欠席になるミーティングの改善方法

突然ですが、ミーティングについてこんな悩みを持っていませんか。

全員揃わないミーティング・・・

・全員参加できる日程を設定したのにも関わらず、欠席者が出る
・全員揃わない
・いつも同じ人が参加している
・ギリギリになって参加ができないという連絡が来る

ただ、ちゃんと集まりたいだけ。しかし集まりが悪い。
どのような仕組みや声掛けをすると動くのだろうと
悩んでいる方もいらっしゃるのではないでしょうか。

■この記事の趣旨
20代・執行役員の藤井が勉強になった
40代・代表の井上の言葉を紹介しています。

■それに対しての代表の考え

※理由はそれぞれの状況によって異なるため、あくまで1つの意見です。

参加状況が悪かったら、この場をやる意味が無くなります。しかし他の人はこの時間を空けて集まっているわけです。

全員参加できる日を設定してミーティングを行っています。決めるということは約束と同じ。後で予定が入って、参加ができないというのはおかしい話ですよね。あらかじめ分かっていたことなら早く連絡できるはずなんです。また万が一欠席をするなら、理由をあげて理解と協力を得るのが普通です。

では、なぜやらないのか。それは態度や姿勢が活動の仕方に影響しています。自分ではない他のメンバーが、ミーティングを作るものだと依存をしているから起こるのですね。参加者の自主性や積極性です。

気軽に参加するスタンスの人に合わせるなら、
真面目に参加している人が時間を合わせていることは公平ではありません。

しかし無理やり参加させても
参加の仕方そのものは良くならないし、結果も出ません。

改善方法を考える

参加者が施策を考えるのではなく、
休んでいる本人たちに考えてもらいましょう。

どうしたら休まなくなるのか。
それは休んでいる本人が一番分かることです。

藤井の見解

学生時代のサークルや団体、ゼミでは、不参加のメンバーが必ずいました。同じ熱量を持ってできない人もいるから仕方ないものだと諦めていましたし、自分が動けば動くほど、周りがやらなくなってしまうというジレンマも抱えていました。

そのため休んでいる人に考えてもらうということは新しい発見でした。
回答をもらうことも難しいかもしれませんが・・・。

ミーティングは単なる集まりではありません。それはチームのコミュニケーション、計画、進行を円滑にするための重要な手段だと考えています。参加者一人ひとりがミーティングの価値を理解し、自主性を持って参加することが、効果的なミーティングには不可欠です。

ミーティングの参加率を改善する。まずは休んでいる人に聞いてみると
改善のヒントが分かるかもしれません。

■株式会社イザン
「Be unique!」をテーマにメディアテクノロジー事業 と旅応援事業を展開。
コロナ前からオフィスレス。それぞれのユニークを大切にする、ちょっと変わった会社です。

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■まりん
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