【ビジネス】会議のあり方

組織運営をする上で一番意識していることは１週間のビジネスリズムを適切につくることです。経営側が経営判断をする上でいつどのタイミングで何の情報を知る必要があるか…が起点となります。が…無茶な要望の場合はしっかりとした理由を添えて時間を変更して頂く等をする必要があります。前職では日曜日の25時までに速報をあげるというルールがありました…それ以外はほぼ違和感はなかったのですがこれだけは意味不明でした（笑）。25時という時間もそうなのですが、それよりもこの時間にその情報（翌日の12時まで待っていただければもっと詳細な情報が出せる）を見て何かの経営判断をすることができるのかと…これは最後まで抵抗しましたがダメでした。というの昔話をしたい訳ではなく、ビジネスリズムを決めるうえで会議体や自身の業務等を配置していくわけですが、ここで重要なのが会議体の整理です。

定例化している会議、参加人数が多い会議、昔からやっているからと惰性的に続いている会議、同じような内容が重複している会議…結構無駄な会議が多くあります。1週間は8時間✕5＝40時間…会議に拘束される時間はかなり貴重です。そこでカレンダーを見返してリズムをの整理をしてみると本当に無駄な会議をやっていることが多くあります。

会議を変えれば会社が変わる

管理職は特にいくつもの会議に出て1日が終わってしまう事も珍しくなく、さらに会議のマネジメントが悪いと長時間になり疲弊し貴重な時間を無駄にします。会議を変えれば確実に生産性があがる。それは中身の充実もそうですが余計な会議に拘束されずに主体工数に時間を割くことができます。（営業であれば営業活動）。会議体を整理することは適切な組織運営をする上でとても重要な事です。さて、どうやって整理をするか？私は下記で整理して全ての会議を一覧化していきます。

・会議名称：〇〇MTG
・日時：＠〇曜日〇時～
・目的：何の成し遂げる為に実施するのか？
・ゴール：本会議が終了した時にどのような状態になっている事がベストか
・想定agenda：①〇〇②〇〇③クロージング
・求める成果：①業績②CS③ES④育成⑤仕組みでどこにヒットするか
・会議オーナー/ファシリ/議事録：〇〇さん
・参加メンバー：〇〇部長、〇〇課長
・準備物および準備ルール：前日〇時までに記載の上参加等
・その他会議ルール：①参加者は2階層まで等
※本部長-部長-課長は基本NG,参加する場合はオブザーバーとして参加し意見を言わない：これはこの会議で本部長が指示や意見をしてしまうと部長が飛ばされ機能しなくなるため

必須で設定していた会議は…営業組織であれば以下のイメージ。

①営業会議（フォーキャスト、活動管理、要因分析→改善策実行管理）
②案件会議（案件確度を高めるレビュープレビュー）
③1on1 （部下の成長促進の場、関係構築の場）
④その他経営会議や役員会議等絶対に外せないもの

このように整理していくと意外と同じようなことを報告している会議が複数あったり、必要のない人が参加していたり、自分は必要がないのに参加させられていたりと…自分が会議にアサインされたときは内容を確認し自分がこの段階で本当に必要かどうかを必ず確認する。意外と最初のキックオフと最後の承認だけいればよかったりする場合が多い。

会議は目的を達成する為の場でもあり、部下の育成の場でもある。事前準備の仕方、ファシリテートの仕方、案件レビューの視点、正しく課題を認識させ改善アクションを促す方法等…それを実際に見せながらコーチングをしていくイメージです。

この整理をするだけでかなり1週間の予定がすっきるするのと会議にかける集中力も変わってきます。会社が変わるというのは大げさではないですね。

新入社員がいる場合（参加する場合）

最近感じたこと、異業種から転職してくる人（私もそう）だったり、社会人歴がまだ浅い人などが会議に参加するときどうしても発言ができない。質問できない。何がわからないかもわからないという状態。このままでは意味がない。だからこそ彼ら向け参加方法を策定する必要もある。〇〇の視点で見ておくようにとか、今日は〇〇の話をするから事前に調べて参加するようにとか。ここまでできるとかなり親切な気がする。

これから新しい会社で急成長に耐えられるような組織基盤をつくる上で、このような整理は超重要。優先順位をつけてしっかりつめていこう。

さて、やろう。目標達成の為に沈思黙考し、熟考し、何が何でもやり遂げるという意識を強く持って業務を推進する。