GTDの学び直し②タスクの見極めと整理
前回はGTDのステップ①タスクを把握するフェーズ。
Todoistを使い、タスクをすべて頭の外に出していく作業をしていました。
今回からはGTDのステップ②タスクの見極めと整理のフェーズに入ります。
一旦すべて頭の外に出したタスクを俯瞰して、
今必要ではない重要度の低いタスクや情報は適切な場所に整理し、
今、自分が本当にやるべきことを選んで実行しやすい環境を作る。
そんなフェーズですね。
👇GTDの原典はこちら👇
ステップ②タスクの見極めと整理
このフェーズでは書き出したすべてのタスクを俯瞰して、
「これは何か？」と今一度見つめ直すことがメインになります。
1 行動を起こすべきか
2 次に取るべき行動は1つか
3 2分以内にできるか
4 自分でやるべきか
5 特定の日付にやるべきか
画像では4つの問いですが、実際には「自分でやるべき？」を含めた5つの問いを投げかけながら処理していきます。
1 行動を起こすべきか
処理しようとしているタスクについて、そもそも今行動する必要があるのか？という事を考えます。
行動する必要がないもの
タスクの属性を見極めながら、
「いつかやる・たぶんやる」リスト
「資料」リスト
「ゴミ箱」リスト
へとそれぞれ振り分けていきましょう。
行動する必要があるものは2へ。
2 次に取るべき行動は1つか
次に取るべき行動が2つ以上ある場合は後述する「プロジェクト」リストに入れます。
「プロジェクト」リストとは
これは「1年以内に達成可能で、2つ以上やるべきことがある」
そう判断されたタスクです。
ただこの判断基準で進めてしまうととんでもない量のプロジェクトが乱立してしまうため、ここは個人の裁量でプロジェクト化するといいと思います。
3 2分以内にできるか
2分以内に処理できるタスクなら今処理してしまってOKです。
間違ってもその勢いのまま仕事を進めないように注意。
4 自分でやるべきか
このタスクを実行するにあたって、自分じゃなくてもいいものはどんどん任せましょう。少しでもやることを減らしていこ。
5 特定の日付にやるべきか
決まった日付に実行する必要があるならカレンダーアプリや手帳などに記入し、実行の準備をします。
このフローをすり抜けたタスクたちの処遇
この5つの関門を通り抜けたタスクたちは、「次に取るべき行動」リストへ入れます。この「次に取るべき行動」リストこそが目の前のやるべきことなのです。
👆原典はコチラ👆
まとめ
このように順を追ってタスクを処理をしていくことで、最終的にタスクを片付けやすく準備、段取りしてくれるのがGTDです。
その場その時の衝動を利用するよりも、GTDに取り組み、落ち着いて理性でタスクを処理するほうが圧倒的に効率的かなと感じています。
僕も衝動で処理する派でしたが、このコロナ休み中でタスクの見かたが少し変わりました。継続することはなかなか難しいと思いますが、諦めず取り組んで行きたいと思います。
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