リモートでの請求書処理だってなんのその、シャチハタがちょっとばかし助けてくれる（かも）
Covid-19に翻弄されるうちに数ヶ月たってしまいました…。
相変わらず在宅勤務を続けてはいるものの、最近は週に１度は出社することにしています。出社する曜日を決め、契約書の捺印などのオフィスでしかできない業務をまとめて対応していると、自ずとリズムが生まれ、曜日感覚などが戻ってきたように思います。
バックオフィスのリモート化！ と叫んではじまったこのnoteですが、3回目にしてすでに斜陽の気配。よくよく考えてみると、リモート化はいまや主眼ではなく（3月の時点では主眼でした）、「どこでもできるようにしておく」ことで対応できるひとの幅が広がったり、「効率化できた」ことで結果としてリモートでも対応しやすくなったり、というのが流れとしてあるような気がしています。
それでもこの3月からやっていたことを、振り返りもかねて書き留めておこうと思います。今回は請求書発行について！
クラウドサービスを利用しても意外と紙は残る
見積書から請求書の作成補助、請求書の郵送代行、入金管理、売上レポート作成など、いまはクラウド上で請求書処理のサポートをしてくれるサービスがたくさんあります。
弊社もそういったクラウドサービスを利用し、見積書作成、請求書発行などの業務を行っています。ただクラウドサービスを利用しても、全ての請求関連業務がクラウドに切り替わるわけではなく、意外と紙での処理も行っているのが実際のところ。
その理由は、電子印ではなく生の印鑑が必要だったり、また決められた様式で請求書を発行しなければならないケースもあるからです。そういうケースは自社だけでは判断できないですし、関係のなかで発生する事象については、「現時点ではいったん保留」としています。もちろん、PDFに全面的に切り替えられるのなら、それに越したことはありませんが！
社外に正式な角印を持ち出したくない
そういった紙での請求書発行をリモートで対応しなければならないとなったときに一番困ったのは角印の持ち出しでした。メンバーの間でも「いくら社名の角印とはいえ会社の印鑑を持って帰るのは気が進まない……」という意見があり、今回新たに以下のシャチハタを注文しました。
もともと請求書に押される印鑑には、法的には必ずしも押す必要はないそうです。ただ、押印することによって発行者の証明になったり、請求書改ざん・偽造リスクの防止になったりする効果がある、とのこと。
その前提をふまえつつ、シャチハタで大丈夫なんだっけ、と思い調べてみたところ、シャチハタでも発行者が”確認”や“承認”を行った証とみなされるため、問題がないとわかりました。
シャチハタでも効力が同じなら、持ち出すリスクは同じでは？という指摘もありそうですが、こればかりは気分の問題かもしれません。いまは週1回は出社しているので、新たなシャチハタも眠るばかりですが、在宅勤務がほぼ毎日となった当初は、もうひとりのバックオフィスメンバーがひとり会社に行き粛々と処理してくれていました。ありがとう。
ちなみに他社さんに聞いてみたところ、角印はシャチハタ、印刷に困った場合はプリンターを担当者の自宅に購入したという話も聞き、各社それぞれ、対応に苦心したのだなと思います。
選択肢を増やしつつ「いったんよし」もゆるす
生活が様変わりして３，４ヶ月が経過してみて思うのは、「こうしなければならない」みたいな考えにとらわれてしまうとどうしても動きが鈍くなってしまう、ということ。
まだまだ感染拡大に注意しながら活動しなければならないですし、Covid-19の影響は拭えないけれど、いますぐ終わるわけじゃない以上、息長く、無理なく対応する方法を考えておきたいと思っています。そして、選択肢を増やすという視点が、その「無理なく」を助けてくれることもあるのではないでしょうか。
それでいて、ほんの少し残ってしまった紙の作業も、そのときの環境に合わせて対応できるなら「いったんそれでよし」にしてしまうでいい気がしています（ポジティブ！）
いまが絶対ではないし、これからもきっと変化はしていく。そういう前提をもっていることが大切な気がしています。
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