまでイベントを大切に育ててきた、実行委員の
皆さんにご迷惑かけるわけにはいかないので、
今年は普通に参加することにし、
その事は事前に実行メンバーに伝えていました。

なかなか準備に忙しい

今回はイベント主催の私達も飲食のお店を
出すことにしました。
アルコールを含む飲み物は利益が大きいので
主催者が独占する事も多いのですが、私たちは
他の店舗でもアルコールが扱えるようにしています。また多くのお店に参加して欲しく、出店料も格安に
設定しています。

大量の買い出しへ

昼の1時に集合して買い出しに行ってきました。
残念ながら明日の天気予報は雨。
昨年も雨に見舞われてしまったので、対策として
ブルーシートを大量に購入しました。
音楽イベントは機材が濡れては一大事なのです。

そして、食材を買いに業務スーパーを行きました。
また提供するための紙コップや紙皿など
アルコール消毒液なども買い求めました。
冷蔵が必要なものは商店街の精肉店の大型冷蔵庫で
保管させてもらいました。

ボランティア

明日のボランティアスタッフに再度確認の電話をしました。大学生も多く、ボランティアへの説明と連絡は
当日混乱しないよう丁寧に行うことが大切です。

そして夜9時に集合

商店街の道路を通行止めにして、20店舗ほど
出店するのですが、レンタルの机と椅子をしっかり
業者さんに指示してその位置に置いてもらわないと
あとで混乱するそうです。
朝は時間がないので、夜のうちに店舗の位置を
決定させるため道路上に印を書いていきます。

他にもやる事は盛りだくさん

出演者の選定と連絡は3ヶ月前から
出店者への連絡は2ヶ月前から
出演する30組のバンドの皆さんを随時SNSで告知は
1ヶ月前から
通行止めを知らせる看板を設置、また近隣世帯にはご案内のチラシをポスト投函は1週間前から

これらの地道な作業を実行委員の皆で
分担して行いました。

明日は天気になりますように。
せめて小雨でありますように。

インバウンドスペシャリストへの道のり#23へ続く