リモートワークに関するレギュレーションの更新をしました。

お疲れさまです。
エンジニアリングマネージャー兼HR責任者の石井です。

バリュースでは先日のバリュースの働き方の方針 with コロナウイルス を宣言しました。

宣言に沿って全員がリモートワークしている今の状況を特別なモノとせずに、今後は働く場所を問わない働き方を前提に仕組みや制度をアップデートしていきます。

今回はスプレッドシートを用意しリモートワークでの業務遂行中に、
「便利！」または「不便！」という感覚的なものを気づいた時に記入して下さいとお願いし、1ヶ月弱で35件の意見が集まりました。
協力ありがとうございます🤝

前置きが長くなりましたが、今回は解決を急いだほうが良い課題を解決するレギュレーションの案内になります。
長めですが全員に関係があることなので、一読をお願いします🙇‍♂️

結果的に職種を問わない4大問題が顕在化

今回のアンケートは職種を問わない全社的な意見募集を行い、
業務やパフォーマンスへの影響が高そうなもので絞り込み、
似たような問題や悩みで分類した結果、

- 近くにいないゆえにコミュニケーションのハードルが上がった問題
- 近くにいないゆえに社内の状況がわからなくなった問題
- MTGでパワープレイがきかない問題
- 自宅の環境が整っていない問題

↑リモートワーク練度がそこまで高くないバリュースにおいて、皆を悩ます4大問題の存在が明らかになりました🥶

更にその中でも「自宅の環境整っていない問題」以外の3つに関しては、
日頃無意識でやっている、
「オフラインよしなに」が使えない、効かないゆえの問題
であると捉え、レギュレーションでの解決を試みています。

※自宅の環境整っていない問題への取り組みについては改めて。

近くにいないゆえにコミュニケーションのハードルが上がった問題と対策

集まった意見の中から具体例を挙げると、

「オフィスでは何気ない会話から始まる相談や雑談がなくなってしまってやりづらい」
「隣のメンバーの状況を覗いながらちょっとしたことを聞く、みたいなのができなくなった」
「通話ってなんかカジュアルにやりづらい」

と、同じ場所にいないことで失われてしまった機会が代替がない＋VCのハードルが高いという問題です。
この問題に対しては、
チーム内の会話の機会を増やす為に、
バーチャルスタンドアップミーティング（以下、VSM）を実施します。

大層な名前ですが、
共に業務を推進するチームという単位でデイリーで15min程度のMTGを実施をお願いします。
アジェンダについては、

- これまでやったこと
- これからやること
- 相談したいことや、困っていること
- なにか共有事項あれば共有（XX時頃ちょっと離席します、相談MTGお願いしていいですか等

をベースに、チームによって必要なものを足し、不要なものを引いてもらえればと思います。
※この取り組みは「VCのハードルを下げる」ことに直接作用しませんが、
VSMの場でVCの約束をしたり、機会を増やすことで慣れたりするかな？という目論見もあります。改善がなされなければ次の手を考えましょう🔥

補足情報:
エンジニアチームのデイリースクラムがリモートワーク移行後も毎日VCで行われています。そのデイリースクラムの中では相談、雑談がオフライン同様に行われていたことから、他チームにも効果がでるのでは？という考えがあります。また、実際にエンジニアチームでは「困った->通話しよう->相談開始」が頻繁に行われている状況がすでにあったことで試す価値ありだと判断しました。

近くにいないゆえに社内の状況がわからなくなった問題と対策

集まった意見の中から具体例を挙げると、

「オフィス内であれば、他チームの状況や取り組みがちょっとした会話から知ることができたがそれがなくなった」
「自分が参加していないMTGで決まったことなどを雑談で共有されていたが、機会がなくなって状況がわからない」

といった、よしなにオープンになっていた社内の情報がリモートワーク移行によってクローズドになっていた問題です。

この問題に対しては、
Slackに #minutes というオープンチャンネルを用意するので、
MTGの議事録はそのチャンネルに必ず投稿をお願いします。
投稿する際のフォーマットについいては不問ですが、検索しやすいように、【YYYY/MM/DD + [MTG名] 】で始まる投稿をお願いします。
但し、1on1や面談といった個の話や、デイリースクラムやVSMといったチームにを越えた意思決定がされないMTGは共有不要です。
※関心事の単位でSlackのチャンネル設計がされておらず乱立している為、まずは「最小のパワーで、情報をオープンに」を叶える為にこのようにしました。

MTGでパワープレイがきかない問題と対策

オフラインでのMTGはそこまで準備されていなくても、参加者それぞれが推し量って進行され、成立してしまうことがあります。
しかし、リモートでのMTGでは、上記のような場合にグダったり、迷子になったりしてしまうことが少なくありません。

この問題に対しては、
誰が実施してもナイスなMTGにすることが、「準備する」という仕組みで実現できると考え、
以下のMTGルールを設けます。

- MTG実施時にはファシリテーターを設定し、進行を担う人を明確化する。
- ファシリテーターはそのMTGの目的を果たす為の最適な方法を選択し、共有する（Slack，HangoutsMeet， （原則なし）オフラインなど）
- ファシリテーターは事前にアジェンダ公開し、何について話す場（or決める場）なのか明確にする。
- ファシリテーターもしくは、参加者はMTGで話されたこと決まったことを記録し、#minutes　に共有する。

最後に

今回対策がとられなかった課題についても今後引き続き検討していきます。
本記事の公開お知らせと合わせて、改善の材料となる意見集約の為のアンケートをお願いするのでご協力お願いします。