リベロ・コンサルティングのITツール事情
ふくおかクラウドカフェで自社のITツール事情について登壇してきました。ふくおかクラウドカフェについてはこちら。
今回はリベロ・コンサルティングのITツール事情について好きにしゃべっていいということだったので使っているツールの一覧と、どういう業務フローを組んでいるか、あとはslackを含めて情報管理体制についてお話ししてきました。
このnoteではツールや業務フローの内容について解説していこうと思います。
1.組織運営の考え方
弊社は2018年12月創業です。当時はほぼ私ひとりのコンサルティング事業を行っていくことぐらいしか決まっていませんでしたが、スタッフも含めて「フルリモート、フルフレックス」で運営していくことにはこだわりたいと思っていました。
長年サラリーマンをやってきましたが、通勤時間は本当に無駄だとおもっていましたし、全員が同じ時間に働き始めることも、毎日8時間働くことにもずっと疑問に思ってきました。
せっかく自分の会社を作るのであれば、リモートワークかつ非同期コミュニケーションを前提とした組織を作りたいと思っていたこともあり、今後もその方針は変わりません。その際に重要になるのはテクノロジーの活用です。
効率的なコミュニケーションや情報共有、世界中どこにいても働ける仕組みの構築などについては、徹底的にテクノロジーを活用していくつもりでいます。
まだ、時短社員を含めて5名の小さな組織だから成り立っている、ということもあるとは思います。リモートワークの組織運営は規模が大きくなると大変だという話もよく聞きます。ただ、リモートワークであるだけで、働く時間を自由に選択できるだけで、特に子育てや家族との時間に関する多くの問題は解決できるとも思っているので、ここを維持できるような仕組みを作っていきたいと強く思っています。
2.ツール一覧
こうやって並べて見ると結構たくさんのツールを使っていますね。基本方針としては、iPaaSやGASなどで無理矢理連携させるということはせず、各ツールの連携機能を使って必要なところは連携させる、という形で運営しています。複雑な連携や自動処理は便利なように見えますが、メンテナンスに結構リソースを消費し続けますし、本質的な業務設計をおろそかにしても「とりあえず繋げばいい」という風な思考になってしまうことを恐れています。基本はSaaSばかりなので、RPAももちろん使いません。
新しいツールに触るのは好きなので、新しいものがでたらすぐに試してみて、良かったら取り入れるということを繰り返してこの形になりました。この中でいくつか質問を受けたツールについて使いどころを解説しておきます。
workplaceはFacebook社のビジネス向けコミュニケーションツールですが、弊社ではzoomミーティングで録画した動画を共有する、という目的のみで活用しています。動画ファイルは結構重いので、クラウドストレージなどだとプレビュー再生がスムーズにできず、もちろんslackへの添付も厳しいのですが、workplaceにアップして共有することでスムーズに動画が見れるというメリットがあります。無料プランで使っています。
boxはクラウドストレージです。「クラウド上に保存したファイルをスムーズに使える」という観点で、Dropboxよりも弊社にはこちらが合っていると思っています。どちらが優れているかではなく、どういう使い方を重視するかの問題です。Dropboxとboxの比較については、以前登壇したので、こちらのスライドもご覧ください。
最後にDocusign。最近「お辞儀をするハンコ」がちょっと話題になっていましたが、電子契約サービスとしては世界ナンバーワンのサービスです。日本ではシェアの80％がクラウドサインだと言われていますが、世界全体ではDocusignのシェアが70％を超えているようです。
Wordファイルがそのままアップできること、boxなどのクラウドストレージからファイルを読み込めること、フォントサイズやスタイルの変更、チェックボックスなどの細かい機能が豊富でAPI周りが充実していること、などから弊社ではDocusignを使っています。日本市場にもかなり力を入れてきていて、ローカライズも進んでいるのでクラウドサインの機能に物足りない方は検討してもいいかもしれません。
3.社内の運用体制
顧客獲得から売上、請求、給与計算や勤怠管理、会計処理などの基本的なシステム連携はこちらの図の通りです。弊社サービスのBrownies Worksでもこちらの連携を基本系としています。
特殊なことはしていません。王道の運用といったイメージですが、自社及びBrownies Worksも含めて、この運用にしっかり載せるために事前の整備や設定にかなり力を入れています。
また、現在は私ひとりが全案件の営業を担当しているのCRMは使わず、Hubspotでリード獲得から管理を行い、見積書の発行から請求書発行はboard、入金管理はfreeeで行っています。Hubspot→boardの連携をスムーズにしたかったので、その連携アプリを作って、先日β版をリリースしました。board→stripeの連携についても今後連携アプリを作成する予定です。
「SaaSをフル活用してスマートなバックオフィスを構築する」というBrownies Worksのコンセプトは、自社のバックオフィス運用でも踏襲しています。新しいSaaSを試すときはまずは自社で試してみて、良さそうだったらBrownies Worksで使うという順番で、自社のバックオフィスを実験場としても使っています。
4.ストック情報とフロー情報
色々なツールを使っているので、それらの通知がslackに集約されるの超重要です。ChatworkはこういうことがZappierなどを使わないとできない時点で情報HUBとしては機能しないと思っています。Chatworkとslackについては過去にnoteにも書きましたので、よろしければこちらもご覧ください。
slackはフロー情報として、「今起こっていることが分かる」状態が作れることを重視しています。そのために「DM禁止」や「オープンチャンネルを原則とする」などのルールをいくつか設けています。
一方で、フローなのでどんどん流れていくことを前提としていて、slackを検索してなにかをするというのは基本的にナンセンスだと思っています。そこでストック情報としてDocBaseを使っています。DocBaseには、日報や議事録、マニュアルなどあらゆるドキュメント置き場として使っています。新規投稿の通知はslackにされますが、検索して過去の情報を見るのはDocBaseという位置づけです。
さて、最後にslackのチャンネルについて。こちらもそんなに特殊な使い方はしていないですが、リモートワーク前提の組織で最も重要だと思っているのは「times channel」です。分報と呼ばれたりすることもあります。
社内Twitterみたいな感じで、雑談から仕事のことまで何でも書ける各自の部屋ぐらいの位置づけで、ゆる〜く運用しています。お互いに働いている姿が見えないので、ここに仕事しながら何でも書き込める人でなければ一緒に働くことは難しい思っています。
timesがにぎやかになることがリモートワークがうまくいく条件だと思っていて、ここでちょっとした雑談に花が咲いたり、仕事のぼやきをしたら誰かが助け船を出してくれたり、趣味の話をするとのかってくれたり、という職場のちょっとした立ち話が再現される場所です。
エンジニアの方々がtimesをうまく使われている場面を色々とみてきたので、社内にエンジニアはいませんが取り入れてみました。今のところはここでワイワイとやり取りをしています。
リベロ・コンサルティングは「次世代のバックオフィス」構築を生業にしている会社なので、こうやって「いいな」と思ったものは積極的に取り入れています。こういう環境で働いてみたいなと思うバックオフィス系の方がいましたら、現在積極採用中ですので、ぜひエントリーをお待ちしております。
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