属人化の経営リスク
5月10〜12日に実施されたHR EXPOにBYARDとして初出展してきました。
といっても、SmartHRに確保いただいた一等地の大きなスペースに、Smart相談室、AIRVISAとBYARDのグループ会社3社も共同出展させていただく、というかたちで、私たちは現場にいくだけというありがたい状態でした。
会社をフルリモート・フルフレックスで運営しており、お客様との商談や導入後のミーティングもすべてオンラインなので、こういうリアルの場で直接お話しできる機会は私たちにとっても貴重です。3日間で100名近い方とお話しをさせていただき、たくさんの会社でHR領域に限らず「属人化の問題」が発生しているということを実感しました。
今回のnoteは会場でプレゼンした資料をベースに「属人化は経営リスクになる」という内容を書いていきます。
1.属人化を放置してはいけない理由
先日のnoteでも書いたのですが、日本企業は頻繁に引き継ぎが発生するにも関わらず、事前準備もなく当事者任せになっており、多くの現場では非常に負担感が重くなっています。
マニュアルはあるが、長い間更新がされていないことに引き継ぎをする際になって気付いて絶望したり、自分がやっている業務のことは分かるが全体像を理解していないため「なんのためにやっているのか」分からなかったり、そんなこんなで標準化は夢のまた夢状態で、属人化は深く深く進んでいくことになります。
日本企業で働いていることがある人にとっては、珍しくもなんともない日常的な風景になってしまっている。そこが属人化の問題の最も根深いところだと感じています。
でも、属人化ってちゃんと考えてみると、大きな経営リスクをはらんでいるんです。ピーター・ドラッカー氏の名言「測定できないものは管理できない。(If you can't measure it, you can't manage it.)」に繋がるところです。属人化してしまうと、マネジメント側が問題に気付くことすら出来ない、気付いた時にはすでに手遅れだ、ということです。
「あの人に任せておけば安心」「うちの現場は強い」なんて美談にするわけにはいかない大きなリスクが属人化にはあるのです。
「属人化」って英語でなんていうんだろう、と思ってちょっと調べてみたんですが、「depend on an individual employee（個々の従業員に依存している）」という訳が一番しっくりきました。「属人化」という言葉になってしまうとなんか難しそうですが、組織として業務に向き合えていない状態を放置している、と言われればいかにダメな状態なのか伝わるでしょうか。
2.BYARDは可視化に強い
BYARDというプロダクトとしては、可視化→実行→振り返り→改善、というサイクルを回せることが最大の強みではあるのですが、これから導入を検討される企業様にお伝えするメッセージとしてはちょっと冗長な感じがあります。
今回のHR EXPOでは約5分間のプレゼン時間をいただいていたのですが、「BYARDでできること」を全部お伝えしようとすると単なる機能の羅列になってしまい、なかなか足を止めていただけませんでした。
そこでまかせんしゃい井上さんにもアドバイスをいただき、3日目のプレゼンは「可視化に強い」という部分にフォーカスしたものに変更しました。最終的にはもちろん改善サイクルが回ることで効果が出るのですが、とにもかくにも可視化が出来ていない状態だとスタートラインにすら立てません。
1日目、2日目にブースでお話しを聞いた方々もほとんどが「マニュアルがちゃんとできていない」「自分の業務の前後にある全体像がまったく見ていない」という課題を抱えていたので、まずは「可視化する」ことができるだけでも十分に価値を感じていただけるだろうという判断でした。
伝えるべき内容がシンプルになり、「業務プロセスを可視化したい」というニーズも顕在化しているということで、私としてはプレゼンの手応えは3日目でようやく得られた状態です。
まずは可視化からはじめて、業務の引き継ぎや共有をスムーズにすることで属人化の解消につなげていこう。それがマニュアルやフロー図だけではできないBYARDの価値なのです。
3.業務設計ができるツール
可視化をするだけであれば、Miroなどのドローイングツールでもできないことはないのですが、そこで終わってしまってはあまり意味がありません。
マニュアルやフロー図も作るのに結構な手間がかかりますが、意外と作ったことで満足してしまっていませんでしょうか。
可視化・共有は非常に大事です。それがない状態ではDXどころか、ただのツール導入もうまくいきません。個々人の業務内容ではなく、業務全体がどうなっているのかを可視化することが非常に重要です。
その上で、業務プロセスは常に変わりうる未完成なものであるという前提で、再現性・代替性・改善性が担保された状態を保つ必要があります。これを紙のマニュアルでやるのは不可能ですし、ExcelやWordでもほぼ無理です。
だからこそ、私たちはBYARDというツールを開発しており、ストリームという概念を作りました。
可視化しないことには始まらないのですが、そこから実行・改善まで繋げる、1回だけでなく、業務を回しながら改善サイクルを回し続けることが重要です。業務改善に対するアプローチは泥臭いですが、一発で解決するような魔法はないのです。
BYARDのご紹介
このたび、BYARDのWebサイトを全面的にリニューアルしました。キーメッセージは「バックオフィスを整理し、カイゼンに導く」です。また「属人化を防ぐ」というBYARDの存在意義についても上部に持ってきました。
ツールを提供するだけでなく、初期の業務設計コンサルティングをしっかり伴走させていただきますので、自社の業務プロセスが確実に可視化され、業務改善をするための土台を早期に整えることができます。
BYARDはマニュアルやフロー図を作るのではなく、「業務を可視化し、業務設計ができる状態を維持する」という価値を提供するツールです。この辺りに課題を抱える皆様、ぜひお気軽にご連絡ください。
オンラインミーティングで30分程度でカジュアルにお話しすることも可能ですので、ご連絡お待ちしております。
ノートの内容が気に入った、ためになったと思ったらサポートいただけると大変嬉しいです。サポートいただいた分はインプット（主に書籍代やセミナー代）に使います。